Le Marché Moderne

Après 3 ans d’existence en Angleterre sous le nom commercial « The Modern Milkman », le Marché Moderne débarque en France avec pour mission de continuer à livrer des produits frais et sans emballages plastiques aux consommateurs soucieux de leur hygiène et de la planète.

Depuis son lancement en 2018, le Marché Moderne s’est donné pour mission de réduire les déchets plastiques en organisant des tournées de collecte et de livraison de lait locales à travers le Royaume-Uni. Ce qui a commencé avec un groupe d’amis s’est rapidement transformé en une entreprise florissante qui livre des produits à des milliers de clients. Malgré la nostalgie qui l’anime, l’entreprise a une approche d’abord numérique de la finance. Son contrôleur financier, Marlow Upton, nous explique comment il a utilisé Soldo pour soutenir sa croissance au cours de l’année écoulée.

La demande pour les services de livraison est montée en flèche en 2020, faisant du Marché Moderne une success-story durant la pandémie du COVID-19. Leur croissance rapide nécessitant une aide supplémentaire, la gestion des dépenses est devenue plus difficile. Les cartes de crédit ne pouvaient plus servir l’ensemble de l’entreprise ; il y avait des problèmes de sécurité, les procédures de rapprochement étaient un cauchemar et l’utilisation d’argent liquide était dangereuse. Ils devaient également fournir aux employés un moyen d’accéder aux fonds et de rendre compte de leurs dépenses, mais seule une solution flexible et virtuelle pouvait répondre à ce besoin.

« Avec Soldo, nous pouvons fournir des cartes aux employés sans nous en inquiéter. Les cartes de crédit sont une perspective angoissante, car il y a toujours une carte en circulation qui peut nous coûter des milliers. Grâce à Soldo, nous pouvons disposer de cartes dans l’ensemble de l’entreprise ».

Briser les chaîne des cartes de crédit

Lorsque la pandémie a éclaté, le Marché Moderne était en pleine croissance. Comme pour de nombreux services de livraison, l’arrêt des activités à l’échelle mondiale s’est avéré être une aubaine, faisant ainsi quadrupler les revenus mensuels de l’entreprise presque du jour au lendemain.

Les entreprises qui ont poursuivi leurs activités tout au long de la pandémie ont eu pour première réaction, au début du confinement, de ne plus utiliser d’argent liquide. C’est ainsi que la plupart des employés ont commencé à régler personnellement leurs frais professionnels, et cela a cessé d’être viable.

Ils avaient quelques cartes de crédit classiques, mais ils ne pouvaient pas les faire circuler dans l’entreprise. « Le problème des cartes de crédit, c’est qu’on a tendance à ne les donner qu’aux cadres supérieurs », explique Marlow. La sécurité, en particulier, est assez difficile à gérer.

Mais ce n’est ni le seul ni le plus gros problème que Marlow a rencontré avec ce mode de paiement.

Marlow est responsable de la gestion financière de l’entreprise. Ses tâches consistent notamment à établir des rapports, à gérer les cartes de crédit ainsi que les dépenses mineures, à établir des prévisions, etc. Selon lui, « les cartes de crédit classiques sont assez difficiles à gérer », et le rapprochement est « généralement la chose la plus difficile à faire » à la fin du mois.

Le processus traditionnel consiste à imprimer et à remettre à un employé une fiche sur laquelle il doit noter ses dépenses. Vous récupérez la fiche deux jours plus tard, et vous saisissez ces détails afin de pouvoir les comparer au relevé de carte de crédit du mois en cours.

Pour obtenir toutes les données et comprendre comment et où l’argent a été dépensé, il y a des obstacles à franchir : les cartes sont partagées entre plusieurs employés sans qu’il y ait de vue d’ensemble de ce qui a été dépensé, et l’on finit par courir après les gens pour obtenir des reçus.

Il y a aussi le risque d’atteindre le plafond de dépenses avec une carte de crédit. Par exemple, un informaticien du Marché Moderne ne pouvait pas acheter un grand nombre d’ordinateurs portables en un mois sans que cela soit le cas.

Leur expansion vertigineuse nécessitait donc une solution plus flexible pour les aider à gérer les dépenses de l’ensemble de l’entreprise – une solution qui pouvait également s’adapter à leur croissance.

Contrôler les dépenses et responsabiliser le personnel

Une fois Soldo déployé dans toute l’entreprise, celle-ci a pu pour la première fois distribuer des cartes à chaque membre du personnel. Cette initiative a profité aussi bien aux chefs de service qu’aux jeunes employés.

