Comment assurer une gestion budgétaire efficace dans votre entreprise ?

Allons à la découverte de comment mettre en oeuvre un système de contrôle budgétaire qui simplifie le travail comptable, donne une meilleure vue sur les finances et permet une gestion des ressources et des prévisions financières plus précises et efficaces.

Pourquoi l’élaboration d’un budget est-elle importante ?

Établir un budget sert en quelque sorte à créer un plan d’action pour votre business. Lorsque vous créez le budget, pour que celui-ci soit utile et pour que votre entreprise puisse le suivre, il doit reposer sur des analyses des dépenses précises ainsi que sur des prévisions réalistes. Logiquement, les différentes catégories qui figureront dans votre budget devront refléter ce que vous anticipez pour l’activité dans l’année qui vient.

On appelle cela également un budget prévisionnel puisqu’il s’agit de prévoir les dépenses et les recettes sur une période de douze mois en général. 

Si vous opérez une petite entreprise ou si vous êtes auto-entrepreneur, vous n’aurez peut-être pas besoin d’élaborer un budget, mais ceci est quand même conseillé, même si celui-ci est très basique.

Le budget sert à :

• organiser, contrôler et gérer vos finances ;
• vérifier la capacité de réalisation de votre entreprise de son business plan ou de ses objectifs ;
• permettre une prise de décisions plus éclairée sur le futur.

Sans un budget, il peut être difficile de suivre les cours d’argent dans l’entreprise, ou de savoir de quelles sommes vous pourrez disposer pour le reste de l’année. Cela peut très vite devenir très dangereux, car si l’entreprise ne peut plus suivre ses dépenses cela peut entraîner des dérapages budgétaires sérieux qui peuvent avoir des conséquences qui affecteront la survie du business.

Un bon budget vous permettra de :

• maintenir le contrôle sur vos dépenses ;
• suivre vos objectifs ;
• développer une stratégie d’entreprise cohérente ;
• assurer à ce que vous avez les ressources nécessaires pour la réalisation de vos objectifs ;
• assurer à ce que les ressources dont vous disposez sont allouées là où elles sont nécessaires ;
• mieux communiquer les plans et objectifs de l’entreprise avec vos équipes.

Qui élabore les budgets ?

Le processus budgétaire doit inclure tous les chefs de service dans l’entreprise, puisque ce sont les personnes qui savent le mieux quelles seront les dépenses et recettes associées à leurs secteurs de l’entreprise. Le contrôleur de gestion, faisant partie de la fonction financière de l’entreprise, est là pour veiller à ce que les budgets établis ne sont pas trop optimistes, et qu’ils sont bien alignés avec les plans et les possibilités de l’entreprise.

Un budget est un document prévisionnel et doit donc prendre en compte les dépenses anticipées pour l’année qui suit. Il est généralement divisé en mois pour faciliter la gestion. En général, le budget recouvre l’année fiscale ainsi que civile, souvent appelée « exercice ».

En plus des budgets, la comptabilité générale doit également prendre en compte le budget de trésorerie qui va assurer les entrées et sorties d’argent, veillant à ce que l’entreprise a assez de moyens pour payer toutes les factures, reçus et dépenses prévues, avec une réserve pour les dépenses imprévues bien sûr.

La gestion financière doit donc incorporer les budgets élaborés par tous les chefs de service avec le budget de l’entreprise entière et ses plans de trésorerie. Les budgets se font en général en fin d’année pour l’année qui vient.

Que doit inclure un budget prévisionnel ?

Dans votre budget, vous devez clairement et en détail faire figurer vos dépenses anticipées, c’est à dire les coûts, ainsi que les recettes, ou plus généralement toutes les entrées d’argent que vous comptez avoir, qu’il s’agisse de ventes, prestations de services, subventions, aides, produits financiers, ou autres.

Vos dépenses historiques doivent vous servir de guide, mais puisque le budget est un outil prévisionnel, il faut vous tourner vers l’avenir. Il ne s’agit pas d’essayer de deviner le futur, mais d’aligner votre budget avec les activités que vous comptez réaliser.

Les dépenses

Les dépenses à inclure dans votre budget opérationnel sont diverses et variées, et la liste ne sera sans doute pas exhaustive. Divisez-les en catégories, mais veillez que celles-ci soient clairement définies et que toutes vos équipes sont d’accord sur ce qu’elles représentent.

