Comment maîtriser les dépenses de son entreprise ?

La gestion financière est un grand enjeu de toute entreprise. Or, si les grandes entreprises ont leurs équipes financières et comptables armées d’outils de gestion de budget, de logiciels et de ressources suffisantes afin de bien suivre toutes les dépenses, l’exercice s’avère souvent plus compliqué pour les TPE, PME, ainsi que les micro entrepreneurs. 


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Les principes clés pour maîtriser ses dépenses d’entreprise

Pour mieux maîtriser les coûts en entreprise, les méthodes suivantes peuvent être appliquées peu importe la taille de l’entreprise : 

  • bien connaître les différentes dépenses qu’engage l’entreprise et faire la distinction entre les charges fixes et charges variables, c’est à dire également les coûts qui peuvent facilement être réduits et ceux qui sont faciles à prévoir et ne changeront pas de mois en mois ;
  • surveiller de près les dépenses afin de repérer les tendances et identifier les opportunités de faire des économies et faire cesser le gaspillage ;
  • établir une bonne politique budgétaire qui sera communiquée avec toutes les équipes en mise en oeuvre uniformément à travers l’entreprise ;
  • utiliser une plateforme de contrôle des dépenses, avec un logiciel qui permet un suivi en temps réel des dépenses, facilite le traitement des notes de frais et offre des données précises sur la base desquelles vous pouvez établir de meilleurs budgets et politiques budgétaires.

La bonne gestion repose donc sur les outils et ressources qui permettent au services financiers et comptables de suivre les dépenses, mais également sur une analyse pointue des données dont l’entreprise dispose. Aujourd’hui, l’automatisation financière apporte de nombreux avantages et solutions qui permettent aux entreprises de veiller à leurs dépenses quotidiennes sans trop de tracas. De surcroît, la dématérialisation comptable peut non seulement faciliter la vie à vos équipes comptables, elle permet également à l’entreprise de faire des économies d’argent et à vos salariés de se concentrer sur des missions plus importantes que les tâches administratives laborieuses.

Quoiqu’il en soit, un tableau budgétaire est essentiel afin de suivre les dépenses mensuelles de votre société.

Le modèle de tableau budgétaire pratique et facile à utiliser

Vous trouverez ci-dessous un modèle de tableau pour établir vos budgets mensuels. Bien sûr, les catégories varieront suivant les entreprises. L’autre tableau à établir est celui des dépenses réelles réalisées, et ensuite effectuer une comparaison entre le budget prévisionnel et les dépenses. Si les écarts sont souvent grands, il vous faudra réviser votre stratégie budgétaire et revoir vos hypothèses et données.

 

DÉPENSES PRÉVUESJANFÉVMAR
Coûts employésJanFévMar
Salaires1 000,00 €1 000,00 €1 000,00 €
Bénéfices270,00 €270,00 €270,00 €
Sous-total1 270,00 €1 270,00 €1 270,00 €
Coûts bureauJanFévMar
Location des bureaux500,00 €500,00 €500,00 €
Gaz100,00 €100,00 €100,00 €
Électricité100,00 €100,00 €100,00 €
Eau40,00 €40,00 €40,00 €
Téléphone250,00 €250,00 €250,00 €
Accès à Internet100,00 €100,00 €100,00 €
Fourniture de bureau200,00 €200,00 €200,00 €
Sécurité300,00 €300,00 €300,00 €
Sous-total1 590,00 €1 590,00 €1 590,00 €
Coûts marketingJanFévMar
Hébergement du site web300,00 €200,00 €400,00 €
Mises à jour du site web100,00 €20,00 €30,00 €
Événements marketing1 000,00 €300,00 €0,00 €
Dépenses diverses200,00 €200,00 €500,00 €
Sous-total1 600,00 €720,00 €930,00 €
Formation/DéplacementsJanFévMar
Sessions de formation1 000,00 €0,00 €1 000,00 €
Frais de déplacement liés aux formations300,00 €0,00 €200,00 €
Sous-total1 300,00 €0,00 €1 200,00 €
TOTAUXJanFévMar
Dépenses mensuelles prévues5 760,00 €3 580,00 €4 990,00 €
TOTAL des dépenses prévues5 760,00 €9 340,00 €14 330,00 €

Différents logiciels de gestion et partenaires de gestion des dépenses offriront différents modèles de tableau budgétaire que vous pourrez ajuster suivant vos besoins. L’essentiel est de ne pas oublier aucune dépense, aussi petit soit-elle, et d’effectuer des prévisions à partir d’hypothèses réalistes qui reflètent les possibilités de l’entreprise et sa stratégie.

Soldo vous accompagne dans la gestion des dépenses

Avec Soldo, profitez d’un suivi en temps réel de toutes les dépenses de vos salariés. Grâce à nos cartes prépayées, chaque employé peut avoir son propre moyen de paiement mais c’est votre service comptable qui fixe les budgets, limites et autres règles associées à la carte qui ne donne pas accès au compte bancaire d’entreprise. Vous offrez à vos équipes plus d’autonomie tout en obtenant une meilleure vue et un meilleur contrôle de leurs dépenses.

Les notes de frais deviennent également obsolètes puisque vos salariés n’ont qu’à prendre en photo leurs factures et reçus depuis l’appli mobile de Soldo, et ceux-ci sont automatiquement téléchargés dans la plateforme Soldo qui s’intègre à votre logiciel comptable, avec toutes les informations pertinentes !

Grâce aux données que vous aurez à disposition avec Soldo, vous pourrez ajuster vos budgets, éviter les dérapages et prendre des décisions mieux informées sur vos finances d’entreprise.

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Foire Aux Questions

Comment diminuer les coûts d’entreprise ?

Afin d’optimiser les dépenses d’entreprise, il faut d’abord avoir une vue compréhensive et précise de ces dépenses. Un prestataire de services de gestion des dépenses comme Soldo vous offre des logiciels qui vous permettront de suivre toutes les dépenses en temps réel dans votre entreprise. Vous pouvez alors identifier où il est possible de faire des économies et où votre société est le plus susceptible au gaspillage. En même temps, un bon suivi des dépenses vous permet d’intervenir à temps pour bloquer des achats inutiles ou trop chers. Par ailleurs, une bonne politique des dépenses doit être mise en place et communiquée avec tous les salariés afin de réduire les excès.

Que doit contenir un tableau de budget mensuel ?

Un tableau de budget mensuel doit inclure tous les coûts que vous anticipez encourir le long du mois. Ces coûts sont divisés en catégories puisqu’ils doivent inclure les charges fixes, charges variables et toutes les dépenses quotidiennes et mensuelles que votre entreprise est susceptible d’engager. Idéalement, vous devez établir un budget prévisionnel de dépenses prévues, puis ensuite un tableau des dépenses réellement encourues et établir les écarts entre ces deux catégories. Cela vous permettra de veiller à ce que vos budgets prévisionnels ne diffèrent pas trop des dépenses réelles de mois en mois.

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