Que faut-il savoir sur la généralisation de la facturation électronique pour les entreprises ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures à destination du secteur public doivent être envoyées par voie électronique. Suite à cette décision concernant toutes les entreprises françaises, l’ordonnance du 15 septembre 2021 a introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Celle-ci s’accompagne d’une obligation de e-reporting qui concerne certaines opérations et données de transactions. 

Sans inquiétude – vous avez jusqu’au 1er juillet 2024 avant que les premières obligations n’entrent en vigueur. Il faut toutefois veiller à être prêts avant cette date : dans ce guide nous tentons d’élucider les obligations des entreprises et ce qu’elles doivent mettre en oeuvre afin d’être en conformité avec la nouvelle loi.

Pourquoi doit-on passer au e-invoicing?

La dématérialisation des factures (appelée également e-invoicing) et de leurs données fait partie des obligations communautaires des pays membres de l’Union Européenne. L’Italie a pris le devant par des mesures qui font figure de référence à travers l’Europe. Les secteurs publics et privés utilisent la plateforme SdI, qui centralise toutes les factures échangées par les entreprises établies en Italie et calcule automatiquement et en temps réel la TVA.

Les autres États membres sont tenus d’accélérer leur propre transition numérique, et le gouvernement français estime que les avantages pour l’économie seront les suivants :

• un renforcement de la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de leurs charges administratives et des diminutions des délais de paiement ;
• une amélioration de la détection de fraude ;
• une connaissance en temps réel de l’activité des entreprises ;
• un pré-remplissage des déclarations de TVA qui simplifiera à terme les obligations déclaratives et rendra possible de nouveaux services de l’administration, destinés surtout à soutenir les petites entreprises ;
• un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros.

La dématérialisation financière et comptable présente dans tous les cas de nombreux avantages qui servent à diminuer les tâches administratives et permettre de meilleurs suivis des budgets et activités des entreprises. Allons voir pour l’instant comment la facturation électronique et le e-reporting vont être mises en oeuvre en France, et quel impact elles auront sur les sociétés de toutes tailles.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique, telle qu’elle est définie par l’ordonnance du 15 septembre 2021, n’est pas une simple facture sauvegardée en PDF. Pour être valable, elle doit être émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée et contenir un minimum de données sous une forme structurée.

Les mentions obligatoires prévues par le code de commerce et le code général des impôts restent les mêmes pour les factures électroniques, et quatre nouvelles mentions seront requises à des fins de gestion. La structure et les mentions qui figureront sur les factures électroniques permettront à l’administration fiscale de récupérer des données, dont elle se servira afin de veiller à la fraude fiscale, mais également afin de faciliter les procédures liées à la déclaration de TVA.

Cette nouvelle forme de facture sera donc transmise par le biais d’une plateforme de dématérialisation partenaire, qui se chargera de transmettre la facture à la plateforme du destinataire. Nous verrons par la suite que dans un premier temps, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France, peu importe leur taille, devront être habilitées à recevoir des factures électroniques.

Pour résumer, la facturation électronique passe obligatoirement par le biais d’une plateforme partenaire. La facture doit porter des mentions obligatoires sous une forme structurée et ne pourra plus être envoyée en format papier, mais non plus par e-mail. Une facture sauvegardée en format PDF n’est pas une facture électronique. Les formats acceptés seront XML UBL, XML C2I et Invoice X.

Quelles sont les opérations concernées par la facturation électronique ?

Toutes les transactions entre deux entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront utiliser la facturation électronique, que celle-ci concerne des achats, des ventes ou des prestations de services.

Les seules opérations exclues de cette obligation sont celles que les articles 261 à 261E du code général des impôts exonèrent de la TVA et dispensent de l’obligation de facturation. Parmi ces exceptions figurent surtout :

• les prestations dans le domaine de la santé
• des prestations d’enseignement et de formation
• des opérations immobilières
• des opérations d’associations à but non-lucratif
• des opérations bancaires et financières
• des opérations d’assurance et de réassurance

L’autre exception concerne les opérations classifiées suivant l’article 413-9 du code pénal, et qui intéressent d’une manière ou d’une autre la défense nationale et dont l’accès et la diffusion sont restreints.

