Shay Murtagh Precast

Shay Murtagh Precast est une entreprise familiale et un leader du marché dans le domaine des solutions en béton préfabriqué, avec plus de 40 ans d’expérience dans le secteur. Elle offre un service complet de conception, de fabrication, de livraison et d’installation pour les infrastructures, les services publics et les secteurs commerciaux. Tout cela est rendu possible par plusieurs filiales et 350 employés. Nous avons discuté avec Gillian Murtagh, qui cumule les fonctions de propriétaire-actionnaire, de directrice des services partagés et de directrice du marketing, pour savoir comment l’adoption de Soldo a été la première étape de la création d’une équipe financière entièrement digitalisée.

Shay Murtagh Precast a son siège en Irlande et dispose d’une installation de production de béton ultramoderne, d’une deuxième installation de production à Derby au Royaume-Uni et d’un bureau d’études spécialisé au Portugal. Parmi les projets sophistiqués auxquels elle a participé, citons le tunnel de la Tamise dans le cadre de Cross Rail, le pont Mersey Gateway à Liverpool, ainsi que la fabrication et la livraison de plus de 1000 poutres de pont à Aberdeen dans le cadre de la route périphérique d’Aberdeen. L’entreprise s’est beaucoup développée au cours de la dernière décennie, et le nombre d’employés voyageant à travers l’Europe a augmenté – donnant à l’équipe financière la tâche impossible de gérer un trop grand nombre de cartes de crédit et des montagnes de notes de frais chaque mois.

« La gestion des dépenses, qui, auparavant, aurait pris une semaine par mois à notre équipe financière, ne prend plus qu’une demi-journée grâce à Soldo »

– Gillian Murtagh, CEO

Les conséquences des cartes de crédit

La croissance de Shay Murtagh Precast, et la nature de son travail, l’ont inévitablement amenée à se développer au-delà des frontières. Pourtant, avant Soldo, leur système de gestion des dépenses des employés n’était pas adapté à la nature de leur travail ni à la rapidité de leur croissance.

Les employés utilisaient des cartes de crédit pour payer leurs déplacements, réserver des hôtels et des voitures de location, et pour toute autre obligation.

Mais ce n’était pas le seul souci ; puisque les employés voyageaient d’Irlande au Royaume-Uni, au Portugal, en Espagne et en Allemagne, ils passaient également de l’euro à la livre sterling. Et comme les frais de conversion de devises des cartes de crédit sont très élevés, les employés avaient différentes cartes de crédit pour différentes devises. De plus, certains employés travaillaient pour plus d’une partie du groupe et avaient besoin de cartes de dépenses distinctes pour chacune des filiales pour lesquelles ils travaillaient. Dans certains cas, un seul employé pouvait avoir jusqu’à quatre cartes de crédit de l’entreprise.

On peut facilement imaginer le mal que cela représentait pour l’équipe financière. Il leur fallait une semaine par mois rien que pour rechercher et trier les reçus de transaction provenant de différentes méthodes de paiement et devises sur plusieurs sites – et souvent de différentes banques !

Gillian et les autres actionnaires n’arrivaient pas à comprendre pourquoi ils avaient autant de cartes de crédit, pourquoi ils traitaient avec autant de banques, et comment ils en étaient arrivés là.

Elle a donc cherché des alternatives plus modernes. Ils voulaient une solution qui simplifie leurs dépenses et les approches de fin de mois, qui soit pratique pour les voyages, qui accepte plusieurs devises et qui serve rapidement le personnel en cas d’urgence.

Ils voulaient également un moyen de garantir que les employés enregistreraient leurs reçus et téléchargeraient les informations en temps voulu. Il est nécessaire d’avoir des reçus pour récupérer la TVA, mais les rechercher manuellement prenait trop de temps et était source d’erreurs.

« Notre plus gros problème était l’enregistrement des reçus. Nous pouvons demander le remboursement de la TVA, mais pas sans le reçu. Soldo a considérablement réduit le temps nécessaire à cette tâche. »

Et après avoir rassemblé et organisé les reçus, ils devaient encore créer manuellement des feuilles Excel et y saisir toutes les données.

C’en était trop.

Gillian a trouvé Soldo en effectuant une recherche rapide sur Google. Ils n’avaient besoin de cartes de crédit que pour faciliter les transactions, plutôt que d’accéder au crédit, donc une solution prépayée associée à une analyse puissante faisait sens. L’adoption de Soldo a permis d’aller plus loin, l’équipe financière étant désormais plus ouverte à l’essai de nouvelles technologies », nous dit Gillian.

Soldo : l’alternative plus efficace

La décision d’abandonner les cartes de crédit au profit d’une solution de carte prépayée n’a pas seulement aidé Shay Murtagh Precast à résoudre ses problèmes, elle a également permis de repenser le rôle de l’équipe financière et de moderniser sa politique de dépenses.

L’adoption de Soldo a été rapide, et ce qui prenait auparavant une semaine à l’équipe financière pour se mettre en ordre, ne lui prend plus qu’une demi-journée par mois. Ils se connectent à Soldo une fois par semaine et exécutent les rapports pour surveiller de plus près les dépenses.

Et comme les employés peuvent simplement prendre une photo du reçu et la transférer dans l’application au moment de l’achat, il n’est plus nécessaire de rechercher les reçus. Par conséquent, ils font davantage de travail à forte valeur ajoutée.

Au bureau, ils ont adopté la sécurité et la facilité des cartes virtuelles Soldo. Nous avons réalisé qu’avec Soldo, nous n’avions pas besoin de cartes physiques pour acheter ou faire des choses en ligne.

Par exemple, les trois personnes du service des achats partagent une carte virtuelle, car la plupart d’entre elles achètent en ligne ou par téléphone.

Ce qui a le plus surpris Gillian – au-delà de la flexibilité des cartes prépayées et de l’élément de suivi des reçus – c’est la transparence et la visibilité que permet Soldo. L’équipe peut suivre les dépenses des employés en temps réel via la console Web, ce qui élimine les mauvaises surprises à la fin du mois.

Cela a changé la façon de voir les dépenses : l’équipe financière partage les données relatives aux dépenses de chaque carte avec le reste du personnel, afin de pouvoir comparer les chiffres entre différentes équipes ou personnes. (Ce qui, il est vrai, peut les faire culpabiliser, mais au moins ils ne dépensent pas trop).

La sécurité de l’utilisation des cartes prépayées, qui est supérieure à celle des cartes de crédit, permet également d’acheter auprès d’un plus grand nombre de fournisseurs :

« Nous avons commencé à acheter directement auprès d’Alibaba. Mais si vous payez par l’intermédiaire d’une banque, il y a beaucoup de questions de sécurité. Le concept des cartes prépayées Soldo nous a permis d’engager et de sécuriser une toute nouvelle chaîne d’approvisionnement ».

Gillian nous a également fait part de son appréciation de notre support client. L’une des meilleures fonctions est la boîte de discussion de l’assistance clientèle. Si j’ai un problème, ils répondent littéralement en quelques minutes.’ Nous sommes tout simplement heureux d’aider.