5 conseils pour réduire les coûts en période d’inflation 

Cela fait plusieurs mois maintenant que le poids de l’inflation se fait ressentir auprès des entreprises comme des particuliers. En mars 2023, l’Insee a annoncé que les prix à la consommation ont augmenté de 5,6 % sur un an. Le secteur de l’énergie n’est pas en reste : si les prix de l’énergie n’ont cessé d’augmenter depuis le début de la guerre en Ukraine, l’inflation sur les prix est passée à 14,1% en février, contre 16,3% en janvier.

Les entreprises doivent donc réaliser des économies là où elles le peuvent, à la recherche de solutions pour réduire les coûts en période d’inflation, sans pour autant impacter les collaborateurs.

Voici 5 conseils pour permettre aux entreprises de réduire les coûts :

Réaliser des prévisions budgétaires

Les prévisions budgétaires des entreprises tiennent compte des coûts fixes, qui ne sont pas amenés à évoluer (abonnement internet, assurances, loyer…), et des coûts variables, qui vont eux varier en fonction de l’activité de l’entreprise (matières premières, transport et livraison de marchandises…).

Avoir une idée précise des charges fixes et variables de l’entreprise et de leur évolution permet aux équipes finance de s’assurer de la bonne santé de l’organisation, et de calculer avec précision sa rentabilité. Le développement de prévisions budgétaires précises permet aux équipes finance d’avoir une idée du chiffre d’affaires à réaliser pour ne pas perdre d’argent.

En période de crise économique, les coûts sont régulièrement amenés à augmenter. Qu’il s’agisse des prix des matières premières ou des coûts de l’énergie, ils fluctuent en permanence, affectant par la même occasion les budgets réalisés par les équipes finance. S’il est de mise de prévoir une marge d’erreur, il est également primordial de revoir ces prévisions budgétaires régulièrement et efficacement.

Revoir ses dépenses

En période de frugalité, les équipes finances peuvent également penser à analyser les dépenses fixes, comme les abonnements, et revoir ces derniers.

En effet, il n’est pas rare de trouver des doublons dans les abonnements : que ce soit des abonnements à des outils de création, à des plateformes de gestion des réseaux sociaux ou des plateformes de prospection… il peut être utile de faire un état des lieux, de supprimer les doublons, et de ne garder que les abonnements utilisés par les équipes.

Toujours dans l’idée de réaliser des économies, l’entreprise peut également faire le choix de réduire certains pôles de dépenses. Par exemple, si des événements sont généralement organisés, l’entreprise peut choisir de diminuer les dépenses qu’ils engendrent. Cela peut passer par le choix d’un autre traiteur, d’un lieu moins couteux…

Etablir une politique de dépenses

Une politique de dépenses est un essentiel pour toute entreprise, en particulier en période de crise économique. Elle permet d’établir des conditions et des règles de dépenses applicables à l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Cette politique permet de mettre en avant les budgets et plafonds dédiés aux frais de déplacement, aux voyages d’affaires, aux repas, à l’achat de fournitures… Sont également précisées les modalités de remboursement et ce qui doit figurer sur les notes de frais, afin de faciliter le remboursement des collaborateurs.

En somme, une politique de gestion des dépenses permet de mieux gérer la trésorerie de l’entreprise en évitant de mauvaises surprises, tout en permettant à l’ensemble des collaborateurs d’être alignés sur les dépenses autorisées et les modalités de remboursements des frais professionnels. Elle permet à l’entreprise de réaliser des économies et de réduire les coûts.

Equiper les collaborateurs de cartes d’entreprise

Afin de permettre aux équipes finance d’avoir un suivi précis, détaillé et en temps réel des dépenses des collaborateurs, il est possible pour les entreprises de mettre en place un système de cartes afin de gagner en contrôle et visibilité.

Aujourd’hui, les cartes d’entreprise sont totalement paramétrables. Il est possible de définir des règles de dépenses et des limites, définies par collaborateur, par équipe ou par projet. Des cartes temporaires peuvent également être créées par le biais de cartes virtuelles, auxquelles il est possible d’attribuer un montant maximal et un nombre de transactions.

Comme le montre notre dernière étude, 73 % des sondés qui règlent leurs dépenses professionnelles de leurs propres moyens subissent des répercussions négatives sur leurs finances personnelles et/ou sur leurs conditions de vie. Par ailleurs, au vu du contexte actuel, 57 % des participants ont remarqué une augmentation des dépenses professionnelles sur les douze derniers mois.

Plus que de permettre de gagner en visibilité et de mieux suivre sa trésorerie, équiper les collaborateurs de cartes professionnelles permet de faciliter les dépenses tout en leur évitant de devoir avancer des frais. Exit les processus d’approbation des dépenses et remboursements trop longs ! L’expérience collaborateur en est favorisée, offrant aux équipes plus de flexibilité et d’autonomie.

Mettre la technologie à profit

Le monde se digitalise, et il est grand temps pour la fonction finance de suivre le mouvement ! Toujours dans l’idée de mieux suivre les dépenses de l’entreprise et des collaborateurs, des logiciels de gestion des dépenses sont aujourd’hui disponibles.

Ces derniers, comme la plateforme Soldo, permettent de mettre fin aux tâches manuelles et répétitives, réduisant ainsi les marges d’erreurs tout en facilitant les processus. L’entreprise peut ainsi gérer ses dépenses en un seul et même endroit : notes de frais, dépenses sur les cartes des collaborateurs, abonnements… Les équipes finance gagnent en efficacité, et peuvent davantage se concentrer sur la partie stratégique de leur métier, comme la planification des dépenses et l’établissement des budgets.

Cette technologie épaule également le service finance dans cette tâche, en offrant un accès à des rapports détaillés, permettant d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les dépenses, de mieux les contrôler et de réduire les coûts ou c’est nécessaire.