Remboursement des notes de frais : 5 idées pour éliminer les problèmes

Demandez à vos équipes ce qui les ennuie le plus au travail. Il y a fort à parier que le remboursement des notes de frais va arriver en tête des réponses.

Les uns – les commerciaux, l’équipe marketing, les ingénieurs, etc. – doivent collectionner leurs preuves d’achat, remplir des tableaux et patienter jusqu’au mois suivant pour revoir leur argent. Les autres – l’équipe finance – doivent vérifier les transactions une à une. Un processus fastidieux avec des erreurs à foison. Vous y perdez du temps, de l’argent et ferez des prévisions budgétaires à l’emporte-pièce.

La bonne nouvelle, c’est que plusieurs solutions s’offrent à vous pour éviter les maux de tête causés par le remboursement des notes de frais. Nous en avons listé 5 – qui marchent mieux quand vous les associez – pour rendre les choses plus simples et plus agréables à toute l’entreprise.

1. Ne laissez pas de place au doute

Votre politique de dépenses sera d’autant plus efficace que vous distinguerez clairement ce qui est remboursable de ce qui ne l’est pas. Les règles écrites faciliteront le travail des managers et de l’équipe finance au moment d’examiner les notes de frais. Le café du matin des uns ou la carte de transport des autres ne donnent plus lieu à d’intenses conversations quand votre politique en matière de dépenses est précise.

Des règles claires rendent les écarts de conduite plus difficiles à justifier. Moins d’employés seront tentés de faire passer leurs dépenses personnelles pour des notes de frais. Il est de mise que les notes de frais ne peuvent concerner que les dépenses réalisées par les employés dans le cadre de leur mission.

À ce titre, sont concernés:

  • Frais de déplacement
  • Repas, événements avec clients et partenaires
  • Fournitures de bureau
  • Services en ligne, abonnements

Les entreprises peuvent aussi décider de rembourser des cours ou des formations, certaines dépenses de santé et de bien-être ou d’autres choses encore sans lien direct avec le travail pour être plus attractives aux yeux de futurs candidats.

Mais distinguer ce qui est remboursable de ce qui ne l’est pas n’est pas suffisant.

Une politique de dépenses efficace doit aussi définir des plafonds au cas par cas, afin de ne pas voir les dépenses s’envoler et de responsabiliser les employés. 40% des 2 500 personnes que nous avons interrogées nous ont dit qu’elles feraient plus attention si leur entreprise regardait leurs dépenses de plus près.

2. Simplifiez vos méthodes

Est-ce que vous pensez que votre système de gestion des notes de frais est facile à utiliser ?

De toute évidence, plus le système est compliqué, plus vos employés risquent de faire des erreurs ou de repousser les choses à plus tard. Et quand une tonne de notes de frais mal ficelées arrive au dernier moment, ce n’est pas un cadeau pour votre équipe finance. Une charge de travail élevée et traitée dans la hâte risque d’occasionner des erreurs qui vont encore faire grimper la note.

Comment rendre les choses plus simples pour tout le monde?

Voici quelques pistes pour commencer:

Standardisez vos notes de frais

Évitez à votre équipe finance d’avoir à partir à la chasse aux justificatifs avec une liste précise des informations et pièces à fournir par les employés. Les notes de frais seront plus vite et mieux contrôlées si elles suivent toutes le même format.

Adoptez un circuit unique

Quand toutes les notes de frais arrivent au même endroit, elles deviennent beaucoup plus faciles à gérer pour votre équipe finance. Adoptez une adresse e-mail unique ou mieux, utilisez un tableau de bord ou une application dédiée.

Quand chacun peut faire un peu comme il veut – e-mail, Slack, impression sur papier  – parce qu’il n’y a pas de procédure unique, difficile pour l’équipe finance de ne pas perdre le fil.

Éliminez le papier

Par exemple, en demandant de joindre une photo de la preuve d’achat. C’est moins compliqué que de mettre de côté ses tickets de caisse au risque de les perdre ou qu’ils s’abîment et que cela engendre d’autres problèmes plus tard.

3. Automatisez les tâches répétitives

Si la question des notes de frais et de leur remboursement est encore aujourd’hui problématique, c’est parce que les entreprises continuent de les traiter manuellement.

es notes de frais doivent être vérifiées ligne par ligne, preuve d’achat à l’appui et sous réserve qu’aucune transaction ne tombe en dehors des règles fixées par l’entreprise, avant qu’un remboursement puisse avoir lieu lors du prochain cycle de paie. Et la plupart du temps, toutes ces données sont saisies à la main dans un logiciel comptable.

Si cela vous semble difficile, c’est parce que cela l’est.

Une note de frais prend environ une 1 heure à traiter. Une entreprise de 450 employés va en générer autour de 135 par mois. À l’année, cela peut revenir à plus de 800 heures passées à scruter les dépenses des employés.

Pour éviter cette perte de temps, on peut avoir recours à un outil de gestion des dépenses automatisé qui va enregistrer, vérifier et classer les transactions par catégorie pour que la réconciliation soit simplifiée et les remboursements approuvés rapidement.

Une bonne plateforme va aussi pouvoir servir à contrôler les dépenses selon divers paramètres et fonctionnera de concert avec vos autres outils financiers.

