Que sont les frais de représentation et que faut-il savoir ?

Les frais de représentation sont une catégorie assez large de frais professionnels qui visent à couvrir les dépenses engagées par les dirigeants ou salariés d’une entreprise afin de maintenir des bonnes relations avec des clients, fournisseurs ou partenaires existants ou les aider à former de nouvelles relations d’affaires.

En somme, les frais de représentation recouvrent toutes les activités où un cadre ou dirigeant est tenu de « représenter » l’entreprise et doit pour ce faire engager certaines dépenses.

Comme tous les autres frais professionnels, les frais de représentation sont déductibles et exclus des cotisations sociales s’ils remplissent certains critères déterminés par l’administration fiscale.

Quels sont les critères définissant les frais de représentation ?

Les frais de représentation sont constitués de nombreux frais liés à l’exercice de l’activité professionnelle d’un salarié ou dirigeant d’entreprise.

Ils sont distincts des frais de mission, qui recouvrent les frais qui doivent être remboursés à un salarié envoyé en grand déplacement pour le compte de l’entreprise. Les frais de représentation sont des frais remboursables peu importe si le salarié se trouve à l’étranger ou près du siège de la société.

Les frais de représentation peuvent recouvrir notamment : 

• les frais de transport (jusqu’au rendez-vous client par exemple ou à la visite d’un fournisseur) ;
• les frais de déplacement ou frais de voyage (vers un congrès ou la visite d’un partenaire à l’étranger) ;
• les frais de logement (lors des visites de clients ou de fournisseurs par exemple, à une distance qui empêche le salarié ou dirigeant de rejoindre son domicile le soir de la visite) ;
• les frais de documentation (frais de colloques, congrès ou séminaires par exemple) ;
• les frais de réception (pour les évènements organisés par l’entreprise en vue de relations publiques ou relations avec des partenaires, clients ou autres) ;
• les frais de repas, y compris bien sûr les repas d’affaires ;
• les frais de communication (abonnements de téléphone, d’internet, etc.) ;
• les frais vestimentaires (costumes ou autres vêtements nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle).

Les frais de représentation sont des frais professionnels et sont donc exclus des cotisations sociales s’ils sont :

• nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle ;
• engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
• justifiés (par des factures, reçus ou autres) ;
• proportionnés et non excessifs.

Il va de soi que le remboursement des frais de représentation ne peut couvrir les dépenses privées. La loi définit clairement que les conjoints accompagnant les salariés lors des voyages, s’ils assistent aux repas d’affaires ou sont logés au même endroit, ne peuvent être inclus dans la catégories des frais de représentation déductibles.

De surcroît, afin d’être considérée comme frais déductible, la dépense de représentation ne doit pas être qualifiée de somptuaire, c’est à dire être considérée comme un luxe.

Les dépenses somptuaires sont surtout :

• les dépenses liées à la chasse et à la pêche de caractère non-professionnel ;
• les yachts et bateaux de plaisance, leur location ainsi que leur achat et les frais d’entretien associés ;
• les résidences de plaisance ou d’agrément, leur location ainsi que leur achat et les frais d’entretien associés ;
• l’amortissement des véhicules de luxe à usage particulier.

C’est le Bulletin Officiel des Finances Publiques qui fixe les règles applicables à l’ensemble des dépenses somptuaires.

La TVA demeure déductible si elle figure clairement sur la facture est que celle-ci est émise au nom de l’entreprise. Il existe néanmoins quelques cas particuliers que nous verrons par la suite.

Les frais de représentation sont-ils déductibles ?

Lorsqu’ils remplissent les critères définis ci-dessus, les frais de représentation sont déductibles et ne sont pas soumis aux cotisations sociales.

Il existe quand même plusieurs cas particuliers avec des conditions à respecter que nous allons voir par la suite.

Les repas d’affaires

La déduction des frais de repas d’affaires n’est pas soumise aux mêmes règles que celle des frais des repas. Ceux-ci sont fixés par des limites de déduction journalières, en fonction des circonstances et de l’endroit où le repas est pris.

