UNIT

Découvrez comment le studio de création ‘Unit’ a amélioré la gestion de ses dépenses tout en renforçant sa sécurité.​

UNIT est un studio de création indépendant primé, qui crée du contenu pour la publicité, la télévision et le cinéma.

Ben Davis, responsable des finances chez UNIT, cherchait une alternative à la petite caisse qui lui permettrait de mieux contrôler les dépenses et le soulagerait des longues tâches administratives fastidieuses.

Découvrez comment Ben s’est entiché du rapprochement comptable automatisé et des recharges instantanées et sûres avec Soldo.

Le défi : La petite caisse entraîne une administration manuelle lourde

Quand Ben a rejoint UNIT, il a immédiatement remarqué que le studio utilisait beaucoup trop d’argent.

Les agents de production étaient chargés d’utiliser cet argent pour acheter tout ce dont leurs clients avaient besoin : café, boissons, déjeuners et autres achats nécessaires pour accueillir des personnes dans un studio.

Et bien que ces achats soient finalement facturés à leurs clients, UNIT était responsable de l’obtention des marchandises et de leur paiement initial.

Ainsi, une fois par semaine, Ben devait retirer 2 000 £ de la banque et retourner au studio avec tout cet argent en poche – craignant le pire.

Puis, il déposait cet argent dans un coffre-fort, pour pouvoir le distribuer en cas de besoin. Ce qui n’était pas sans poser de problèmes. Si Ben était absent lorsque quelqu’un avait besoin d’argent, il devait trouver un autre moyen de l’envoyer sans donner le code du coffre.

Et même les jours où Ben était au studio, comptabiliser tout cet argent était harassant.

Voici comment se déroulait ce processus :

1. Regarder combien d’argent a été utilisé et le compter.
2. Rechercher des reçus et les organiser
3. Scanner tous les reçus et les comptabiliser un par un.

Et bien sûr, bien plus souvent qu’il ne l’aurait souhaité, il constatait qu’il manquait des reçus. Chaque fois que quelqu’un oubliait d’obtenir un reçu, cet argent était perdu.

Leur façon de gérer l’argent n’était clairement pas la plus efficace. La façon dont l’équipe de vente gère ses dépenses, par exemple, en témoigne. L’équipe devait conserver les reçus jusqu’à 30 jours, puis les remettre à Ben avec un formulaire de dépenses. Ben devait scanner tout ça et l’inscrire manuellement sur un journal.

C’était beaucoup de travail de comptabilité pour une seule personne.

La solution Soldo : un moyen rapide et sûr de gérer les dépenses

L’idée de Ben d’avoir recours à Soldo a été accueillie à bras ouverts.

Les coursiers étaient heureux de ne plus avoir à compter sur l’argent liquide pour tout, et l’équipe de vente n’avait plus à se soucier de conserver les reçus jusqu’à la fin du mois – ils pouvaient les télécharger sur place.

Ben a reçu six cartes pour les coursiers, huit pour l’équipe de vente et une pour l’équipe de marketing.

Les coursiers étant ceux qui ont tendance à sortir le plus pour faire des achats, Ben a souligné l’avantage de pouvoir annuler immédiatement une carte si elle est perdue.

Lorsque les cartes ont été déployées auprès de l’équipe de vente après quelques mois, Ben a constaté encore plus d’avantages.

Puisqu’ils n’avaient plus à utiliser de cartes de crédit, l’époque des longs et fastidieux travaux manuels de comptabilité était révolue. Il fallait à Ben cinq minutes pour traiter chaque transaction de l’équipe. Ce qui prend désormais 10 secondes !L’intégration avec Xero lui a permis de gagner 45 minutes à une heure par jour sur le plan administratif. Il peut ainsi consacrer du temps à la comptabilité, au suivi des factures, à l’élaboration de stratégies et à l’établissement de budgets – autant de tâches plus importantes pour l’entreprise. Pour une équipe financière composée d’une seule personne, c’est une grande victoire.

« Ceux qui l’utilisent l’adorent – les employés n’ont qu’à cliquer sur un reçu. On ne peut pas faire plus simple. »

Ben Davis
Chef des finances

Gestion des dépenses de l’entreprise à partir d’un seul endroit

Les cartes d’entreprise ont été un point fort en faveur de Soldo. Dans une entreprise créative, les employés vont et viennent en permanence.

C’était une priorité absolue pour UNIT de disposer de cartes qui ne sont pas attribuées à une seule personne. Il n’a pas trouvé d’autre solution de gestion des dépenses qui intègre cela.

Grâce aux cartes d’entreprise, Ben a pu commander des cartes Soldo qui n’étaient pas nominatives pour les utilisateurs, mais liées au studio. Il pouvait gérer les dépenses des départements ou les dépenses plus générales comme les fournitures de bureau ou le marketing – et plusieurs utilisateurs pouvaient y accéder en cas de besoin.

Protéger l’argent de l’entreprise et responsabiliser les personnes

Ben n’a plus besoin de se promener avec un tas d’argent sur lui. Les contrôles des dépenses que Soldo inclut lui ont permis de désactiver les retraits aux guichets automatiques sur les cartes.

Il a également limité les cartes pouvant être utilisées pour les achats en ligne (si une carte est volée, il est plus facile de l’utiliser en ligne), et a défini des contrôles géographiques afin que les cartes ne soient utilisées qu’au Royaume-Uni et aux États-Unis. Si les employés se rendent dans un autre pays, il lui suffit de modifier ces contrôles géographiques pour activer les cartes à l’étranger.

Il a également remarqué que les coursiers se sentent plus responsables de leurs dépenses avec Soldo. Ils peuvent suivre et gérer leurs propres transactions sur l’application, et ne sont pas tentés de dépenser trop ou d’utiliser l’argent pour des articles personnels.

Réduire le temps d’administration grâce à l’automatisation de la comptabilité

Les coursiers peuvent prendre une photo du reçu et la télécharger sur Soldo dès qu’ils l’ont en main. Cette photo est directement transmise à Ben, ce qui lui évite de perdre beaucoup de temps à réclamer des reçus. Et même s’il n’a pas de reçu, il peut voir les détails de la transaction, comme le commerçant et le total, sur la plateforme.

Pour couronner le tout, une fois qu’une transaction est passée, il ne faut que 20 secondes à Ben pour la vérifier et la transférer à son logiciel de comptabilité pour le rapprochement comptable.

Et si l’une des cartes présente un solde faible, Ben reçoit une alerte par e-mail de Soldo. Pour s’assurer que les employés ont toujours de l’argent, il peut très facilement mettre en place des transferts automatiques.

Surveiller de près et maîtriser les dépenses

Grâce à Soldo, UNIT a trouvé un moyen sûr et pratique de gérer la petite caisse, de fixer des limites de dépenses et de réduire l’énorme quantité de temps administratif qui les freine.

Les possibilités offertes par Soldo permettent à des entreprises comme UNIT d’alléger leur comptabilité tout en leur donnant une vue complète et en temps réel de leurs dépenses. Soldo ne se contente pas de vous pousser à prendre des décisions plus judicieuses, il vous ouvre les portes d’un avenir plus radieux.