Les 5 éléments essentiels d’une politique de dépenses efficace

Pourquoi une politique de dépenses est-elle importante ?

Contrôler les dépenses sans politique de dépenses, c’est comme naviguer dans une ville inconnue sans carte. Il y a de fortes chances que vous vous perdiez.

Une politique de dépenses écrite fait gagner du temps à tout le monde, car elle définit des règles claires quant aux types de dépenses acceptables (et non acceptables). De plus, elle garantit que votre personnel soit responsable de la manière dont il utilise les fonds de l’entreprise.

Mais comment vous assurer que votre politique de dépenses fonctionne réellement, et que ce document ne prenne pas la poussière sur une étagère ?

Dans cet article, nous allons vous présenter les cinq éléments clés que doit comporter une politique de gestion des frais professionnels pour être efficace.

Qu’est-ce qu’une politique de gestion des frais ?

Une politique de gestion des frais est un ensemble de règles qui régissent la manière dont les employés utilisent l’argent de l’entreprise. Elle définit

• Les dépenses que votre personnel peut effectuer avec l’argent de l’entreprise (et les dépenses non-autorisées)
• Comment récupérer leur argent s’ils avancent leurs fonds propres
• Ce qui se passe en cas de désaccord, par exemple si un membre du personnel n’est pas satisfait que vous ayez rejeté sa demande de remboursement

Le principal avantage d’une bonne politique de dépenses est qu’elle ne laisse aucune place au doute. Votre personnel connaîtra à l’avance vos règles de dépenses. De même, si un responsable – ou un membre de l’équipe financière – n’est pas sûr de devoir approuver une dépense particulière, il lui suffit de consulter la politique.

Une bonne politique de dépenses présente deux autres avantages majeurs.

Premièrement, elle renforce votre relation avec votre personnel en veillant à ce qu’il n’ait pas à payer de sa poche lorsqu’il achète des biens ou des services qui aident l’entreprise.

Ensuite, elle facilite le contrôle des dépenses. En effet, les employés sont moins susceptibles de soumettre des demandes de remboursement fausses ou exagérées.

Pour citer Patty McCord, ancienne directrice des talents de Netflix, « si vous créez une attente claire en matière de comportement responsable, la plupart des employés s’y conformeront ».

Alors, qu’est-ce qui distingue une « bonne » politique de gestion des frais d’une politique inefficace ou mauvaise ?

On y jette un coup d’oeil.

1. Une bonne politique de dépenses est claire

Le droit du travail prévoit que les frais qu’un salarié justifie avoir dépensés dans le cadre de son activité professionnelle doivent lui être remboursés.

Si la camionnette est à court d’essence et que le livreur fait le plein de sa poche, par exemple, il s’agit d’une dépense faite « dans le cadre de son activité professionnelle ».

De même, si un membre de votre équipe de marketing achète du papier pour l’imprimante du bureau, il s’agit également d’une dépense pour le travail.

Cela dit, si le droit du travail constitue un excellent point de départ, vous pouvez décider de ne pas rembourser certaines dépenses si elles sont jugées excessives.

La clé est d’être explicite

Définissez des catégories générales – par exemple, voyages, conférences et événements, fournitures de bureau – et dressez une liste des dépenses spécifiques que vous rembourserez sous chaque rubrique.

Vous devez également préciser les circonstances dans lesquelles vous autorisez une dépense particulière. Par exemple, si vous ne remboursez le carburant que lorsque vos employés conduisent à au moins 8 km du bureau, indiquez-le clairement. De cette façon, il n’y a pas de surprises.

40 % des employés seraient plus prudents si l’entreprise pour laquelle ils travaillent contrôlaient les dépenses de manière plus stricte.

Plus précisément, si votre politique fixe des limites, vous n’aurez pas à débattre pour savoir pourquoi une note de restaurant de 1 000 euros n’est pas acceptable, après que Simon, du service des ventes, a déposé sa demande de remboursement.

Comme nous l’avons expliqué quelques paragraphes plus haut, l’essentiel est de préciser les choses.

En plus de la nature et du montant des remboursements, vous devez également donner à vos employés des instructions étape par étape pour le remboursement.

Quelle est la procédure à suivre ? Et quels documents devront-ils fournir ?

Plus vous êtes clair dès le départ, moins vous risquez de devoir revenir vers l’employé pour obtenir des clarifications ou des informations supplémentaires. Et vous éviterez ainsi toute frustration.

2. Une bonne politique de dépenses est équitable

Rien ne détruit plus rapidement la confiance en entreprise que de donner l’impression que certains employés sont sur un piédestal.

Lorsque nous avons interrogé 2 500 employés dans le cadre de notre rapport sur la fraude aux frais professionnels, l’une des principales justifications donnée pour présenter des demandes de remboursement fausses ou exagérées était que d’autres le faisaient sans souci.

Le favoritisme rend également les employés moins motivés et 23% plus susceptibles de faire un burn out – une mauvaise nouvelle pour la productivité et le moral.

Bien entendu, cela ne signifie pas que vous devez accorder à un stagiaire ou à un intérimaire le même niveau d’accès et de privilèges qu’à un employé à temps plein de longue date ou à un cadre supérieur.

Cela dit, les règles de votre politique de dépenses doivent s’appliquer de manière cohérente. Si vous avez rejeté la demande de remboursement de Sandra parce qu’elle dépassait la limite, ne fermez pas les yeux lorsque Léa fait la même chose.

Un autre aspect de l’équité, plus délicat il est vrai, consiste à trouver un équilibre entre ce que l’entreprise peut se permettre et ce qui est raisonnablement adéquat.

