5 astuces pour un processus de remboursement des notes de frais efficace 

Le remboursement des notes de frais peut s’avérer long et chronophage, à la fois pour les équipes finance et les collaborateurs. Il existe aujourd’hui des astuces pour simplifier le processus, en s’appuyant notamment sur les technologies.  

Si 50 % des employés renoncent à demander un remboursement complet de leurs notes de frais (d’après la dernière étude menée par Soldo), il est possible de faciliter le remboursement des notes de frais, d’améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs, et de permettre aux équipes finance de se concentrer sur la stratégie, délaissant les tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Découvrez dans cet article 5 conseils pour rendre le processus de remboursement des notes de frais plus efficace.

S’appuyer sur une politique de dépenses

Pour optimiser la gestion des notes de frais, les entreprises peuvent commencer par adopter une politique de dépenses claire. Celle-ci permet notamment de donner plus d’indications aux employés sur les frais professionnels autorisés et remboursés par l’entreprise, et aux équipes finance de mieux gérer la trésorerie. Elle instaure un cadre au travers d’un ensemble de règles applicables à l’ensemble des collaborateurs, offrant plus de visibilité et de contrôle.

Dans ce document doivent être retrouvés :

1. Les types de dépenses autorisées et les limites
2. La procédure à suivre pour obtenir un remboursement
3. Les dépenses remboursables en cas de déplacement
4. Une politique de dépenses est aujourd’hui un indispensable, à la fois pour éviter les dérives, mieux contrôler les dépenses de l’entreprise, établir des limites et suivre sa trésorerie avec plus de précision

Les processus de remboursement des notes de frais sont également simplifiés. Chaque dépense rentre dans une catégorie autorisée par l’entreprise, et est parfois même préapprouvée en amont d’un déplacement ou d’un événement.

Instaurer une procédure de remboursement

Les entreprises ont à leur disposition deux modes de fonctionnement pour rembourser les notes de frais de leurs collaborateurs :

1. S’appuyer sur le système des frais réels
2. Se référer à un système au forfait

Avec le système de remboursement des frais réels, l’employeur rembourse le salarié des montants avancés dans le cadre de ses fonctions. Généralement utilisé pour rembourser des frais de déplacements ponctuels ou peu fréquents, il implique à la fois l’avance de fonds personnels par le salarié et la réalisation de notes de frais, avec soumission de justificatifs. Le tout est ensuite traité administrativement par les équipes finance, pour s’assurer de la conformité des notes de frais et du respect de la politique de dépenses. Les remboursements peuvent donc prendre plus ou moins de temps.

Une entreprise qui choisit de rembourser ses collaborateurs au forfait met à disposition des salariés un montant fixe chaque mois afin de couvrir leurs dépenses professionnelles. Ce montant est fixé en fonction des barèmes de l’Administration fiscale, et permet notamment de couvrir les dépenses récurrentes des salariés (repas, déplacement, hébergement…), évitant ainsi la collecte de justificatifs de paiement et le temps passé à assurer le suivi interne des remboursements.

Le choix du mode de remboursement dépend donc de l’entreprise, de sa politique et des obligations de déplacement de ses salariés, qui peut parfois s’appuyer sur les deux modes de fonctionnement pour répondre à leurs besoins.

Fournir des moyens de paiements adaptés et mettre en place des plafonds de dépenses

Dans l’optique de réduire le délai de remboursement des collaborateurs, les entreprises peuvent mettre en place des moyens de paiement adaptés, en particulier pour ceux qui doivent faire face à des frais professionnels élevés tous les mois. Notre dernière étude sur l’impact de la crise économique sur les dépenses des collaborateurs révèle que 73 % des personnes interrogées estiment qu’utiliser leur propre argent pour régler des dépenses professionnelles a un impact négatif sur leurs finances personnelles.

Dans l’optique de repenser la gestion des dépenses professionnelles et d’éviter les écueils, les entreprises peuvent équiper leurs collaborateurs de cartes de paiement plafonnées, comme les cartes Soldo. L’entreprise est alors en mesure de mettre des budgets à disposition des collaborateurs, dans la devise de son choix, et de contrôler les dépenses en les préapprouvant ou en définissant des catégories de dépenses autorisées.

Ainsi, les collaborateurs n’ont plus besoin de régler leurs frais professionnels de leur poche. L’entreprise met ainsi fin aux avances de frais et à leurs remboursements, tout en gardant plus de contrôle sur sa trésorerie grâce à une vue d’ensemble des dépenses réalisées.

Dématérialiser et centraliser les justificatifs

Pour que les collaborateurs puissent obtenir un remboursement plus rapide et réduire les coûts de traitement, les entreprises peuvent s’appuyer sur la dématérialisation des notes de frais. Cette méthode contribue à simplifier les processus et prévenir les pertes d’informations tout en facilitant la gestion des archives. Elle offre également une sécurité accrue, grâce à la centralisation et la sauvegarde des reçus des dépenses réalisées par les collaborateurs.

La digitalisation des notes de frais répond à trois grands principes de l’archivage à valeur probante :

• L’authenticité, garantie grâce à l’horodatage, à l’historique des versions, et au scellement des documents,
• L’intégrité, les documents ne pouvant pas être modifiés, altérés ou dénaturés après leur dig italisation,
• L’intelligibilité qui préserve la lisibilité et l’interopérabilité des documents dans le temps.

Avec la dématérialisation et digitalisation des reçus, toutes les données sont sauvegardées sur le cloud, assurant l’intégrité des notes de frais et leur conservation. Ainsi, les documents demeurent conformes, lisibles et consultables à tout moment.

Par ailleurs, certaines solutions comme celle de Soldo permettent de capturer les notes de frais directement après avoir réalisé les dépenses, permettant un meilleur suivi des transactions.

Digitaliser et automatiser les processus

La digitalisation et l’automatisation des services financiers jouent un rôle plus central et stratégique au sein des entreprises. Les entreprises ont à disposition des outils leur permettant de faciliter les processus de notes de frais, souvent longs et chronophages.

Que ce soit pour gagner en efficacité, en précision, en flexibilité ou en contrôle, avoir les outils adéquats permet un suivi approfondi de sa trésorerie, grâce à la définition de règles et de budgets et à un tableau de bord mis à jour en temps réel permettant de repérer de potentielles anomalies.

Côté collaborateurs, ils bénéficient d’un cadre de travail plus agréable, leur évitant les tâches administratives répétitives à faible valeur ajoutée, tout en mettant à leur disposition des outils favorisant une certaine autonomie et rapidité d’exécution.

Les entreprises peuvent bénéficier de solutions digitales afin de mieux gérer les dépenses des collaborateurs, simplifier le remboursement des notes de frais ou même y mettre fin en mettant à disposition des cartes d’entreprise.