Comment optimiser la gestion de la flotte automobile de votre entreprise ?

Que vous ayez un parc de véhicules de cinq ou de cinq-cents automobiles, il vous faut surveiller les dépenses de carburant, veiller à l’entretien des véhicules, au bon comportement des conducteurs, aux différents codes et règles ainsi qu’à leur évolution, aux émissions de CO2, et à de nombreux autres éléments.

Il existe plusieurs facteurs à prendre en compte pour que votre flotte automobile soit bien gérée. Cela vous permettra d’éviter des problèmes administratifs ou légaux, de faire des économies d’argent et d’assurer la sécurité de toutes vos équipes en déplacement. Nous allons faire le tour d’horizon de la question afin de vous permettre d’avoir une vue plus claire sur les éléments importants de cette gestion et comment l’améliorer pour assurer un meilleur fonctionnement de votre entreprise et une plus grande satisfaction de vos équipes.

Pourquoi la gestion de flotte automobile est-elle importante pour votre société ?

Pour qu’ils puissent exercer leurs activités, vos salariés et collaborateurs ont besoin d’un équipement particulier. S’il s’agit bien sûr de leur fournir les ordinateurs et locaux dont ils ont besoin, les véhicules font également partie de cet équipement. Selon l’activité exercée, les besoins de déplacement ne seront pas les mêmes mais un très grand nombre de professions a encore besoin de se rendre auprès des clients, partenaires ou fournisseurs en voiture. D’autre part, la livraison et la distribution de marchandise est également une grande partie des opérations de nombreuses sociétés.

Donc, pour que l’entreprise fonctionne sans entraves et que les équipes aient la capacité d’effectuer leur travail sans tracas, plusieurs éléments concernant le parc automobile doivent être pris en compte :

• la disponibilité du bon véhicule au bon moment pour l’employé ou collaborateur qui en a besoin ;
• l’entretien des véhicules ;
• l’immatriculation des véhicules ;
• l’état de propreté des véhicules ;
• le budget de carburant et les cartes carburant ;
• la Charte automobile (ou Car Policy) et sa mise en vigueur ;
• la gestion des contrats de location ou autre services, s’ils existent ;
• la gestion des amendes ;
• la prévention des risques routiers.

Pour le gestionnaire de flotte, d’autres éléments sont encore à prendre en compte, comme les émissions de CO2 de chaque véhicule et la durabilité du parc automobile.

Le rôle du gestionnaire de flotte automobile

Suivant la taille du parc de véhicules et de votre entreprise, vous pourrez avoir un poste dédié uniquement à la gestion de flotte. C’est un métier de logistique principalement qui demande des capacités organisationnelles importantes, une aptitude pour la communication et une maîtrise des principes financiers et juridiques en rapport avec l’achat et l’utilisation de véhicules routiers.

Si votre entreprise est trop petite pour que le recrutement d’un gestionnaire de parc soit rentable, vos options sont soit de confier cette gestion à un membre de votre équipe administrative ou financière, soit de sous-traiter ce service à un prestataire spécialisé dans le « fleet management ».

Peu importe qui votre entreprise choisit comme gestionnaire, celui-ci aura certainement recours à un logiciel de gestion de flotte qui permettra un suivi des déplacements ainsi que de toutes les dépenses liées au parc automobile.

Allons voir quels sont les éléments clés de la bonne gestion de véhicules professionnels et comment ils peuvent être optimisés afin d’améliorer la performance des automobiles et de l’entreprise elle-même.

Les principes d’optimisation de la flotte de véhicules de société

Il y a plusieurs aspects sur lesquels un gestionnaire de flotte peut agir afin de réduire les coûts et améliorer la performance du parc automobile de l’entreprise.

Le choix des véhicules professionnels

Toutes les entreprises n’ont évidemment pas les mêmes besoins lorsqu’il s’agit des transports routiers, mais il existe également de fortes variations au sein d’une même société. Vos équipes qui s’occupent de travaux de livraison, transport de matériels ou d’entretien ne nécessiteront pas le même type de véhicule que vos équipes de ventes ou de finances. De même, des véhicules professionnels mis à disposition de certains salariés à usage personnel seront souvent différents des véhicules purement utilitaires.

