Magellan Management Consulting

Magellan Management Consulting (MMC), société de gestion maritime de yachts, offre tous les services liés à l’achat d’un bateau, qu’il s’agisse de préparer à l’enregistrement ou l’équipement du navire, veiller à la maintenance ou répondre aux besoins du personnel qui travaille sur le bateau. Les partenaires de l’entreprise sont nombreux et les dépenses imprévues ne sont pas rares ! Arnaud, administrateur délégué pour MMC, nous explique pourquoi suivre et maîtriser les dépenses de façon quasi immédiate est indispensable, mais pourtant pas toujours évident en raison de son activité.

Suivre sa trésorerie de près : un indispensable pour tout entreprise

Dans le domaine du Yachting, l’activité connait des pics saisonniers et la gestion des dépenses est d’autant plus complexe lorsque la flotte est grande, que les activités sont diverses et que le nombre de partenaires est élevé. C’est le cas de la société Luxembourgeoise qui emploie 49 personnes, a des navires répartis en Europe, principalement en Espagne, Italie, France, et Grèce, et aussi une antenne en Floride.

L’important dans notre métier, c’est le contrôle des dépenses pour pouvoir faire très rapidement des reportings […] Tout chef d’entreprise doit connaître au jour le jour ce qui est dépensé

Arnaud, le Managing Director indique

Ravitaillement, maintenance, paiement des fournisseurs, quelques retraits cash et autres postes de dépenses, ont ainsi rapidement obligé MMC à revoir sa façon de fonctionner, pour assurer au mieux la réalisation et la traçabilité des dépenses liées à son activité.

Maîtriser son budget, organiser les dépenses et améliorer la gestion comptable

La difficulté principale était jusqu’alors d’identifier les dépenses réalisées par navire et de fournir des reportings aux armateurs au jour le jour pour un meilleur suivi de leurs objectifs et une tranquillité d’esprit. MCC a donc essayé plusieurs solutions de banques traditionnelles ou digitales mais toutes avaient leurs limites. Arnaud constate très vite les difficultés, qu’elles incombent aux virements chaque fois qu’il faut créditer les cartes ou à l’analyse des flux de trésorerie, les reportings n’étant fournis qu’en fin de mois. Cela rendait impossible l’organisation des besoins des navires.A

Nous ne pouvons pas, pour chacune des dépenses qui sont liées directement au navire, faire tout le temps des virements, sinon il nous faudrait une personne dédiée aux virements

De plus, lors de l’arrivée d’un nouvel armateur, les processus lourds et rigides des banques rendaient difficile l’ouverture d’un nouveau compte et par la suite, bien que les cartes de crédit permettaient de mettre un plafond de dépenses, cela ne permettait pas d’avoir un contrôle au jour le jour sur les dépenses.

Un besoin de flexibilité et de contrôle en temps réel.

Ce manque de contrôle, de flexibilité et de services à pousser la société MMC à chercher une alternative, Arnaud explique comment il a commencé à utiliser les cartes Soldo :

On a un cycle de dépenses en fonction de la taille du bateau et en fonction de là où sera le bateau. On a recherché la possibilité d’une carte de débit immédiat, sur laquelle on met de l’argent pour faire circuler le navire, tout en contrôlant le flux de trésorerie.

Arnaud, MMC

Après avoir commencé avec 2 cartes test, MMC utilise aujourd’hui 13 cartes Soldo, dont 11 utilisés par les capitaines répartis en Europe et 2 à la direction. MMC dispose ainsi d’un contrôle journalier des dépenses et d’une visibilité claire liée à chaque navire.

Soldo nous a permis d’améliorer le flux de trésorerie nécessaire pour les navires, d’avoir une réactivité sur les reportings, mais aussi offrir un service immédiat aux besoins de nos clients.

Arnaud témoigne

Les armateurs des navires MMC peuvent mieux maîtriser la façon dont ils dépensent l’argent depuis leur application mobile et Arnaud, depuis la plateforme Soldo, définit les plafonds pour chaque carte de paiement, et choisi les limitations géographiques pour contrôler les dépenses de chaque navire. en temps réel et obtenir des rapports avancés par période et type de dépenses.

Pour Arnaud, la plateforme d’automatisation des paiements et des dépenses Soldo s’est révélée être un outil facile d’utilisation, dont l’usage a pu être intégré avec aisance au logiciel comptable Sage. La société a ainsi pu changer sa façon de faire et améliorer son quotidien, sans bousculer pour autant ses habitudes.

Aujourd’hui MMC continue de se développer sur de nouveaux marchés et réfléchit à l’implémentation de cartes de paiement pour le carburant par le biais de Soldo.