Comment gérer vos notes de frais rapidement et sereinement ?

Les notes de frais permettent à vos salariés de se faire rembourser les frais encourus dans le cadre de leur activité professionnelle et sont donc des documents fréquemment utilisés dans chaque entreprise. La gestion des notes fait l’objet de nombreuses questions que nous allons tenter d’élucider ici.

S’il n’existe pas de forme obligatoire pour établir une note de frais, le remboursement des frais professionnels entraîne un certain nombre d’obligations comptables, fiscales et sociales.

Quels sont les frais professionnels remboursables?

Si toutes les dépenses effectuées par vos salariés dans l’exercice de leur activité professionnelle peuvent être considérées commes des frais professionnels, il existe néanmoins plusieurs critères d’éligibilité pour qu’une note de frais puisse être remboursée.

Toutes les dépenses d’entreprise doivent donc être proportionnées et non-abusives. Elles doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise et dans l’exercice de l’activité professionnelle.

Les différents types de frais professionnels

Les types de frais professionnels habituellement remboursables sont :

• les frais de déplacement – ceux-ci peuvent inclure une mission à l’étranger tout comme un rendez-vous avec des clients en-dehors des locaux de l’entreprise ;
• les frais de repas (repas d’affaires par exemple) ;
• les frais d’hébergement (lors des déplacements professionnels) ;
• les indemnités kilométriques (suivant le barème kilométrique publié par l’administration fiscale) ;
• les frais de télétravail ;
• les abonnements téléphoniques, produits informatiques ou solutions en ligne liés à l’exercice de l’activité professionnelle.

Cette liste est non-exhaustive, puisque les dépenses professionnelles varient en fonction de l’activité exercée. Peu importe le type de frais remboursable, le salarié est tenu de fournir des justificatifs pour expliquer la dépense encourue.

Frais réels ou frais forfaitaires ?

Pour certaines dépenses, l’entreprise peut choisir entre deux régimes de remboursement.

• Les frais forfaitaires sont décidés par l’URSSAF pour les déplacements professionnels, les repas et les indemnités kilométriques et sont donc les mêmes pour tous les salariés, peu importe le montant réellement dépensé par le salarié. Découvrez les barèmes forfaitaires des frais de déplacement plus en détail ici. Pour les dépenses non-réglementées par l’URSSAF, l’entreprise peut choisir elle même de définir les montants plafonds pour certains frais encourus.
• Les frais réels correspondent aux dépenses réellement encourues par les salariés et doivent toutes être accompagnées par un justificatif détaillant la dépense et son motif (facture, reçu, etc.).

Comment établir une note de frais conforme à l’URSSAF?

S’il n’existe pas une unique forme des notes de frais dictée par l’administration fiscale, le remboursement des frais professionnels est exonéré des cotisations sociales et l’URSSAF exerce donc un contrôle sur la gestion des notes afin d’éviter les abus.

Si un frais professionnel est jugé trop élevé par l’URSSAF, celui-ci peut être considéré comme un avantage en nature. Un avantage en nature est considéré comme une rétribution à l’égard du salarié et doit alors figurer sur sa fiche de paie.

Qu’est-ce qui doit figurer sur une note de frais ?

Pour qu’une note de frais soit jugée valable et pour qu’elle puisse être remboursée dans les plus brefs délais sans tracas pour le service comptable, elle doit être clairement établie et inclure les informations pertinentes à la dépense. Il ne faut surtout pas oublier d’y joindre les justificatifs nécessaires.

La note de frais doit contenir les informations suivantes :

• le nom du salarié concerné
• la date de la dépense
• le lieu de la dépense/du déplacement
• le motif ou déscriptif de la mission
• le détail des frais par catégorie
• l’indication de la TVA
• le montant intégral qui doit être remboursé

S’il s’agit d’un remboursement de frais kilométriques, il faut indiquer la distance parcourue, le motif et la destination.

Nous rappelons encore une fois qu’à la note de frais doivent être jointes les pièces justificatives nécessaires. L’URSSAF peut à n’importe quel moment effectuer un contrôle et demander un redressement si des pièces sont manquantes ou s’il existe une suspicion d’abus. 

Comment s’effectue le remboursement des notes de frais ?

Une fois la note de frais obtenue, le service comptable doit procéder au remboursement. Puisqu’il n’y a pas de délai prescrit par la loi, une période considérée comme habituelle pour le remboursement est de 30 jours.

La comptabilité doit alors vérifier les montants et motifs déclarés sur la note de frais, et une fois assurés que la note est valable, procéder au remboursement. Celui-ci s’effectue en pratique une fois par mois, souvent en même temps que le versement du salaire.

Si le remboursement est forfaitaire, il faut bien faire attention d’utiliser le bon barème de l’URSSAF puisque de nombreuses catégories existent en fonction de l’activité, du type de déplacement, de certaines catégories professionnelles, etc.

Le remboursement ne peut en aucun cas être déduit du salaire de l’employé concerné. Les remboursements sont néanmoins exonérés des cotisations sociales et l’entreprise peut obtenir une récupération de TVA pour certains types de dépenses.

Comment contrôler la validité des notes de frais ?

La gestion des notes de frais présente une grande partie de la charge de travail comptable. Afin d’éviter la fraude et les abus, une politique des dépenses et un processus de validation des frais est impératif. Idéalement, bien connaître les besoins de l’entreprise et effectuer une analyse des dépenses effectuées au cours des mois ou années précédentes peut permettre d’anticiper et optimiser les dépenses professionnelles.

Afin de s’assurer de la validité des dépenses, les pièces justificatives et des notes de frais détaillées sont nécessaires. La gestion des frais dépend des données obtenues des salariés – plus ces données sont précises, moins il y a de risques de fraude. Cependant, ce système peut être frustrant pour les salariés et demander un temps de gestion et de création de notes de frais énorme.

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