La carte bleue prépayée améliore la gestion des frais professionnels

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Les notes de frais représentent un véritable casse-tête à la fois pour votre service comptabilité et pour vos employés. En effet, selon une étude récente, un salarié ayant rempli au moins une note de frais au cours de l’année 2019 a dépensé 2 456€ en moyenne, pour 53 dépenses. Que ce soit en frais d’équipement, de restauration, de carburant ou d’hébergement, la gestion et le traitement des frais professionnels représentent un investissement de temps considérable pour les entreprises.

Heureusement, il existe une solution permettant de simplifier les procédures liées à cet aspect essentiel de la gestion de votre entreprise. Il s’agit de la carte bleue prépayée. De plus en plus appréciée par les particuliers, elle fait désormais son apparition dans les entreprises françaises. Tour d’horizon de la question.

Qu’est-ce qu’une carte bleue prépayée ?

Contrairement à une carte bleue classique, une carte bleue prépayée n’est pas associée à un compte courant. En conséquence, afin de pouvoir l’utiliser en tant que mode de paiement, il est nécessaire de la créditer en amont. Ce type de carte présente certains avantages : elle permet de limiter les dépenses et mieux gérer ces dernières.

Désormais, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à se tourner vers l’option carte bleue prépayée. En effet, celles-ci sont particulièrement pertinentes en ce qui concerne la gestion des dépenses et des frais professionnels.

Prenons l’exemple d’un commercial qui part en déplacement professionnel : au lieu d’avancer ses frais de carburant, de parking, de restauration et d’hébergement sur fonds propres, il peut tout simplement utiliser la carte mise à sa disposition par son employeur. De plus, la gestion des notes de frais est considérablement facilitée : plus besoin de conserver et de traiter des liasses de reçus papier !

Le fonctionnement d’une carte bancaire prépayée

Partons à la découverte de comment marche une carte prépayée d’entreprise. En réalité, il n’y a rien de bien compliqué : il s’agit d’une simple carte de paiement. La principale différence réside dans le fait qu’en utilisant ce type de carte, le salarié peut dépenser uniquement les fonds qui lui ont été alloués. En effet, la plupart des cartes prépayées d’entreprise permettent au responsable de fixer (et de modifier si besoin) un plafond que l’employé ne peut dépasser. Si ce plafond est atteint, la carte est bloquée.

À l’image des autres cartes bancaires, la carte bleue prépayée peut être utilisée aussi bien dans les magasins physiques qu’en ligne. Selon le fournisseur, elle peut également être matérielle ou virtuelle.

Pourquoi utiliser une carte bleue prépayée en entreprise ?

La réponse est plutôt simple : parce que celle-ci vous permet de simplifier et d’optimiser la gestion des frais professionnels tout en facilitant la tenue de votre comptabilité. Votre service financier n’est plus contraint de traiter une par une les notes de frais et les reçus qui les accompagnent. En effet, en fonction de la carte choisie, vous avez la possibilité de suivre les dépenses de vos collaborateurs en temps réel et d’exporter les rapports vers votre logiciel de comptabilité. Cela représente un gain de temps considérable.

Sachez que la carte prépayée n’est pas réservée uniquement aux entreprises ayant des centaines de salariés. En effet, elle représente également une solution intéressante pour les TPE et PME, comme pour les entrepreneurs et travailleurs indépendants qui souhaitent consacrer davantage de temps au développement de leur activité qu’à sa gestion quotidienne.

Dans la mesure où les besoins varient en fonction de la taille et du secteur d’activité de l’entreprise, il est important de trouver un fournisseur de carte prépayée proposant différentes formules. Ceci vous permettra de trouver celle qui est le mieux adaptée à vos exigences.

Carte bleue en entreprise : les principaux avantages

Vous l’aurez compris : la carte bleue prépayée présente de nombreux atouts au niveau de la gestion quotidienne de votre entreprise, mais pas seulement. En effet, celle-ci facilite la vie de l’ensemble de votre équipe, qu’il s’agisse de vos salariés, de votre service financier, ou de votre comptable.

Vos employés ne doivent plus avancer les frais

Pour les salariés régulièrement en déplacement, tels que les commerciaux, les notes de frais peuvent atteindre des sommes très élevées, parfois même supérieures à leur salaire mensuel. L’attente du remboursement peut donc devenir problématique, d’autant plus lorsque celui-ci n’est prévu qu’une fois par mois. Dans ce cas, la carte bleue prépayée devient une option intéressante.

En effet, le salarié n’a plus besoin d’avancer les frais, puisqu’il est en mesure de les régler directement par la carte bleue prépayée. De plus, lorsque la carte est accompagnée d’une application mobile, l’employé peut tout simplement photographier le justificatif papier et saisir les informations relatives au paiement. Ainsi, il évite de perdre du temps en remplissant des notes de frais (20 minutes en moyenne par document, tout de même !).

Une gestion facilitée pour votre service financier

En adoptant la carte bleue prépayée, vous rendrez par la même occasion service à votre pôle financier. En effet, le traitement et la validation des notes de frais peuvent représenter une perte de temps considérable pour vos collaborateurs. Et c’est sans parler des dépenses dont les justificatifs ont été égarés. De plus, une carte prépayée vous permet de bénéficier d’une vue en temps réel sur les dépenses de vos employés. Vous avez également la possibilité de réapprovisionner la carte en quelques clics en fonction des besoins.

Un gain de temps en comptabilité

Par la même occasion, la carte bancaire prépayée présente de nombreux avantages en ce qui concerne la comptabilité. Si vous optez pour une carte avec intégration à une solution de gestion des frais, les dépenses et justificatifs sont centralisés et envoyés directement à votre logiciel comptable ou ERP. Cela peut représenter un gain de temps considérable, surtout dans les entreprises de taille importante.

Essayez par vous-même

La carte bleue prépayée, ce n’est pas que pour les particuliers. Elle représente également une solution intéressante pour les grandes entreprises, les PME/TPE et même les entrepreneurs et travailleurs indépendants. Soldo propose une gamme de cartes prépayées avec une solution de gestion des frais clés en main à partir de 5€ par mois seulement. Découvrez nos solutions dès maintenant !

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Raphael Libert, Tipik
Directeur IT

Avec une carte bleue classique, il y a un délai de deux ou trois jours avant qu’un mouvement n’apparaisse sur le relevé de compte. Avec Soldo, tout est beaucoup plus sécurisé. Le responsable régional peut ouvrir…”

Arnaud Lhuillier
Responsable comptabilité

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Foire Aux Questions

Qu’est-ce qu’une carte bleue prépayée ?

Contrairement à une carte bleue classique, une carte bleue prépayée n’est pas associée à un compte courant. En conséquence, afin de pouvoir l’utiliser en tant que mode de paiement, il est nécessaire de la créditer à l’avance.

Comment fonctionne une carte bleue prépayée ?

Les cartes bleues prépayées d’entreprise permettent au responsable de fixer (et de modifier si besoin) un plafond que l’employé ne peut dépasser. Si ce plafond est atteint, la carte est bloquée. C’est donc une solution sécurisée contre toutes formes de fraudes.

A qui s’adresse la carte bleue prépayée ?

La carte bleue prépayée, ce n’est pas que pour les particuliers. Elle représente également une solution intéressante pour les grandes entreprises, les PME/TPE et même les entrepreneurs et travailleurs indépendants.

Pourquoi utiliser une carte bleue prépayée en entreprise ?

La réponse est plutôt simple : parce que celle-ci vous permet de simplifier et d’optimiser la gestion des frais professionnels tout en facilitant la tenue de votre comptabilité.