Lors d’un déjeuner ou dîner d’affaires, il est préférable de ne pas avoir à trop limiter ses dépenses. Les repas d’affaires sont donc des charges spéciales inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié.

Pour être déductibles, ils doivent :

• faire preuve de caractère exceptionnel et irrégulier ;
• être engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
• être exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié.

Auparavant, l’administration fiscale limitait les repas d’affaires à un par semaine et cinq par mois au maximum, mais ce n’est plus le cas. S’il doit y avoir redressement, les situations sont évaluées au cas par cas.

Les repas d’affaires peuvent être payés directement par l’entreprise ou remboursés au salarié, mais dans tous les cas des justificatifs sont nécessaires.

Ceux-ci doivent comprendre :

• une facture ou reçu attestant de la réalité du repas ;
• le montant de la dépense ;
• la qualité des personnes y ayant participé, y compris leurs noms, fonctions et entreprises.

Afin de récupérer la TVA sur les repas d’affaires de plus de 150 euros, quelques règles de plus sont en vigueur. Notamment, sur la facture doivent figurer : 

• le nom et l’adresse du restaurant ;
• le nom et l’adresse de l’entreprise (la facture doit être émise au nom de l’entreprise et non du salarié) ;
• le numéro de Siret ou de TVA du restaurant ;
• le montant de la TVA et son détail par taux ;
• le montant HT et TTC.

Afin d’alléger la comptabilité, l’administration permet que pour les repas de moins de 150 euros les éléments d’identification du client peuvent être inscrits par la suite par le client lui-même et non l’émetteur de la facture.

Les frais de réception

Les frais de réception sont parfois groupés parmi les frais de représentation, puisqu’il s’agit de dépenses effectuées dans le cadre de relations publiques orientées vers les clients, fournisseurs ou relations d’affaires.

En général, la déductibilité des frais de réception est de 50%. Comme le reste des frais de représentation, les dépenses engagées doivent être justifiées, proportionnées, non somptuaires et non excessives.

Une exception s’applique aux fêtes de Noël, fêtes patronales ou pots de départ, qui sont admis en déduction à 100% pourvu qu’il s’agisse d’évènements irréguliers et à caractère exceptionnel.

D’autre part, si l’évènement est organisé par l’entreprise elle-même, la déductibilité de la TVA est de 100%. Si l’organisation est sous-traitée, la déductibilité de la TVA est réduite à 50%.

Faites attention car fiscalement les frais de publicité engagés pour l’organisation d’un évènement sont traités comme des frais de réception par l’administration fiscale. Les règles de déduction et de TVA s’appliquent donc comme expliqué ci-dessus.

Comment s’opère la déduction des frais de représentation pour l’entreprise ?

Pour les entreprises au régime de déclaration contrôlée, il est obligatoire d’enregistrer les frais réels dépensés. Cela veut dire que pour chaque dépense effectuée par les salariés et les dirigeants, l’entreprise doit disposer de justificatifs, reçus, factures et notes de frais et être en mesure de démontrer le caractère des frais engagés selon les critères indiqués auparavant dans cet article.

Notamment, l’entreprise doit pouvoir prouver que les dépenses sont réelles, proportionnées, non somptuaires et effectuées dans l’intérêt de l’activité exercée. La comptabilité doit veiller à bien conserver les justificatifs qui peuvent être demandés par l’administration fiscale.

Une exception concerne les médecins conventionnés du secteur I qui ne doivent pas tenir la comptabilité réelle de la plupart de leurs frais de représentation, y compris :

• les frais de réception ;
• les frais de prospection ;
• les cadeaux professionnels ;
• les frais concernant leurs travaux de recherches ;
• les frais de blanchissage ;
• les petits déplacements.

Ces frais peuvent faire l’objet d’un abattement forfaitaire de 2%, à l’exclusion de toute déduction de frais réels pour les mêmes dépenses.

Comment les salariés peuvent-ils déduire les frais de représentation de leur déclaration de revenus ?