Parmi les différentes catégories figurent généralement :

• les charges externes (loyers et charges locatives, assurances, entretien des locaux, etc.) ;
• les charges d’exploitation ;
• les fournitures ;
• les salaires et autres frais de personnel ;
• les charges financières, ainsi que les impôts et les taxes ;
• toutes les charges liées à l’exercice de l’activité professionnelle, y compris les :
  • divers abonnements ;
  • frais de déplacement ;
  • frais de transport ;
  • frais de réception ;
  • publicité et marketing.

Il existe bien sûr de nombreuses autres catégories qui seront liées précisément à l’exercice de l’activité de votre entreprise en particulier. Veillez à n’en négliger aucune. 

Les recettes

Les recettes dépendent tout autant de la spécificité de votre business. Si vos recettes sont inférieures à vos dépenses, votre budget est considéré déficitaire. Au contraire, si vos sorties d’argent seront inférieures à vos entrées d’argent, votre budget sera excédentaire. Un budget équilibré signifie que vous optimisez l’utilisation de vos ressources, réinvestissez l’argent des recettes et ne manquez pas à vos engagements financiers. Les recettes regroupent non seulement les ventes de produits ou de services, mais les retours de possibles investissements effectués par l’entreprise, des aides, subventions, cotisations ou autres, et peuvent varier énormément suivant le type d’activité exercée.

Les différents services au sein de votre business prendront en compte différentes dépenses, mais prendront également des approches différentes à la budgétisation. Certains, comme les services financiers, ont tendance à donner des chiffres plus conservateurs et à être prudents dans leurs prévisions, alors que d’autres seront peut être plus optimistes. Quel que soit le cas, trop de rigidité lors de la budgétisation peut entraver la croissance de l’entreprise. Les budgets sont amenés à évoluer au cours de l’année, avec les changements d’objectifs, d’activités, de ventes, des prix des services, et il faut être prêt à pouvoir y intégrer des changements.

Qui veille au contrôle budgétaire ?

Que votre entreprise ait ou non un contrôleur de gestion, c’est toujours le service financier qui doit suivre de près les dépenses et veiller à ce qu’elles sont conformes aux budgets établis. Différentes fonctions existent au sein de l’entreprise suivant sa taille, et peuvent inclure les DAF, des chargés d’enveloppe budgétaire, responsables de budget, contrôleurs budgétaires, etc. Chaque service aura un responsable de budget qui assurera le suivi de ce secteur en particulier, avec le service financier et comptable qui assure le contrôle de gestion au niveau de toute l’entreprise.

Quelles sont les bonnes pratiques de gestion budgétaire ?

Comme nous l’avons indiqué, l’élaboration et le suivi d’un budget est une affaire assez complexe qui, suivant la taille de l’entreprise, peut inclure de nombreux acteurs du business. De surcroît, il s’agit d’un outil qui doit être revu périodiquement et qui peut changer de mois en mois. S’il est établit de manière rigoureuse et réaliste, les changements sont bien sûr censés être moindres, mais il faut éviter le piège du budget trop rigide qui ne permet pas à l’entreprise de s’adapter à de nouveaux objectifs ou demandes du marché.

Créez une bonne politique des dépenses en entreprise et assurez son suivi

La politique des dépenses est liée de près au budget de l’entreprise, mais doit exister indépendamment de celui-ci. Elle doit être connue par tous les salariés et appliquée uniformément à travers l’entreprise. En général, la politique recouvre les dépenses les plus fréquentes et met en place certaines règles et limites, en fonction du secteur de l’entreprise, de la fonction du salarié, de l’importance du client, etc.

Deux courants de politique des dépenses existent :

• un contrôle stricte des dépenses qui ne permet pas beaucoup de flexibilité ni d’autonomie aux salariés et qui permet aux services financiers de vérifier chaque achat – ceci ralentit les dépenses, et souvent les remboursements, mais évite les gaspillages et les dérapages ;
• les salariés peuvent effectuer des dépenses à leur propre discrétion, et l’exercice de l’activité professionnelle est facilité, s’opérant avec une plus grande confiance mais avec une vue des dépenses moins claires et un suivi moins bon, entraînant certains risques.

