Comment simplifier la gestion des abonnements (première partie)
Ces dernières années, nous avons assisté à une explosion des dépenses dans des abonnements professionnels, principalement dans des logiciels SaaS.
Les entreprises utilisent de plus en plus d’outils logiciels basés sur le cloud, et ce pour un nombre croissant d’applications professionnelles, notamment la gestion de la relation client, la comptabilité, le marketing, l’infrastructure et les opérations.
En règle générale, les entreprises de 200 à 500 employés possèdent 123 abonnements SaaS. Et d’ici 2023, les prévisions indiquent que 86 % des entreprises pourraient entièrement s’appuyer sur des outils SaaS.
Étant hébergé sur le cloud, le SaaS est devenu très populaire car il permet de toujours utiliser la dernière version d’un logiciel et, contrairement aux ordinateurs, il ne nécessite pas de mises à jour coûteuses et fastidieuses. En effet, il est sécurisé, flexible et peut être adapté en fonction de la croissance de l’entreprise. Le passage au travail hybride a également joué un rôle important dans l’augmentation du nombre d’abonnements logiciels, car ils facilitent la gestion des opérations à distance.
Cependant, si l’utilisation du SaaS présente certains avantages, elle peut aussi poser de nombreux problèmes aux équipes financières. On peut notamment penser au manque de contrôle, à la duplication des licences et à une faible visibilité sur les dépenses. Ces problèmes peuvent être facilement gérés si les entreprises mettent en place des systèmes de gestion d’abonnements au travers de plateformes de gestion des dépenses.
Le manque de contrôle
Les entreprises souscrivent généralement à des abonnements via une carte d’entreprise. Il est donc difficile pour les directeurs financiers d’approuver les demandes, et ils n’en prennent généralement connaissance qu’une fois les paiements effectués.
Les abonnements ont tendance à être renouvelés automatiquement, à moins que les collaborateurs ne les annulent spécifiquement. Cela peut entraîner des dépenses inutiles, car les licences ne sont peut-être plus utilisées, mais sont quand même facturées chaque mois.
Une étude réalisée en 2018 montre que 71 % des entreprises avaient au moins un abonnement orphelin, défini comme actif, sans propriétaire de facturation. Au fil du temps, cela peut représenter un gaspillage important de ressources, qui auraient pu être déployées plus efficacement au sein de l’entreprise.
Cela crée également un risque sécuritaire. Si les comptes orphelins restent actifs et que les collaborateurs qui ont quitté l’entreprise y ont toujours accès, il existe un risque de détournement de données pour l’entreprise. Cela peut devenir un problème encore plus important si ces employés passent chez des concurrents.
La duplication des licences
Il est courant d’accumuler des frais dû à la duplication de licences. Cela peut venir du fait que les nouveaux employés souscrivent à de nouvelles licences au lieu de se réattribuer les comptes d’anciens employés.
En outre, les fonctions ou les équipes peuvent souscrire à des abonnements pour plusieurs fournisseurs d’une même catégorie. Par exemple, l’équipe des opérations peut s’être abonnée à un outil supplémentaire de gestion de flux de travail parce qu’elle a trouvé un nouveau logiciel sur le marché, avec des fonctions plus adaptées à ses besoins. Elle peut aussi avoir constaté que la solution à laquelle elle est aujourd’hui abonnée ne tient pas ses promesses.
Les recherches montrent que le nombre d’abonnements en double augmente avec la taille des entreprises. Les entreprises de moins de 50 employés comptent généralement un seul doublon, tandis que les entreprises de plus de 1 000 collaborateurs en ont une douzaine.
Le manque de visibilité sur les dépenses
La gestion des abonnements via des cartes d’entreprise entraîne également une mauvaise visibilité sur les dépenses.
Les responsables financiers ne voient les dépenses que rétrospectivement, en suivant les relevés de cartes d’entreprise et les factures justificatives fournies à la fin du mois. Ce manque de données en temps réel signifie qu’il est impossible d’apporter des conseils sur la marche à suivre, et montrer comment optimiser les dépenses liées aux abonnements. Cela a également des répercussions sur la capacité à établir des prévisions et des flux de trésorerie précis.
La visibilité est également réduite du fait que les abonnements des petites entreprises sont souvent enregistrés sur une seule carte d’entreprise, partagée par l’ensemble de l’organisation. En ce sens, cela limite la capacité des directeurs financiers à suivre les performances des différents départements par rapport à leurs propres budgets.
Comment simplifier la gestion des abonnements ?
Les plateformes de gestion des dépenses comme Soldo simplifient la gestion des dépenses grâce à des cartes prépayées virtuelles, un tableau de bord de gestion et une application de gestion des dépenses pour les employés.
Dans la deuxième partie de cet article, nous verrons comment Soldo apporte aux équipes financières un contrôle et une visibilité complète sur les abonnements, tout en permettant aux employés d’effectuer des achats en mode SaaS pour remplir leurs fonctions, et permettre à l’entreprise de se développer et d’atteindre ses objectifs.