Deux options existent pour les salariés, c’est à eux de faire le choix de la forme de déduction suivant leur convenance ou préférence personnelle.

La déduction forfaitaire de 10%

Une déduction forfaitaire de 10% s’applique automatiquement à la déclaration de revenus de chaque salarié. Celle-ci est portée à 448 € au minimum et à 12 829 € au maximum pour les revenus de 2021. Ces limites sont revues chaque année afin de suivre les taux de l’inflation.

Cette déduction forfaitaire automatique recouvre tous les frais professionnels courants, y compris les frais de représentation. Sont inclus également les frais kilométriques, les frais de repas hors des repas d’affaires, les frais de mission et de grand déplacement, etc. Il n’y a pas de justificatifs à fournir pour bénéficier de la déduction forfaitaire automatique.

Si le salarié considère que le plafond de déduction de 12 829 € est inférieur aux frais réels de représentation encourus le long de l’année, le remboursement par frais réels est une option.

La déduction de frais réels

Afin de déduire les frais réels de la base imposable lors de la déclaration de revenus, le salarié doit pouvoir présenter tous les justificatifs des dépenses encourues. Toutes les preuves des frais de représentation, mais également de l’intégralité des frais professionnels engagés doivent être conservés. Ils ne doivent pas être joints à la déclaration des revenus mais l’administration fiscale réserve le droit de les demander pendant les trois années qui suivent la déclaration.

Lors de la déclaration, le salarié doit veiller à bien inclure toutes les sommes qui lui ont été remboursées par l’entreprise, que ce soit par frais réels ou allocations forfaitaires.

Le remboursement des frais de représentation aux salariés

Le remboursement des frais de représentation se fait comme pour tous les autres frais professionnels réels. Le salarié peut soit avancer ses propres fonds, dans quel cas il doit établir une note de frais pour se faire rembourser puisque la majorité des catégories (repas d’affaires, réceptions, frais vestimentaires) ne fait pas l’objet d’allocations forfaitaires. Il doit joindre à la note de frais les justificatifs nécessaires, veillant à ce que les factures de frais de repas supérieurs à 150 euros soient bien au nom de l’entreprise avec la TVA et les autres détails vus ci-dessus clairement indiqués. Pour les autres dépenses de représentation, le salarié doit veiller à nommer les personnes et entreprises pour lesquelles les dépenses ont été engagées.

Le service comptable procède alors à une vérification des factures et au traitement de la note de frais. Afin d’éviter d’éventuels redressements, le service comptable doit veiller à ce que toutes les informations sur les clients, partenaires, fournisseurs ou autres personnes et entreprises liées à la dépense de représentation sont présentes et réelles. La compta procède alors au remboursement des frais, du moment où elle a déterminé que ceux-ci ne sont pas excessifs ou somptuaires.

Les deux autres options de paiement et remboursement incluent la carte d’affaires de l’entreprise mise à disposition soit de l’équipe soit du dirigeant ou du salarié, et les paiements directs par l’entreprise (des logements, hôtels, vols ou même des repas d’affaires par virement, etc.). Dans le cas de la carte de paiement corporate, l’utilisateur de la carte n’a plus à avancer ses propres fonds, mais doit encore une fois très soigneusement recueillir les justificatifs et les reçus et factures associés aux dépenses.

Puisque les frais de représentation sont nombreux et peuvent être engagés par de nombreux employés de l’équipe, leur traitement et remboursement représente une charge considérable pour le service comptable. De plus, puisqu’il s’agit d’une catégorie de frais qui doit être justifiée avec soin et dont les notes de frais doivent comprendre de nombreux éléments, la gestion de ces dépenses demande plus de temps que d’habitude. Pour les repas coûteux, avancer des fonds représente parfois un grand inconvénient pour les salariés.

De nouveaux systèmes de gestion existent pour faciliter la tâche pour les équipes comptables, tout en rendant les salariés plus autonomes. Les notes de frais peuvent être automatisées et les dépenses gérées à distance depuis un logiciel, ce qui permet des économies de temps considérables pour les salariés tout comme pour la comptabilité.

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