L’obligation de facturation électronique existe également pour les échanges entre une entreprise assujettie à la TVA établie en DOM et une entreprise assujettie à la TVA établie en France. En revanche, la TVA n’étant pas applicable dans les COM, la facturation électronique ne concerne pas les échanges entre une société établie en France et une société établie en Guyane, par exemple. Nous verrons par la suite que les obligations de e-reporting ne suivent pas forcément les mêmes règles puisque celles-ci concernent les échanges entre des entreprises et des particuliers, ou des entreprises françaises et des entreprises étrangères, et non deux assujettis à la TVA.

Attention, si vous êtes exonérés de la TVA par le code général des impôts mais optez quand même pour la soumission à la TVA, l’obligation de facturation électronique (et de e-reporting) vous concerne également.

Un déploiement progressif

Afin de faciliter la mise en oeuvre des mesures nécessaires pour que les entreprises soient en conformité avec leurs nouvelles obligations, l’État a prévu un calendrier d’entrée en vigueur des différentes obligations. Il est plutôt simple à suivre :

• 1er juillet 2024 : toutes les entreprises, peu importe leur taille, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques ;
• 1er juillet 2024 : il s’agit également de la date à partir de laquelle les grandes entreprises seront tenues d’émettre toutes leurs factures sous forme électronique ;
• 1er janvier 2025 : l’obligation d’émission de facture électronique entre en vigueur pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er janvier 2026 : date finale du déploiement, à partir de laquelle les petites et moyennes entreprises doivent elles aussi émettre leurs factures sous forme électronique.

Le premier pas pour les sociétés sera donc d’être en mesure de recevoir les factures électroniques, et cette obligation entrera en vigueur pour toutes les entreprises à la même date.

Les tailles des entreprises sont définies suivant l’article 51 de la loi du 4 août 2008 sur la modernisation de l’économie. En bref, les critères sont les suivants :

• une microentreprise a un effectif inférieur à 10 personnes et son chiffre d’affaires ou total du bilan annuel ne dépasse pas 2 millions d’euros ;
• une PME a un effectif inférieur à 250 personnes, son chiffre d’affaires est inférieur à 50 millions d’euros ou son bilan total est inférieur à 43 millions d’euros ;
• une entreprise de taille intermédiaire (ETI) a un effectif qui ne dépasse pas 5,000 personnes et dont le chiffre d’affaires n’excède pas 1 500 millions d’euros (ou son bilan total demeure inférieur à 2 000 millions d’euros) ;
• est considérée comme grande entreprise toute société qui n’entre dans aucun des critères définis ci-dessus.

Les résultats du dernier exercice clos précédant la date d’entrée en vigueur de l’obligation de facturation sont pris en compte lors de l’appréciation de la taille de l’entreprise.

Ce calendrier et les critères de taille de l’entreprise sont également valables pour l’obligation d’e-reporting, dont nous verrons les détails par la suite.

Comment fonctionnera le pré-remplissage de TVA ?

Comme nous l’avons signalé, l’administration fiscale se servira de la forme structurée et des mentions obligatoires sur les factures électroniques afin de pouvoir faciliter la déclaration de TVA pour les entreprises.

À ces fins, l’administration ne récupérera pas toutes les données figurant sur les factures, mais uniquement celles rendues obligatoires par le code général de l’impôt ou par le code du commerce. Il s’agit par exemple de:

• l’identification du fournisseur ou du client ;
• le numéro de la facture ;
• la date d’émission ;
• le montant de la taxe à payer.

C’est la plateforme partenaire choisie, qu’il s’agisse du portail public ou pas, qui se charge d’extraire les données concernées et à les transmettre à l’administration fiscale.

La déclaration de TVA devra être déposée suivant le même calendrier qu’auparavant, et conformément au régime d’imposition. La différence sera que, se servant des données récupérées grâce à la facturation électronique et au e-reporting, les déclarations seront pré remplies avec toutes les données clés que l’administration aura recueillies jusque là. Ce dispositif a été prévu afin d’économiser des ressources aux entreprises, notamment en ce qui concerne les heures de travail, mais également afin d’éviter les erreurs et les abus.

