Calcul des frais réels facile

Les frais professionnels divers et variés sont ceux encourus par un salarié ou un gérant dans l’exercice de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. L’entreprise se doit de rembourser les frais professionnels, qui sont exonérés des cotisations sociales s’ils remplissent certains critères. 

Il existe plusieurs options de remboursement, et l’administration fiscale met à disposition de nombreux outils et barèmes afin de faciliter cette tâche. Néanmoins, les dépenses professionnelles peuvent soit être couvertes par une allocation forfaitaire déterminée par l’État, soit remboursées sur la base des frais réels. Allons voir cela de plus près.

Quels peuvent être les frais professionnels ?

Parmi la variété des frais professionnels qui existent, les plus communs sont les :

• frais de transport ;
• frais de trajet depuis le domicile au lieu de travail ;
• frais de repas ;
• frais de déplacement ;
• frais de télétravail ;
• frais d’utilisation des outils liés aux nouvelles technologies d’information et de communication ;
• frais de mobilité.

Le guide de Soldo des frais professionnels peut vous expliquer plus en détail quelles sont les déductions forfaitaires qui s’appliquent suivant les différents types de dépenses, et dans quelles conditions.

Comment s’effectue le remboursement des dépenses professionnelles ?

La difficulté que représentent les dépenses à titre professionnel pour les salariés est qu’ils sont souvent tenus d’avancer de l’argent de leur propre poche. Mis à part dans les cas ou les salariés disposent d’une carte affaires, ils doivent souvent attendre 30 jours ou plus pour se faire rembourser.

Deux systèmes existent pour couvrir les frais professionnels.

Les allocations forfaitaires

Les allocations forfaitaires sont déterminées par l’État et fixent la somme qui doit être remboursée au salarié suivant la dépense et les circonstances de la dépense. En général, ces allocations sont plafonnées, et il s’agit d’une estimation du coût de la dépense encourue. Leur avantage est que le salarié ne doit pas établir de notes de frais particulières, mais il suffit de quelques justificatifs qui rendent évidence que la dépense a réellement été encourue et que l’allocation est bien utilisée comme l’envisage la loi.

Par exemple, dans une situation de petit déplacement où un salarié est contraint de prendre son repas au restaurant, la limite d’exonération fixée pour un repas est de 19,10 €. Pour obtenir le versement de cette somme, le salarié n’a pas de justificatif à présenter. Si le repas coûte plus cher, l’entreprise peut choisir de rembourser l’intégralité, mais la somme au delà de 19,10 € ne sera pas exonérée des cotisations sociales. Ce deuxième type de remboursement se fait donc sur la base des frais réels.

Les indemnités et leurs plafonds existent pour diverses catégories, comme les frais de déménagement, de mobilité, de télétravail, de déplacements professionnels et encore d’autres. Ils servent à faciliter la comptabilité, alléger les tâches administratives et s’assurer que les salariés sont couverts pour leurs dépenses professionnelles.

Le montant des indemnités change d’année en année, il faut donc bien veiller de se rapporter aux chiffres pour l’année en cours. Vous pouvez trouver les montants des indemnités, ainsi que d’autres barèmes, sur le site de l’URSSAF.

Le remboursement des frais réels

Dans chaque cas où le salarié veut se faire rembourser la somme précise dépensée (ou que l’entreprise le requiert), on parle de frais réels.

Le remboursement se fait sur la présentation d’une note de frais dont le modèle n’est pas fixé par l’URSSAF mais qui doit contenir toutes les informations pertinentes à la dépense.

Celles-ci peuvent inclure :

• la date de la demande ;
• la date de la dépense ;
• le nom du salarié ;
• le motif de la dépense ;
• le montant de la dépense ;
• d’autres détails concernant par exemple les noms des personnes présentes s’il s’agit d’un déjeuner client au restaurant, etc.

Avec les frais de repas, les frais kilométriques sont les frais réels les plus fréquents. Puisqu’il est difficile de calculer réellement combien a été dépensé lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à titre professionnel, un barème kilométrique existe afin de faciliter le calcul.

Ce barème prend en compte non seulement les frais de carburant, mais également les primes d’assurance, les réparations et le maintien du véhicule, et l’achat des pneumatiques. Le barème change en fonction du nombre de kilomètres parcourus au cours de l’année. Il varie également en fonction de la puissance fiscale du véhicule. Vous trouverez plus sur le barème des frais kilométriques ici. Les frais de péage ou de stationnement en revanche sont remboursés séparément. 

Le remboursement par frais réels, sous la condition de bien pouvoir justifier les dépenses, permet au salarié de se faire rembourser des frais supplémentaires à ceux prévus par les allocations forfaitaires.

Les frais déductibles demeurent exonérés des cotisations sociales, mais veillez à bien préserver les justificatifs. Les justificatifs doivent être présentés avec la note de frais, et doivent être gardés pour une période de trois ans, sous peine de redressement fiscal s’il y a un contrôle.

La déduction des frais réels lors de la déclaration d’impôts

• Lors de la déclaration de revenus, une déduction forfaitaire automatique de 10% s’applique à tous les salariés, pour couvrir l’ensemble des dépenses professionnelles.
• Pour 2021, cette déduction forfaitaire est plafonnée à 12 652 €.
• Les salariés qui estiment que leurs dépenses réelles s’élèvent à un montant supérieur à celui-ci, ou à 10% de leur revenu, peuvent choisir le régime des frais réels.

Celui-ci n’est bien sûr pas cumulable avec la déduction forfaitaire automatique, et il est impératif de pouvoir présenter les justificatifs de toutes les dépenses. Cependant, les justificatifs ne doivent pas être soumis avec la déclaration de revenus. Il suffit de pouvoir les présenter si le centre des finances publiques le requiert. Il peut s’agir d’un ticket restaurant, un reçu de station service, une facture d’abonnement de logiciel, etc.

Pour les salariés qui choisissent le régime des frais réels, il est recommandé de joindre à la déclaration de revenus une fiche détaillée faisant apparaître la nature et le mode de calcul de chaque catégorie de frais déduits.

La gestion des frais professionnels facile avec Soldo

Le temps dépensé à établir des notes de frais du côté des salariés, puis le temps passé par le service comptable à vérifier ces notes de frais et les justificatifs présentés, peut être réellement ahurissant et très frustrant pour toute l’équipe. Chez Soldo, nous comprenons qu’il est très important de pouvoir rembourser les employés rapidement et efficacement, tout en restant assez vigilants pour éviter la fraude, qui coûte cher aux entreprises en France.

La plateforme de Soldo s’occupe de tout cela. Nos cartes professionnelles prépayées permettent de donner plus d’autonomie à vos salariés et à éviter qu’ils aient à avancer leurs propres fonds.

Pas de tracas ni de risques, puisque vous fixez les budgets depuis notre interface web, ainsi que les règles et les plafonds. De surcroît, les cartes ne sont pas liées à votre compte bancaire, donc les risques de fraude sont réellement très faibles.

D’autre part, l’application mobile de Soldo permet aux salariés de prendre leurs reçus et leurs factures en photo dès qu’une dépense est effectuée.

Les justificatifs sont automatiquement téléchargés dans la plateforme de Soldo qui s’intègre à votre logiciel comptable, avec toutes les informations pertinentes. Plus de casse-tête comptable ni de longs processus de gestion des dépenses ! Découvrez toute l’offre de Soldo tout de suite.