Il existe des moyens et des outils, notamment d’automatisation financière et de suivi numérique, qui permettent de trouver un équilibre entre ces deux pratiques opposées. C’est à votre direction de choisir la politique des dépenses qui permettra le bon suivi et le bon fonctionnement de votre entreprise, et de mettre en oeuvre les dispositifs de contrôle nécessaires.

Mettez en place une comptabilité rigoureuse

Votre service comptable doit suivre toutes les entrées et sorties d’argent, toutes les dépenses des salariés et l’état de tous les comptes de l’entreprise.

Ceci peut présenter des défis, notamment si les achats des salariés et leurs dépenses faites avec les cartes affaires ne peuvent pas être immédiatement enregistrées, dans l’attente du traitement des notes de frais. La comptabilité budgétaire est essentielle pour que votre budget ne devienne pas uniquement un fichier Excel sans conséquence.

Révisez votre budget périodiquement

Ajustez votre budget au fur et à mesure que l’année avance et que vous pouvez avoir une vue plus claire des dépenses et recettes. Le budget peut servir d’outil de communication et de motivation. Si vous dépensez plus que prévu par le budget, rappelez à vos équipes que le budget ne permettra pas les excès, ou diminuez certains investissements prévus. Au contraire, si vos recettes sont plus grandes et que vous vous retrouvez avec un surplus de fonds, vous pouvez en profiter pour récompenser vos équipes. Quoi qu’il en soit, veillez à ce que votre budget reflète votre activité et vos capacités financières, cela vous permettra d’assurer la bonne santé de votre entreprise.

Prenez avantage des outils numériques et de l’automatisation financière

La digitalisation a atteint le secteur des finances et de nombreux outils, logiciels et applications sont disponibles pour faciliter les tâches comptables, le suivi des dépenses, les analyses et prévisions financières, entre autres. Certaines solutions sont offertes par les banques et néobanques, d’autres par des entreprises spécialisées pour les services financiers.

Faites une liste des priorités de votre entreprise avant de chercher la solution qui conviendra le mieux à votre business.

Parmi les options dont vous pouvez profiter figurent :

• les solutions de paiements professionnels comme les cartes affaires intelligentes prépayées que vous pouvez octroyer à chaque salarié, leur offrant plus d’autonomie sans toutefois leur donner accès à l’intégralité du compte bancaire ;
• les intégrations comptables qui permettent l’enregistrement automatique des dépenses, et l’élaboration et le traitement des notes de frais en quelques clics ;
• la capture digitale des reçus ;
• les approbations automatiques des dépenses grâce aux cartes de paiement intelligentes et aux fonctionnalités mobiles ;
• le suivi en temps réel et une vue sur l’intégralité des dépenses au sein de l’entreprise ;
• des analyses de données historiques et des dépenses précises et complètes.

La qualité des données que les outils digitaux mettent à disposition des services financiers sert à améliorer la prise de décisions et à rendre votre business plus adaptable aux changements et chocs du marché. Un aspect clé à ne pas négliger est que les outils digitaux et l’automatisation vont faire gagner à vos services financiers et comptables énormément de temps qu’ils pourront ensuite dédier à des tâches plus importantes et épanouissantes.

Les différents prestataires de services offrent différentes solutions, et vous devrez également prendre en compte le niveau de suivi de clientèle, de sécurité informatique et de flexibilité qu’ils offrent, ainsi que bien sûr la structure de prix. Les outils numériques et l’automatisation financière deviennent des éléments clés de la gestion budgétaire et un avantage compétitif conséquent pour les entreprises. La gestion budgétaire efficace est difficile à imaginer aujourd’hui sans le suivi en temps réel qu’offre la numérisation.

Soldo : votre allié principal pour la gestion budgétaire

Les solutions smart de Soldo facilitent la gestion budgétaire, le tout en quelques clics. Soldo s’intègre à votre logiciel comptable, et sa plateforme intuitive permet de suivre toutes les dépenses en temps réel. Avec les cartes de paiement intelligentes, vous offrez plus d’autonomie à vos salariés tout en fixant les budgets, limites et règles à distance et en quelques instants. L’application mobile simple à utiliser fait gagner du temps aux équipes tout comme au service comptable, puisque vous n’aurez plus à dépenser des heures sur l’élaboration et le traitement des notes de frais !

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