Prenons cet exemple : dans le passé, le responsable du marketing avait une carte de crédit à son nom. Mais il confiait généralement cette carte à un jeune cadre pour qu’il couvre ses propres dépenses. Ensuite, le jeune cadre devait noter les informations relatives à ses transactions et les transmettre.

Grâce à Soldo, ce processus appartient au passé.

L’équipe financière peut attribuer des cartes à certains employés, et les recharger si nécessaire quand le solde est à zéro . Cela élimine des étapes dans le processus de dépense, ce qui permet à chacun d’économiser du temps et des efforts.

Les employés sont donc responsables de leurs dépenses car ils peuvent les suivre sur l’application Soldo, et disposent désormais d’une ligne de contact directe avec l’équipe financière.

L’entreprise a constaté que nos cartes virtuelles répondaient mieux à ses besoins que les cartes en plastique. Elles remplissent la même fonction, mais sont plus sûres et plus respectueuses de l’environnement, ce qui correspond à la mission du Marché Moderne

« Ce qu’il y a de bien avec Soldo, c’est que nous pouvons distribuer un grand nombre de cartes virtuelles à de nombreux utilisateurs et les gérer de manière ad hoc ».

Contrairement à ce qui se passe avec les cartes de crédit, ils peuvent désormais suivre les dépenses en temps réel, modifier les limites de la carte comme bon leur semble et obtenir instantanément des informations très détaillées sur les transactions.

De surcroît, la fonctionnalité de change offerte par Soldo facilite les achats et les abonnements aux logiciels dont ils ont besoin, dont la moitié est facturée en USD.

Se développer grâce à l’automatisation intelligente des finances

Avec Soldo dans leur arsenal financier, Marlow et son équipe ont beaucoup moins de tâches administratives qu’avant à la fin du mois, les managers n’ont pas à s’inquiéter et les employés se sentent responsabilisés.

L’intégration de Soldo à Xero, le logiciel de comptabilité utilisé par le Marché Moderne, était indispensable. Grâce à cette intégration, ainsi qu’à la fonction de marquage automatique et à la gestion des reçus numériques, le traitement des transactions est devenu plus rapide et totalement indolore. Les détails des transactions sont directement transmis au logiciel de comptabilité et sont associés instantanément aux reçus et aux catégories correspondants, le tout saisi dans Soldo.

« Soldo est beaucoup plus efficace pour nous. Il y a beaucoup moins de gestion en arrière-plan ».

Le passage à un système automatisé a certainement facilité le travail de l’équipe Finance : les rappels automatiques évitent aux employés d’oublier d’envoyer leurs reçus lorsqu’ils utilisent une carte, et les recharges automatiques permettent aux quelques employés qui doivent utiliser régulièrement des cartes de ne jamais être à court d’argent.

Grâce à Soldo, la gestion des dépenses a massivement diminué sur la liste des préoccupations. Il faut à Marlow et à un autre collaborateur environ 20 minutes par mois chacun pour gérer les dépenses par carte – alors que, dans d’autres entreprises, une personne travaille à plein temps rien que pour rapprocher le même nombre de cartes de crédit.

« Pour moi, l’option la plus intéressante est le suivi. » Grâce à la visibilité que leur offre Soldo, ils savent maintenant exactement comment l’argent de la société est dépensé.

Ils bénéficient surtout de davantage de contrôle et de souplesse pour accompagner leur croissance sans avoir à se soucier de changer d’outil lorsque l’entreprise grandira.

« Soldo est un outil évolutif, qui évolue avec l’entreprise. Même si nous avions 80 cartes, je pense que nous serions capables de les gérer aussi facilement que les 20 cartes que nous avons actuellement ».

Et avec leur récente expansion, la possibilité d’utiliser la plateforme Soldo sur l’ensemble des entités de l’entreprise et de pouvoir équiper les nouveaux collaborateurs sur les nouveaux sites rend la gestion de ses dépenses multi-pays et multi-devises beaucoup plus simple.

Aujourd’hui l’entreprise compte plus de 200 employés basés au Royaume-Uni et déploie son activité en Europe en commençant par la France, la Belgique et prochainement l’Allemagne. L’objectif en France est d’avoir 30 personnes d’ici la fin de l’année.

Avec toujours plus de consommateurs soucieux de mieux consommer, c’est sans aucun doute que le Marché Moderne rencontrera le même succès que celui rencontré au Royaume-Uni, sous sa marque ‘The modern Milkman’.