Comment gérer vos dépenses d’entreprise et faciliter votre comptabilité

Budgets intégrés. Suivi en temps réel. Reporting intégré. Avec les cartes prépayées Soldo, aidez vos employés à accomplir leur mission et donnez à votre équipe financière les bons outils pour la gestion des dépenses.

La croissance de votre entreprise ne fait que s’accélérer et vous peinez à maintenir un suivi des dépenses ? Rien d’étonnant puisque les différentes charges, frais et dépenses courantes s’accumulent vite, prenant parfois votre service comptable au dépourvu.

Pourtant, la gestion des dépenses présente non seulement une responsabilité fiscale mais également un enjeu majeur pour le bon fonctionnement et la survie de votre entreprise. Vous êtes donc tenu(e) d’établir non seulement un plan budgétaire, mais aussi une politique de dépenses qui vous permettra de contrôler ce que font vos employés et éviter le gaspillage.

La différence entre les dépenses d’entreprise fixes et variables

Une entreprise classique, tout comme un individu ou un foyer, a deux types de dépenses à prendre en compte : les dépenses variables et les dépenses fixes.

Les dépenses fixes incluent tous les frais que l’entreprise engage de manière régulière et prédéterminée:

  • Les charges locatives ;
  • Les frais de personnel y compris les charges sociales.

Les frais d’entretien ou de gestion sont en général des dépenses professionnelles qui peuvent être anticipées et donc modulées.

Les dépenses variables incluent des frais qui changent de mois en mois, tels que:

  • L’achat de matières premières ;
  • Les frais de déplacement ;
  • Les cadeaux d’affaires, et autres charges exceptionnelles.

Celles-ci sont plus difficiles à planifier mais peuvent également être contrôlées afin d’éviter les excès et les abus.

Comment mieux gérer les dépenses variables ?

Ce sont les dépenses variables, faites par les différentes équipes d’une entreprise, qui représentent le plus grand défi au niveau de la gestion des notes de frais et de la comptabilité. Une bonne maîtrise et un suivi en temps réel des dépenses permettent de les optimiser afin d’éviter les gaspillages et améliorer la productivité des employés.

Néanmoins, la gestion normale des dépenses est coûteuse et lente. Les salariés collectent les notes de frais et soumettent à la comptabilité leurs rapports de dépenses. Selon le secteur et le type de dépense, les employés seront parfois obligés d’avancer leur propres fonds pour ensuite se faire rembourser, comme c’est souvent le cas lors des déplacements professionnels (dans ce cas précis, l’utilisation d’une carte carburant est la solution optimale).

Peu importe l’activité professionnelle de votre entreprise, il est quasi certain que votre expert comptable passe une grande partie de son temps à gérer ces dépenses, enregistrer les factures et s’occuper des remboursements.

Le processus de gestion nécessite également un contrôle et une vérification des factures et de leur légitimité, afin d’éviter la fraude et le dérapage budgétaire.

Traditionnellement, deux approches à la gestion des dépenses existent :

  1. Les services financiers permettent aux salariés une liberté et flexibilité plus élevée, dans quel cas il y a moins de pertes de temps et les employés peuvent effectuer leurs dépenses plus sereinement, ce qui apporte certains avantages au fonctionnement de l’entreprise, mais comprend également des risques importants.
  2. Les contrôles mis en place sont plus stricts et les dépenses sont effectuées plus lentement, permettant au service compta de les suivre en temps réel et d’éviter les abus et le gaspillage.

Il existe plusieurs stratégies pour trouver un juste milieu entre ces deux extrêmes.

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L’importance d’une bonne politique de dépenses en entreprise

Votre politique de dépenses doit dicter les conditions et les règles auxquelles seront soumis tous vos salariés. Cette politique peut concerner les frais de déplacement, les frais de repas, les cadeaux d’affaires, l’achat de produits, l’achat de fournitures, l’utilisation des cartes de paiement, et toutes les autres dépenses d’entreprise relatives au travail des employés.

Pour chaque catégorie, il faut établir budgets, plafonds et contraintes, qui seront ensuite communiqués à chaque salarié. Il s’agit ensuite de mettre un système en place qui veille à ce que la politique de dépenses est bien respectée.

Mettre en place un suivi de dépenses plus rapide et flexible

Il existe plusieurs manières de faciliter le suivi des dépenses. La digitalisation permet d’alléger la tâche comptable, et permet à l’entreprise de faire des économies d’espace.

Si les factures, reçus et notes de frais sont tous dématérialisés, ces documents sont plus faciles d’accès et peuvent être standardisés afin d’être enregistrés plus rapidement.

D’autre part, les cartes bancaires d’entreprise sont une solution de plus en plus populaire. Ainsi, les dépenses des divers départements sont effectuées directement, et ensuite enregistrées une fois le justificatif et la facture reçue, sans nécessité de remboursement ou de longues procédures. Néanmoins, il est difficile de fournir une carte de paiement à chaque employé, et des questions de sécurité se posent souvent.

Il faut donc se tourner vers des services plus flexibles.

Soldo facilite la gestion de vos dépenses professionnelles

Soldo offre une solution qui non seulement allège le processus comptable mais vous propose également des cartes de paiement qui s’adaptent aux besoins de votre entreprise en toute sécurité.

Le logiciel de Soldo enregistre toutes les dépenses en temps réel, peu importe le nombre de salariés que compte votre entreprise.

Pour chaque carte Soldo, c’est vous qui décidez du montant disponible, fixez les plafonds de paiement et les codes personnels. Vous pouvez avoir autant de cartes que d’employés, et l’application mobile permet à chacun d’enregistrer facilement les factures simplement en les prenant en photo. Découvrez ici l’offre de Soldo, vos salariés vous remercieront.

Dépenses professionnelles : le guide complet pour gérer les dépenses de l'entreprise

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Qu’est-ce qu’un compte de dépenses ?

Un compte de dépenses est utilisé exclusivement pour gérer les dépenses des employés, des entrepreneurs et des départements. Chaque compte est au nom d’une entreprise et il est financé en transférant de l’argent par virement bancaire à partir du compte principal de l’entreprise.

Qu’en est-il des frais de change ?

Nos frais de change pour les achats dans différentes devises/différents pays sont de 1 % pour les abonnements Pro et Premium et de 2 % pour Soldo Start. La plupart de nos concurrents facturent 3 %.

Soldo, est-ce une carte de crédit?

Non. Avec Soldo, vos utilisateurs ne peuvent dépenser que les fonds que vous avez transférés sur leur portefeuille. Leurs soldes sont mis à jour en temps réel et nous ne facturerons jamais d’intérêts sur les achats. Ce que vous voyez à l’écran est toujours ce qui se trouve dans votre portefeuille, en temps réel. Que ce soit la console Web ou l’application mobile Soldo, ce que vous ou vos utilisateurs voyez est toujours à jour.

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