Cependant, puisque l’acquisition des véhicules représente une des plus grandes parts de dépenses d’entreprise pour la flotte automobile, c’est dans ce cadre que le gestionnaire doit exercer le plus de discernement.

Au delà du prix, le choix des véhicules doit prendre en compte :

• la consommation de carburant du véhicule ;
• le degré de confort et sa convenance aux missions des salariés ;
• la performance du véhicule, son degré de sécurité et la facilité d’entretien ;
• l’impact environnemental.

Tous les éléments indiqués ci-dessus affecteront ce qu’on appelle le total cost of ownership (TCO) du véhicule, c’est à dire les coûts engendrés par le véhicule depuis l’achat jusqu’à la fin de son utilisation par l’entreprise. Il faut donc prendre une vue à long terme lors de la prise de décision. Par exemple, le bonus écologique, la montée des prix de carburants classiques et les autres politiques fiscales en vigueur ou anticipées peuvent mener l’entreprise à adopter des véhicules électriques pour diminuer les coûts. En contrepartie, si vous exercez votre activité dans une région qui est mal desservie par les stations de recharge électriques, il peut être plus judicieux de choisir des véhicules hybrides.

Le choix d’achat (ou de location ou encore leasing) des véhicules prend en compte également le choix du fournisseur. Afin de profitez de meilleurs prix, il est souvent plus judicieux de se limiter à un même fournisseur. Certains offrent des services tels l’entretien des véhicules, des pneumatiques à tarifs avantageux, et d’autres encore. En vous fiant à un nombre limité de fournisseurs vous pouvez faire non seulement des économies d’argent mais également de temps, puisque vous diminuez le temps nécessaire à gérer plusieurs partenaires externes.

Le financement des véhicules et le contrôle budgétaire

Différentes options de financement existent suivant les priorités et les possibilités de l’entreprise. L’achat des véhicules est une option plus coûteuse mais peut rendre l’administration plus facile et évite le pilotage des contrats avec des agences de leasing par exemple. En revanche, le leasing permet certains avantages et plus de flexibilité, puisqu’il s’agit d’une location par intermédiaire bancaire et permet aux sociétés de changer des véhicules plus facilement. Néanmoins, l’assurance peut être plus onéreuse avec le leasing. C’est au gestionnaire d’explorer les options les plus rentables économiquement et fiscalement pour l’entreprise.

D’autre part, il est important de prendre en compte les différents régimes fiscaux qui s’appliquent à différents véhicules. Les véhicules à faibles émissions ne sont pas taxés de la même manière que les véhicules à diesel ou essence. Là encore, ce n’est que depuis 2022 qu’un alignement de récupération de TVA sur l’essence et le gazole a été opéré.

Par ailleurs, la gestion quotidienne du parc automobile inclut le suivi des frais d’entretien, des frais de carburant, des kilomètres parcourus. Le bon logiciel de gestion permettra de surveiller toutes ces dépenses afin de pouvoir opérer des ajustements là où ils peuvent être nécessaires.

Des méthodes d’optimisation des coûts incluent par exemple :

• L’octroi des cartes carburant flexibles aux salariés afin qu’ils puissent profiter des meilleurs prix lors de leurs déplacements, et non pas d’être contraints à refaire le plein à une enseigne particulière ;
• Les abonnements de télépéage qui peuvent également vous faire profiter de tarifs avantageux et de prix préférentiels ;
• Les formations de conducteurs dont le but est d’éviter les accidents, dégâts et sinistres engendrés par des comportements négligents ;
• L’entretien régulier des véhicules afin d’assurer leur longévité et une meilleur performance ;
• Le suivi attentif des évolutions des règlements et codes routiers mais également des prix des assurances et de la fiscalité.

La Charte Automobile et les bonnes politiques de conduite et de dépenses

La Charte Automobile fixe toutes les règles qui s’appliquent à la flotte automobile d’une entreprise et à l’utilisation des véhicules par les différentes équipes et salariés.

