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Comment maîtriser les dépenses de son entreprise ?
La gestion financière est un grand enjeu de toute entreprise. Or, si les grandes entreprises ont leurs équipes financières et comptables armées d’outils de gestion de budget, de logiciels et de ressources suffisantes afin de bien suivre toutes les dépenses, l’exercice s’avère souvent plus compliqué pour les TPE, PME, ainsi que les micro entrepreneurs.
Les principes clés pour maîtriser ses dépenses d’entreprise
Pour mieux maîtriser les coûts en entreprise, les méthodes suivantes peuvent être appliquées peu importe la taille de l’entreprise :
- bien connaître les différentes dépenses qu’engage l’entreprise et faire la distinction entre les charges fixes et charges variables, c’est à dire également les coûts qui peuvent facilement être réduits et ceux qui sont faciles à prévoir et ne changeront pas de mois en mois ;
- surveiller de près les dépenses afin de repérer les tendances et identifier les opportunités de faire des économies et faire cesser le gaspillage ;
- établir une bonne politique budgétaire qui sera communiquée avec toutes les équipes en mise en oeuvre uniformément à travers l’entreprise ;
- utiliser une plateforme de contrôle des dépenses, avec un logiciel qui permet un suivi en temps réel des dépenses, facilite le traitement des notes de frais et offre des données précises sur la base desquelles vous pouvez établir de meilleurs budgets et politiques budgétaires.
La bonne gestion repose donc sur les outils et ressources qui permettent au services financiers et comptables de suivre les dépenses, mais également sur une analyse pointue des données dont l’entreprise dispose. Aujourd’hui, l’automatisation financière apporte de nombreux avantages et solutions qui permettent aux entreprises de veiller à leurs dépenses quotidiennes sans trop de tracas. De surcroît, la dématérialisation comptable peut non seulement faciliter la vie à vos équipes comptables, elle permet également à l’entreprise de faire des économies d’argent et à vos salariés de se concentrer sur des missions plus importantes que les tâches administratives laborieuses.
Quoiqu’il en soit, un tableau budgétaire est essentiel afin de suivre les dépenses mensuelles de votre société.
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En savoir plusLe modèle de tableau budgétaire pratique et facile à utiliser
Vous trouverez ci-dessous un modèle de tableau pour établir vos budgets mensuels. Bien sûr, les catégories varieront suivant les entreprises. L’autre tableau à établir est celui des dépenses réelles réalisées, et ensuite effectuer une comparaison entre le budget prévisionnel et les dépenses. Si les écarts sont souvent grands, il vous faudra réviser votre stratégie budgétaire et revoir vos hypothèses et données.
| DÉPENSES PRÉVUES | JAN | FÉV | MAR |
| Coûts employés | Jan | Fév | Mar |
| Salaires | 1 000,00 € | 1 000,00 € | 1 000,00 € |
| Bénéfices | 270,00 € | 270,00 € | 270,00 € |
| Sous-total | 1 270,00 € | 1 270,00 € | 1 270,00 € |
| Coûts bureau | Jan | Fév | Mar |
| Location des bureaux | 500,00 € | 500,00 € | 500,00 € |
| Gaz | 100,00 € | 100,00 € | 100,00 € |
| Électricité | 100,00 € | 100,00 € | 100,00 € |
| Eau | 40,00 € | 40,00 € | 40,00 € |
| Téléphone | 250,00 € | 250,00 € | 250,00 € |
| Accès à Internet | 100,00 € | 100,00 € | 100,00 € |
| Fourniture de bureau | 200,00 € | 200,00 € | 200,00 € |
| Sécurité | 300,00 € | 300,00 € | 300,00 € |
| Sous-total | 1 590,00 € | 1 590,00 € | 1 590,00 € |
| Coûts marketing | Jan | Fév | Mar |
| Hébergement du site web | 300,00 € | 200,00 € | 400,00 € |
| Mises à jour du site web | 100,00 € | 20,00 € | 30,00 € |
| Événements marketing | 1 000,00 € | 300,00 € | 0,00 € |
| Dépenses diverses | 200,00 € | 200,00 € | 500,00 € |
| Sous-total | 1 600,00 € | 720,00 € | 930,00 € |
| Formation/Déplacements | Jan | Fév | Mar |
| Sessions de formation | 1 000,00 € | 0,00 € | 1 000,00 € |
| Frais de déplacement liés aux formations | 300,00 € | 0,00 € | 200,00 € |
| Sous-total | 1 300,00 € | 0,00 € | 1 200,00 € |
| TOTAUX | Jan | Fév | Mar |
| Dépenses mensuelles prévues | 5 760,00 € | 3 580,00 € | 4 990,00 € |
| TOTAL des dépenses prévues | 5 760,00 € | 9 340,00 € | 14 330,00 € |
Différents logiciels de gestion et partenaires de gestion des dépenses offriront différents modèles de tableau budgétaire que vous pourrez ajuster suivant vos besoins. L’essentiel est de ne pas oublier aucune dépense, aussi petit soit-elle, et d’effectuer des prévisions à partir d’hypothèses réalistes qui reflètent les possibilités de l’entreprise et sa stratégie.
Soldo vous accompagne dans la gestion des dépenses
Avec Soldo, profitez d’un suivi en temps réel de toutes les dépenses de vos salariés. Grâce à nos cartes prépayées, chaque employé peut avoir son propre moyen de paiement mais c’est votre service comptable qui fixe les budgets, limites et autres règles associées à la carte qui ne donne pas accès au compte bancaire d’entreprise. Vous offrez à vos équipes plus d’autonomie tout en obtenant une meilleure vue et un meilleur contrôle de leurs dépenses.
Les notes de frais deviennent également obsolètes puisque vos salariés n’ont qu’à prendre en photo leurs factures et reçus depuis l’appli mobile de Soldo, et ceux-ci sont automatiquement téléchargés dans la plateforme Soldo qui s’intègre à votre logiciel comptable, avec toutes les informations pertinentes !
Grâce aux données que vous aurez à disposition avec Soldo, vous pourrez ajuster vos budgets, éviter les dérapages et prendre des décisions mieux informées sur vos finances d’entreprise.
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