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Carte bancaire rechargeable et carte affaires: comparaison et conseils pour votre entreprise
La carte bancaire rechargeable et la carte affaires représentent deux solutions de gestion des frais pro. Laquelle convient le mieux à votre entreprise ?
La gestion des notes de frais liés aux déplacements et repas d’affaires peut représenter un véritable casse-tête comptable et financier. Selon une étude, chaque note demande un temps de traitement de 20 minutes, ce qui équivaut à une dépense de 53€.
Heureusement, il existe désormais des solutions permettant de simplifier ces procédures aussi obsolètes que chronophages. En effet, les banques et acteurs de la Fintech se bousculent désormais pour proposer des solutions alternatives à l’établissement et au traitement des notes de frais. Quels sont les principaux dispositifs ? Partons à la découverte de la carte bancaire rechargeable et de la carte affaires, et de ce qui fait la différence entre les deux.
Caractéristiques de la carte bancaire rechargeable
La carte bancaire rechargeable, également appelée carte prépayée, est un moyen de paiement affilié à Mastercard® ou Visa. Celle-ci permet d’effectuer des achats dans les magasins physiques et en ligne et de retirer des espèces. Sa principale différence par rapport à la carte de paiement classique ? Elle n’est pas associée à un compte en banque. En effet, il est nécessaire de la recharger par le biais d’un compte de paiement.
La carte bancaire rechargeable gagne en popularité auprès des particuliers, mais aussi des entreprises. Tout comme la carte affaires, elle permet aux salariés d’effectuer des achats professionnels sans faire d’avance sur fonds propres. Mais contrairement à celle-ci, elle permet à l’entreprise de fixer et de modifier en temps réel un plafond de dépenses à ne pas dépasser. De plus, dans la mesure où les cartes prépayées ne sont pas associées à un compte en banque, il n’y a aucune possibilité de se retrouver à découvert.
La carte bancaire rechargeable peut être physique ou virtuelle. En France, la capacité d’emport des cartes prépayées est plafonnée à 10 000€ depuis décembre 2016 par le décret n° 2016-1742. Le montant des charges et des retraits est lui plafonné à 1000€ par mois.
À la découverte de la carte affaires
La carte affaires, aussi appelée carte corporate est un type de carte de paiement qui est, comme son nom l’indique, réservée aux entreprises. Contrairement à la carte bancaire rechargeable, elle est associée au compte bancaire de l’entreprise. Elle permet donc aux salariés de réaliser des dépenses professionnelles pour le compte de la structure, sans être dans l’obligation de faire l’avance des frais.
La carte affaires propose souvent des avantages qui en font une option intéressante pour les entreprises:
- possibilité de débit différé
- relevés de dépenses mensuels
- possibilité de cantonner les paiements uniquement à certains fournisseurs
- garanties d’assurance de voyage ou de location de véhicule, pour n’en citer que quelques-uns.
Tout comme la carte bancaire rechargeable, la carte affaires permet de renforcer l’autonomie des salariés. En effet, ces derniers n’ont pas besoin d’obtenir un accord au préalable avant d’effectuer des dépenses pour le compte de l’entreprise. Toutefois, il est nécessaire d’évaluer soigneusement votre cas avant de trancher entre la carte affaires et la carte prépayée d’entreprise.
Comment choisir entre une carte affaires et une carte rechargeable ?
Plusieurs facteurs sont à prendre en compte avant de choisir entre une carte rechargeable et une carte affaires pour la gestion de vos frais professionnels. Il faut notamment envisager :
Les frais
- La carte affaires est certes un outil proposant de nombreux avantages, mais elle a un certain coût. En optant pour une solution proposée par une banque traditionnelle, vous devrez vous attendre à des frais pouvant atteindre 150€/an.
Il sera donc nécessaire de prendre le temps de comparer les différentes cartes disponibles sur le marché avant de faire votre choix.
- La carte bancaire rechargeable peut s’avérer une option intéressante d’un point de vue financier. Certains fournisseurs proposent différentes formules à destination de différentes structures (grandes entreprises, PME/TPE, start-ups, entrepreneurs…) avec des options à partir de 5€/mois.
L’automatisation du suivi comptable
- Les cartes bancaires pro classiques sont avant tout un mode de paiement, mais pas seulement. Comme nous l’avons vu ci-dessus, elles peuvent également représenter un véritable outil de gestion permettant de réduire et de simplifier le travail comptable. Le plus souvent, la remise et le traitement de notes de frais demeurent nécessaires avec une carte affaires traditionnelle.
Le traitement des notes de frais prend donc plus de temps lors de l’utilisaton d’une carte traditionnelle.
- En revanche, les cartes bancaires rechargeables sont associées à un outil de gestion des notes de frais. Ceci permet de réduire le temps consacré aux tâches administratives répétitives et contraignantes, à la fois pour les salariés et le service financier.
La flexibilité
- La plupart des cartes affaires vous permettent de plafonner les dépenses, voire de les limiter à certains fournisseurs. Cependant, ces dernières ont tendance à manquer d’agilité en ce qui concerne certaines opérations. Lorsqu’il s’agit de modifier vos plafonds ou de commander de nouvelles cartes, il sera souvent nécessaire de passer un coup de fil à votre banque.
Vos équipes doivent souvent faire face à des dépenses imprévues ? Dans ce cas, il sera nécessaire d’opter pour une solution qui vous offre un maximum de flexibilité.
- Les cartes prépayées offrent une solution intégrée avec une application ou plateforme de gestion web, vous éviterez à la fois le tracas et le temps d’attente.
L’outil de gestion
- En effet, les cartes de paiement pro sont souvent associées à une application mobile ou une interface web (voire les deux). Attention toutefois : toutes les plateformes ne se valent pas. Les interfaces proposées par les acteurs traditionnels ont tendance à être relativement sommaires.
Les outils de gestion offerts par les banques classiques sont très souvent limité, ce qui veut dire que certains actions de gestion devront êtres réalisées manuellement par vos soins.
- Une carte prépayée permet d’optimiser au maximum votre gestion, optez pour une solution qui vous propose d’automatiser l’enregistrement des dépenses directement dans votre logiciel comptable. Votre interface de gestion doit également faire office d’outil de pilotage intelligent. Privilégiez donc une solution qui analyse vos données pour vous proposer des pistes d’optimisation des dépenses.
La sécurité
La fraude coûte cher aux entreprises. En 2018, 13% des structures attaquées ont subi des pertes supérieures à 100 000 euros, une augmentation de 3% par rapport à l’année précédente. Bien qu’il ne soit jamais possible de se protéger contre la fraude à 100%, vous pouvez limiter les dégâts potentiels. Optez pour une solution qui vous propose une vue d’ensemble en temps réel des dépenses, des notifications instantanées et la possibilité de verrouiller vos cartes par le biais de votre interface web en cas de perte ou de vol.
Conclusion
La carte affaires traditionnelle propose certes de nombreux atouts. Cependant, les entreprises à la recherche de flexibilité, d’agilité, de sécurité et de potentiel d’automatisation ont tout intérêt à s’intéresser à l’option carte bancaire rechargeable. Soldo vous permet d’économiser vos frais bancaires tout en réduisant le temps consacré à la gestion comptable. Essayez dès maintenant Soldo pour 0€!
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