Que faut-il savoir sur les plateformes partenaires et comment en choisir une ?

En ce qui concerne les factures électroniques à destination du secteur public, un portail public de facturation assure l’envoi des factures. Il s’appuie sur Chorus Pro, la plateforme partenaire de l’administration fiscale. Les utilisateurs y ont accès par le biais de la plateforme en ligne, mais également par certains logiciels de gestion comptable ou encore par des portails, logiciels ou entreprises spécialisées.

La plateforme publique choisie par l’administration fiscale est accessible à tous, avec un socle minimum de services qui sera proposé aux entreprises suivant leurs besoins. Celle-ci ne sera néanmoins pas obligatoire pour la facturation électronique entre entreprises, ni pour le e-reporting. Le choix de la plateforme partenaire sera libre, mais devra se faire parmi les opérateurs immatriculés et approuvés par l’administration. L’ouverture du processus d’immatriculation est pour l’instant prévu pour automne 2023. Vous pouvez apprendre plus sur le processus et les critères sur le site du gouvernement.

Lors du choix de partenaire, il est conseillé de prendre en compte les éléments suivants :

• La conformité de la plateforme aux exigences de l’État ;
• La sécurité de la transmission de données ;
• Les fonctionnalités offertes ;
• La simplicité d’utilisation, la compatibilité avec votre logiciel de gestion existant, etc. ;
• La fiabilité du prestataire – les plateformes sont immatriculées pour trois ans renouvelables, et subiront des amendes en cas de manque de transmission de données ou d’erreurs, mais il vaut mieux choisir un prestataire dans lequel vous avez confiance et qui pourra vous accompagner pendant des années.

Notez cependant que toutes les plateformes devront offrir un socle minimum de formats de facture électronique afin de garantir l’interopérabilité entre toutes les plateformes. Votre fournisseur ou client ne pourra donc pas vous imposer l’utilisation d’un format ou d’une plateforme unique, et vous n’avez pas à vous soucier de la plateforme partenaire que d’autres entreprises choisissent – toutes doivent pouvoir échanger des factures entre elles sans difficultés.

Pour les micro entrepreneurs ou ceux qui n’estiment pas avoir besoin d’une plateforme partenaire spécialisée, le portail public restera une option.

Comme nous l’avons indiqué, l’obligation de facturation électronique s’accompagne d’une obligation d’e-reporting. Allons voir cela de plus près.

En savoir plus : L’essentiel à savoir sur le passage à la facturation électronique obligatoire

Qu’est-ce que le e-reporting ?

Le e-reporting est mis en place afin de transmettre à l’administration des données liées à des transactions commerciales qui ne sont pas couvertes par le champ de la facturation électronique, qui elle ne concerne que le BtoB (les échanges entre entreprises et non entre entreprises et particuliers) et ce uniquement en France. Son but est encore une fois de faciliter les déclarations de TVA, mais également de permettre à l’administration une meilleure vue sur les activités des entreprises.

Le e-reporting recouvre les opérations de vente ou de prestations de services envers les particuliers et les entreprises étrangères, mais non les importations. Voyons ça en un peu plus de détail.

Les opérations concernées

Le e-reporting concerne donc les échanges entre les assujettis à la TVA établis en France d’un côté, et les particuliers ou des opérateurs étrangers (qu’il s’agisse de particuliers ou d’entreprises). Ces opérations relèvent du champ de vente ou d’exportations. Les mêmes opérations exonérées de la TVA et qui font partie des exceptions à la facturation électronique (dans le domaine de la santé, d’enseignement ou des assurances par exemple) n’entrent pas non plus dans le champ du e-reporting.

En revanche, le e-reporting ne concerne pas par exemple les opérations des assujettis établis en France mais identifiés à la TVA dans un autre état européen, pour les opérations vers ce pays. Les importations ne sont pas inclues dans la transmission de données, puisque l’administration fiscale obtient les données nécessaires auprès de l’administration des douanes.

