Labforward, une start-up spécialisée dans les logiciels pour laboratoires, développe des systèmes d’exploitation pour les laboratoires du futur. En associant données, appareils et chercheurs, les documentations réalisées autrefois manuellement sont remplacées par des enregistrements numériques. En résumé : ce qui nécessitait jusqu’à présent un stylo et du papier est désormais accompli de manière plus qualitative, plus sûre et plus rapide grâce au numérique.
À l’instar de Soldo, Labforward remplace les tâches manuelles répétitives par des processus numériques automatisés, moins susceptibles de générer des erreurs. Il était donc évident pour Labforward de miser également sur de tels processus pour ses propres dépenses d’entreprise, et de diminuer ainsi dans le même temps les risques d’erreurs.
La voie vers l’automatisation des dépenses
En 2020, à l’occasion d’une phase de croissance, Labforward a recruté de nombreux collaborateurs. Mais, du fait de cette évolution, bon nombre des anciens processus se sont alors révélés trop chronophages, non fiables et tout simplement dépassés. Le nombre des transactions mensuelles avait tellement augmenté à l’époque, en particulier pour la gestion des dépenses, des équipements informatiques, des abonnements logiciels et des dépenses marketing, qu’une solution plus adaptée s’imposait.
Nous avons alors initié un projet visant à permettre à chacun de nos collaborateurs d’effectuer, de manière contrôlée, des dépenses.
Plusieurs objectifs ont été fixés dans ce cadre :
- Décharger le plus possible le personnel administratif, en donnant la possibilité aux collaborateurs de décider eux-mêmes quels achats doivent être effectués et de mettre ces décisions en œuvre.
- Allouer aux collaborateurs un budget trimestriel pour les achats et le développement personnel.
- Pouvoir mieux surveiller les budgets des différents départements.
- Bénéficier d’une vue plus précise et plus rapide des dépenses au niveau du département Finances.
Les fonctionnalités Soldo utilisées par Labforward
Labforward utilise les cartes de paiement intelligentes de Soldo, associées à la plate-forme numérique de gestion des dépenses, pour différentes applications.
Dès qu’un nouveau collaborateur débute chez Labforward, ce dernier se voit attribuer une carte de paiement Soldo personnelle. Chaque trimestre, il dispose ainsi automatiquement d’un budget qu’il peut utiliser pour la formation, le développement continu et d’autres dépenses. En encourageant nos collaborateurs dans cette voie, ces derniers sont impliqués dès le début dans l’entreprise et peuvent choisir en toute autonomie ce qui est utile au développement de leurs compétences professionnelles et personnelles.
L’entreprise ne disposant pas encore d’un département Achats propre, nos collaborateurs ont également la possibilité d’utiliser la carte Soldo pour accéder à d’autres outils et budgets de projets. À cette fin, les budgets sont redistribués de manière flexible sur les cartes, permettant ainsi de décharger le personnel administratif de tâches auxquelles il devrait sinon contribuer.
En plus des cartes personnelles des collaborateurs, Labforward a également recours à un certain nombre d’autres cartes rattachées à des départements ou à des projets :
- Une carte pour les abonnements logiciels et les adhésions
- Une carte pour l’organisation d’événements sociaux d’entreprise
- Une carte pour les frais de déplacement
- Une carte pour le département Marketing
- Une carte pour le pôle recrutement et l’embauche de personnels
Des cartes virtuelles à usage unique sont en outre utilisées pour des achats occasionnels, n’entrant pas dans les grilles prédéfinies.
Dans l’étape suivante, l’objectif est de pouvoir établir des rapports financiers pour les différentes catégories, afin de pouvoir tirer des conclusions encore plus pertinentes et d’identifier plus rapidement les problèmes dans les différents secteurs.
La mise en œuvre
Le lancement n’a posé aucune difficulté. En tant qu’entreprise dynamique et férue de technologie, nos collaborateurs sont généralement extrêmement favorables aux technologies et aux approches innovantes. Ces derniers ont grandement apprécié le fait que nous leur accordions notre confiance et qu’ils puissent décider de manière autonome des achats à effectuer.
« Nous sommes une entreprise jeune et innovante. Nos collaborateurs ont accueilli Soldo de manière extrêmement positive et ont adopté cette solution sans aucune difficulté. », explique Kathrin Singer, Directrice financière de Labforward.
En tant que Directrice financière, Kathrin Singer est en charge de tâches très diverses dans le domaine financier, du bilan annuel jusqu’aux budgets en passant par les prévisions. Elle ne peut donc pas se permettre de perdre du temps dans des opérations inutiles !
« La solution Soldo, c’est-à-dire la combinaison des cartes de paiement pour l’ensemble des collaborateurs et de la plateforme côté Finances, constitue un bon moyen de se décharger ! Mais cela ne se limite pas au domaine financier. Soldo permet également de réduire au maximum les tâches administratives. »
Kathrin Singer, Directrice financière chez Labforward
De plus, aucun domaine ne bloque les autres équipes dans leur travail. Les achats peuvent ainsi être effectués avec souplesse et sans bureaucratie inutile, ce qui permet de soutenir l’entreprise sur le chemin de la croissance.
Deux ans plus tard…
Deux ans plus tard, l’équipe de Labforward a grandi, et avec elle, la gestion des dépenses. Au cours de cette période, de nouvelles fonctionnalités ont été adoptées avec reconnaissance, comme les cartes virtuelles à usage unique, lesquelles sont arrivées à point nommé en ces temps de pandémie.
Sur un mois, Labforward effectue entre 70 et 80 transactions. Si, pour effectuer ces opérations, il fallait faire circuler les cartes de crédit des différents départements, saisir manuellement les reçus, rembourser les frais aux collaborateurs ou remettre des espèces, la question des dépenses constituerait un défi bien plus important à relever.
Une utilisation convaincante, à propos de laquelle Kathrin Singer déclare en conclusion : « Les cartes Soldo sont une solution qui fonctionne tout simplement parfaitement ! »
Les plans pour le futur
Labforward a connu une forte croissance au cours des dernières années et a également des objectifs d’évolution ambitieux pour l’avenir. Le nombre de collaborateurs devrait par exemple croître de 35 % en 2022. Mais quel que soit le niveau de croissance, nous pouvons avoir la certitude qu’avec Soldo, Labforward aura à ses côtés un partenaire solide, capable de suivre le rythme de cette croissance.