Avec elle, vous n’auriez plus besoin de contrôler individuellement les transactions parce que le système va bloquer automatiquement tout ce sort du cadre pré-défini. Votre équipe finance serait aussi soulagée de ne plus avoir à saisir une à une les dépenses dans le logiciel comptable puisque celles-ci peuvent être exportées automatiquement.

4. Augmentez votre visibilité en temps réel

Quand vous passez à l’automatisation, vous gagnez du temps, beaucoup de temps. Mais vous gagnez aussi – et ce n’est pas rien – de la visibilité sur l’utilisation qui est faite de votre budget.

Si leurs dépenses étaient mieux contrôlées, les entreprises européennes pourraient économiser la somme astronomique de 347 milliards d’euro chaque année. Malheureusement, quand on a l’habitude de faire ses comptes avec des feuilles de calcul, des relevés bancaires et des reçus papier, il n’est pas facile de changer.

Avec cette lenteur, il est difficile d’intervenir à temps pour corriger la façon dont une équipe utilise son budget. L’argent est déjà parti.

En comparaison, les outils d’automatisation qui enregistrent les opérations en temps réel vous permettent d’être proactifs.

Si l’un de vos commerciaux revient d’un déjeuner d’affaires avec une note un peu salée, vous vous en rendrez compte tout de suite. De même, vous pourrez identifier les dépenses inutiles comme les doubles abonnements à des services.

Concrètement, avec une plus grande visibilité sur vos dépenses votre capacité d’adaptation et de réponse au changement augmente.

Par exemple, si une équipe rencontre un besoin urgent de financement et qu’une autre est excédentaire, vous pouvez réattribuer une partie des sommes rapidement, sans que la première équipe ait à renoncer à ses dépenses ou que vous soyez forcés de remettre au pot.

5. Ne laissez plus les employés avancer les fonds

Une politique de dépenses claire, des circuits plus simples et les apports de l’automatisation rendent les remboursements beaucoup plus faciles à traiter.

Mais ne serait-il pas encore plus simple de ne pas avoir à rembourser qui que ce soit ?

Il y a deux manières de gérer les frais des employés sans leur demander de payer d’abord de leur poche.

Vous pouvez distribuer à chaque équipe une carte de crédit d’entreprise. Ces cartes peuvent être utilisées pour tous types de dépenses – voyage, abonnements à des services en ligne, fournitures de bureau, etc.

Avec cette approche, fini les notes de frais. Mais les cartes de crédit peuvent aussi vous compliquer la vie.

  • Contrairement aux comptes bancaires, les cartes de crédit ne sont pas synchronisables avec les logiciels comptables, donc vous retournez à la saisie et à la réconciliation de chaque dépense manuellement.
  • Les cartes étant partagées, le sens des responsabilités de chacun diminue et il est difficile de rattacher chaque achat à un utilisateur particulier. Les risques d’abus augmentent et l’émetteur de la carte pourrait refuser d’annuler des transactions si la carte circule régulièrement d’une personne à l’autre. Il vous sera plus difficile de prouver que vous ne les aviez pas autorisées.
  • Si les notes de frais disparaissent, il faut encore conserver et soumettre ses tickets de caisse, factures, etc.
  • Avec les cartes de crédit, on atteint facilememt les limites. Surtout quand l’entreprise grandit et que de plus en plus de personne utilisent la même carte.

L’autre manière, autrement plus adaptée, est de fournir à chaque employé une carte sur laquelle une certaine somme peut être déposée, carte qui sera connectée à un tableau de bord central.

Chacun dispose donc d’une carte en son nom, prépayée avec le budget nécessaire aux dépenses pour qu’il n’y ait pas de dépassement. Avec ces cartes, il est aussi possible de paramétrer des plafonds par catégorie d’achat ou de rejeter automatiquement les transactions selon la catégorie.

Quand une dépense est effectuée, l’utilisateur de la carte peut prendre en photo sa preuve d’achat et l’ajouter immédiatement à la transaction, avec un tableau de bord qui se connecte à votre logiciel comptable pour importer toutes les transactions par catégorie, automatiquement.

Plus de remboursement, plus question de partir à la chasse aux justificatifs ou de réconcilier manuellement les opérations. Et mieux encore, chaque dépense de chaque utilisateur apparaît sous vos yeux en temps réel.

Sortez de l’ornière des notes de frais

Quand les notes de frais s’accumulent et prennent des heures, personne n’est gagnant. La frustration gagne vos équipes comme votre service financier. Et pour l’entreprise, c’est la voie ouverte à des dépenses incontrôlées avec un manque de visibilité qui peut empêcher l’argent de circuler comme il devrait et au bout du compte un frein à la croissance.

Comme l’observe Dynshaw Italia dans un épisode du CFO Playbook « pour survivre, vous devez évoluer. Vous devez grandir et changer si vous voulez que vos attentes soient satisfaites ».

En épurant votre gestion des dépenses pour rendre le processus plus accessible et vous offrir une plus grande visibilité, vous pourrez faire meilleur usage de vos ressources et accéder à des données qui vous permettront de vous adapter plus facilement au changement.

Avec Soldo vous êtes libres de choisir vos règles et vos limites pour les dépenses, et vos transactions sont enregistrées automatiquement pour vous donner un maximum de visibilité sur l’utilisation de l’argent au sein de votre entreprise.

Venez voir par vous-même comment Soldo peut vous aider à mieux gérer vos notes de frais. Pour la démo, c’est par ici.

Gestion des dépenses : le guide complet pour gérer les dépenses d’entreprise

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