Une liste compréhensive des opérations est définie par l’article 290 du code général des impôts.

Comment s’effectue la transmission des données dans le champ du e-reporting?

La transmission s’effectuera par le biais des plateformes partenaires, tout comme la facturation électronique, mais avec différents modes d’entrée possibles :

• le ticket Z est une possibilité pour les entreprises qui disposent d’un logiciel de caisse – ce ticket dématérialisé et structuré peut être un format de depôt ;
• les factures émises à destination des clients particuliers peuvent être déposées sous format structuré et dématérialisé dans la plateforme partenaire ou le portail public, il en est de même pour les factures à destination des entreprises à l’étranger ;
• la saisie manuelle d’un état récapitulatif des transactions réalisées sur une période, où les données seront limitées aux montants des transactions et de la TVA afférente.
  Suivant le mode de transmission, les données pertinentes sont automatiquement enregistrées par l’administration.

E-reporting ou facturation électronique pour mon entreprise ?

Ces deux obligations ne sont pas mutuellement exclusives. Si vous avez des opérations avec des particuliers ou des entreprises à l’étranger, vous aurez certainement besoin de vous conformer à l’une et à l’autre. Les deux mesures sont complémentaires et permettront à l’administration fiscale de reconstituer une l’activité économique d’ensemble de votre entreprises, et de proposer à terme des services destinés à faciliter les déclarations de TVA et d’autres tâches administratives.

Si vous avez des doutes sur une opération particulière et l’obligation dont elle relève, regardez d’abord s’il s’agit d’une opération avec un particulier ou une autre entreprise, puis ensuite le lieu d’établissement des parties à la transaction.

Dans tous les cas, une plateforme partenaire unique vous accompagnera pour la facturation électronique ainsi que pour l’obligation de e-reporting.

En conclusion

Le passage à la facturation électronique et au système de e-reporting peut paraître comme un grand changement, mais s’opérera surtout par le biais de plateformes partenaires et se déploiera progressivement afin de permettre aux entreprises de s’adapter. Cette dématérialisation permettra de générer des économies signifiantes aux entreprises, éviter la fraude fiscale, faciliter les déclarations de TVA et d’avoir une meilleure vue sur l’activité économique en France.

En plus de ce qui est contenu dans ce guide, de nombreuses particularités s’appliquent suivant les secteurs, les services et produits vendus et échangés, les pays destinataires, et d’autres critères encore. Il est donc conseillé d’entamer le processus pour entre en conformité avec l’ordonnance à temps, afin d’être prêts pour l’obligation de réceptions des factures d’ici le 1er juillet 2024, puis d’émission des factures et de e-reporting.

Il faut savoir également que de nouveaux éléments et détails seront définis par décret d’ici 2024, qui préciseront d’avantage certaines règles et leur application. Une période de tolérance s’appliquera dans un premier temps afin de permettre aux entreprises mais également aux prestataires de services des plateformes partenaires de s’adapter à toutes les nouvelles règles.

Soldo facilite l’automatisation financière et vous aide à mettre de l’ordre dans vos données

Préparez vous pour la numérisation des factures et le e-reporting avec la solution de gestion des dépenses de Soldo. Grâce à une intégration sans effort à votre logiciel comptable existant et aux cartes de paiement sécurisées et intelligentes, Soldo vous permet de recueillir toutes les données sur vos frais professionnels dans un tableau de bord unique. Générez des rapports en quelques clics et analysez toutes vos dépenses afin de reprendre le contrôle sur vos budgets et vous préparer pour l’obligation d’e-reporting.

Les cartes smart de Soldo enregistrent immédiatement toutes les dépenses effectuées par vos salariés (qui ont chacun un budget dédié, avec des limites et plafonds fixés par votre compte) et éliminent entièrement les notes de frais et la corvée des remboursements et réconciliations en fin de mois. Nos solutions de gestion libèrent votre équipe comptable et vous permettent d’avoir une vue sur toutes les dépenses de l’entreprise en temps réel.

L’automatisation financière commence avec Soldo. Découvrez toute l’offre ici.