Coffee #1

Coffee #1 est une chaîne de cafés britannique qui a vu le jour à Cardiff en 2001. Depuis, elle s’est développée, s’implantant dans plus de 100 sites à travers l’Angleterre et le Pays de Galles. En 2019, Caffè Nero a par ailleurs acquis une participation majoritaire dans l’entreprise. Shelley Wadey, responsable des finances, et Helen Byrne-Evans, responsable de l’amélioration des bénéfices, nous expliquent comment elles ont eu recours à Soldo pour opérer des changements quand la COVID-19 les a contraintes à délaisser l’utilisation de l’argent en espèce.

Lors de l’apparition de la pandémie, Coffee #1 a abandonné l’argent liquide afin de créer un environnement plus sûr, pour ses employés comme ses clients. Cela impliquait de mettre à la banque les fonds de caisse de leurs magasins et de n’accepter que les paiements par carte. Mais ces mesures ont généré un problème involontaire : les employés des magasins utilisaient les fonds de caisse pour effectuer des achats d’urgence. Comme le magasin ne conservait plus d’argent liquide, il fallait trouver un nouveau moyen de gérer la caisse.

« Soldo a nettement facilité le contrôle des dépenses. Avant, je pouvais vérifier environ 10 % des reçus, maintenant je peux en vérifier 100 % »

— Helen Byrne-Evans, responsable de l’amélioration des bénéfices chez Coffee #1

Le défi : remplacer la petite caisse rapidement sur 100 points de vente

Bien que la plupart des dépenses de Coffee #1 soient commandées à l’avance et facturées, il arrive qu’un fournisseur n’envoie pas les marchandises ou que les magasins soient pris de court.

Avant que Coffee #1 ne commence à utiliser Soldo, ces coûts étaient couverts par de l’argent liquide provenant directement de la caisse. Les employés devaient alors scanner et télécharger les reçus sur un serveur, mais oubliaient parfois de le faire. Et lorsque cela arrivait, il était impossible pour l’équipe financière de savoir quel montant avait été dépensé ni pour quelle raison.

Ce processus était non seulement frustrant et manuel, mais il posait également de nombreux problèmes de visibilité et de reporting. Helen, qui travaille en étroite collaboration avec les magasins, déclare : « Il était très difficile de contrôler les dépenses et de savoir si le montant dépensé était correct. »

L’équipe financière de Coffee #1 songeait déjà à trouver un meilleur moyen de gérer les dépenses, mais l’idée semblait toujours reléguée au second plan. Puis vint la COVID-19.

Helen et Shelley devaient trouver une solution rapide et dématérialisée pour que les magasins aient accès à l’argent dont ils avaient besoin. Le système numérique de gestion des dépenses qui n’était qu’une éventualité est devenu une priorité absolue.

La solution : Les cartes prépayées de Soldo

Heureusement, la société mère Caffè Nero avait déjà connu une expérience positive en essayant Soldo dans l’un de ses établissements pour s’affranchir de l’argent liquide. Il a donc été décidé de participer à un essai de trois mois.

Il était crucial d’obtenir l’adhésion de chaque magasin, et le déploiement a été bien accueilli par le personnel. Même les directeurs de magasin les moins technophiles, qui étaient initialement sceptiques, ont été conquis par la facilité d’utilisation de Soldo.

Le personnel peut désormais effectuer des achats d’urgence en toute sécurité et l’équipe financière peut facilement envoyer de l’argent aux magasins en cas de besoin. Peu de temps après la mise en œuvre de Soldo, Helen et Shelley ont réalisé que les avantages allaient au-delà de la simple suppression de l’argent en espèce.

Les résultats : une surveillance et un contrôle complets des coûts

L’équipe financière peut suivre les dépenses sur les cartes Soldo avec beaucoup plus de précision qu’elle ne pouvait le faire avec de l’argent liquide. Alors qu’Helen ne pouvait auparavant vérifier qu’un reçu sur dix pour s’assurer de la pertinence des dépenses, elle peut désormais voir chaque transaction en temps réel.

Les règles de dépenses intégrées à Soldo ont permis à l’équipe financière d’obtenir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses ; deux aspects que l’entreprise souhaitait améliorer depuis longtemps, sans toutefois y parvenir auparavant. Les directeurs de magasin subissent aussi moins de pression en n’ayant plus à faire respecter les règles de dépenses de la petite caisse par le personnel.

« Avant, les employés dépensaient de l’argent et demandaient l’autorisation après coup. Soldo nous donne le contrôle en amont. »

— Shelley Wadey, responsable des finances chez Coffee #1

Soldo est particulièrement efficace à la fin du mois, lorsque l’équipe rend compte des soldes de trésorerie et des soldes bancaires dans l’ensemble de l’entreprise. Shelley peut jeter un coup d’œil rapide à l’application Soldo pour voir exactement combien d’argent se trouve sur chacune des 100 cartes et plus attribuées aux magasins et au principal portefeuille de l’entreprise. Elle peut aussi facilement intégrer ces informations dans un rapport – un contrôle des dépenses essentiel, pour une entreprise du secteur tertiaire et a fortiori quand elle cherche à se remetre d’une periode de crise.

L’essai initial s’est donc transformé en un engagement à plus long terme, et Coffee #1 cherche déjà des moyens d’étendre l’utilisation de Soldo à toute l’entreprise. Le siège social dispose désormais de sa propre carte Soldo, utilisée pour commander des marchandises en ligne ou effectuer des achats urgents.