D’une part, les employés en déplacement ne peuvent pas s’attendre à être logés dans la suite présidentielle du Hilton et à manger du caviar tous les jours (sauf si vous pouvez vous le permettre, auquel cas, allez-y).

Mais vous ne pouvez pas non plus vous attendre à ce qu’ils logent dans une auberge infestée de cafards dans un quartier malfamé de la ville, ni à ce qu’ils paient la totalité de leurs frais de déplacement, surtout si les voyages représentent une part importante de leur travail.

Vos budgets doivent être réalistes.

3. Une bonne politique des frais professionnels est facile à comprendre

Cela semble évident, mais l’une des choses les plus efficaces – et les plus simples – que vous puissiez faire pour encourager le respect de la politique est de faire en sorte que le personnel puisse s’y conformer facilement.

Il y a trois choses que vous pouvez faire pour rendre votre politique de dépenses aussi compréhensible que possible.

Premièrement, soyez concis.

Bien qu’une politique comme celle de Netflix – qui est célèbre pour sa longueur de cinq mots seulement – ne convienne probablement pas à la plupart des entreprises, votre personnel ne devrait pas avoir à parcourir 60 pages de petits caractères pour savoir s’il peut dépenser pour un déjeuner d’affaires.

Deuxièmement, rendez le document scannable.

Ajoutez une page de contenu descriptive et cliquable au début de votre police, afin que votre personnel puisse rapidement trouver la section dont il a besoin. Et utilisez des listes numérotées ou à puces chaque fois que vous le pouvez.

Troisièmement, rendez-la accessible.

Chaque membre du personnel doit avoir au moins une connaissance pratique de base de votre politique de dépenses. Et tout le monde devrait pouvoir y jeter un coup d’œil sans avoir à finir dans le labyrinthe que constitue peut-être votre serveur interne ou, pire, à passer une demi-journée à fouiller dans un classeur poussiéreux dans le sous-sol de votre bureau.

4. Une bonne politique de dépenses est régulièrement révisée et mise à jour

Vous avez déjà mis en place une politique de dépenses claire, équitable et facile à comprendre.

Mais est-elle toujours pertinente ? Ou couvre-t-elle des dépenses que votre personnel n’a pas eu à payer depuis 2002 ?

Si votre politique de gestion des frais ne reflète pas les pratiques actuelles de votre entreprise, c’est comme si vous n’aviez pas de politique de gestion des frais du tout. Il est inutile d’imposer des limites de dépenses pour les disquettes (vous vous en souvenez ?), mais rien pour le travail à domicile.

Si votre politique est dépassée, vos limites de dépenses peuvent également ne plus être réalistes. Considérez ceci : à la fin du mois de décembre 2021, il vous faut 350 euros pour acheter quelque chose qui aurait coûté 300 euros en 2011.

C’est pourquoi vous devez considérer votre politique de dépenses comme un document évolutif, et non comme une affaire réglée une fois pour toutes.

Révisez-la régulièrement – au moins tous les ans ou tous les deux ans – pour vous assurer qu’elle est toujours d’actualité.

Cela vous donnera également l’occasion de résoudre les problèmes que vous rencontrez dans l’application de la politique. Si vous avez souvent des litiges parce que votre politique de frais de déplacement est trop ouverte à l’interprétation, par exemple, vous pouvez en renforcer le libellé.

5. Une bonne politique de dépenses adopte l’automatisation

Nous l’avons dit plus haut, mais cela vaut la peine de le répéter. Plus il est facile pour votre personnel de se conformer à votre politique de dépenses, plus il sera enclin à le faire.

L’automatisation peut aider en réduisant la paperasserie et en supprimant la nécessité de vérifier continuellement la politique de dépenses, de sorte que le processus est plus simple et moins long pour tout le monde.

Si vous fournissez aux membres du personnel des cartes prépayées connectées à un tableau de bord central, par exemple, vous pouvez précharger chaque carte avec le montant qu’ils sont autorisés à dépenser conformément à la politique.

Comme il s’agit de l’argent de l’entreprise, il n’y a pas de remboursements à effectuer. Personne n’a besoin de payer quoi que ce soit de sa propre poche.

Mieux encore, vous pouvez fixer des limites pour des catégories spécifiques, ainsi que des limites quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Et vous pouvez également interdire les dépenses dans des catégories spécifiques ou dans certains lieux.

En fait, l’automatisation vous permet d’intégrer les règles de votre politique de dépenses. Cela signifie que vous pouvez garantir le respect des règles sans que votre personnel n’ait à se demander si une dépense est autorisée. Vous pouvez désactiver certaines catégories de commerçants afin que les transactions soient automatiquement refusées ou recevoir des alertes afin de pouvoir examiner et approuver ou refuser un achat spécifique.

Tout le monde est gagnant lorsque les attentes sont claires

Comme aucune relation ne peut fonctionner sans confiance, il est essentiel de définir les attentes.

Avec une politique de dépenses claire, équitable et facile à comprendre, le personnel ne peut pas accidentellement accumuler d’énormes factures pour découvrir qu’il ne sera pas remboursé.

De même, les responsables et le personnel financier n’auront pas à passer des heures interminables à passer au peigne fin les transactions et à se disputer pour savoir si elles doivent être remboursées ou non.

Nous ne disons pas dire qu’une politique de dépenses peut rendre le processus de gestion des dépenses plus amusant. Mais elle le rendra certainement moins long et moins stressant pour tout le monde.

Pour nous, c’est sans aucun doute une victoire.