Une bonne car policy doit indiquer :

• quel type de véhicule est alloué suivant la fonction du salarié, l’activité de l’équipe, le motif d’utilisation du véhicule ;
• les règles d’utilisation, y compris si le véhicule peut être utilisé à usage personnel et si oui dans quels cas et sous quelles conditions ;
• les règles et méthodes de reporting des dépenses de carburant et du suivi des déplacements ;
• les conditions d’accès aux véhicules ;
• les règles de conduite et les règles en cas d’amendes ou d’infractions ;
• les principes d’entretien des véhicules que tous sont tenus de respecter et mettre en oeuvre ;
• les limites qui peuvent s’appliquer sur les distances parcourues, l’usage des véhicules en weekend ou à l’étranger ;
• tout autre critère pertinent à l’utilisation des véhicules de société et à leur bon usage.

La car policy doit bien être communiquée avec tous les salariés. Plus elle est clairement définie, plus elle aidera le gestionnaire de flotte à maintenir le contrôle sur le parc automobile et éviter les dérapages budgétaires ainsi que d’autres abus. La charte permet également de veiller à la sensibilisation des équipes quand à l’utilisation des véhicules, afin de permettre de les maintenir en bonne condition pendant plus longtemps et améliorer leur performance.

La gestion quotidienne de flotte

Le travail de gestionnaire de flotte est exigeant et nécessite un suivi de nombreux éléments différents. Au jour le jour, il est important de suivre les coûts accumulés sur chaque véhicule, les calendriers des déplacements et des dates d’entretien périodiques, les consommations de carburant, les kilomètres parcourus par véhicule, les sinistres, les échéances de paiement de leasing ou crédit, et bien d’autres choses encore.

Le choix d’un bon logiciel de gestion permet au gestionnaire d’automatiser de nombreuses tâches et de pouvoir visualiser beaucoup plus rapidement toutes les informations pertinentes au bon fonctionnement du parc automobile. Avec une meilleur analyse des données, l’entreprise peut maintenir un meilleur contrôle sur les coûts, ajuster la politique d’achats et d’utilisation des véhicules, trouver les financements et les fournisseurs les plus avantageux, diminuer le gaspillage et les déplacements inutiles et éviter les sinistres ainsi que les amendes.

Au delà des logiciels de gestion de flotte, de nombreux prestataires de services offrent multiples options qui peuvent faciliter le suivi des dépenses liés à votre parc automobile et faciliter la vie à vos salariés avec des solutions de traitement de notes de frais et notes kilométriques par exemple, ou encore des cartes de paiement flexibles qui couvrent vos paiements de carburant mais également de frais de stationnement, péages ou encore de repas et d’hébergement.

Avec les cartes carburant de Soldo, gardez le contrôle sur les dépenses de votre flotte automobile

Soldo vous permet de garder un suivi en temps réel des dépenses de carburant, tout en permettant à chaque salarié de bénéficier de plus d’autonomie. Avec Soldo, vous pouvez allouer une carte Mastercard prépayée à chaque membre de votre équipe. Nos cartes peuvent être utilisées comme des cartes affaires classiques, ou uniquement pour les achats de carburant.

Elles ont toutefois la particularité d’être acceptée dans toutes les stations-service, en France ainsi qu’à l’étranger, et c’est votre service comptable qui fixe les budgets et plafonds de dépense, pouvant même approuver les achats à distance.

Les cartes ne donnent accès qu’au montant versé au préalable, et vous n’avez donc pas à vous inquiéter en cas de vol, perte ou de fraude. Si besoin, vos salariés peuvent également se servir des cartes carburant Soldo pour couvrir leurs frais d’hébergement, de repas, de péages, stationnements, etc.

Les dépenses sont immédiatement enregistrées dans la plateforme Soldo, qui s’intègre à votre logiciel comptable. Avec l’appli mobile, vos salariés prennent en photo leurs factures et reçus, et toutes les informations nécessaires sont également enregistrées. Vos équipes ne perdent plus de temps à établir et traiter les notes de frais.

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