Qu’est-ce que la gestion des dépenses ? (Partie 1)

Vous avez probablement entendu le terme « gestion des dépenses » au cours des deux dernières années.

Il s’agit d’une approche relativement nouvelle, qui touche à la gestion et au pilotage des dépenses de l’entreprise, et couvre aussi bien les dépenses des employés que les dépenses générales de l’entreprise. Plutôt que de permettre la simple addition des chiffres, la gestion des dépenses (ou « pilotage des dépenses ») a de nombreux avantages, parmi lesquels la libération d’une partie des ressources en personnel d’une entreprise. Il peut être utilisé en tant que véritable moteur de croissance.

Une gestion efficace des dépenses permet aux entreprises de :

• Permettre aux employés de se procurer les produits et services dont ils ont besoin
• Optimiser la trésorerie
• Gagner un temps considérable
• Obtenir de la visibilité et des informations en temps réel pour permettre une meilleure prise de décision.

Dans ce guide en deux parties, nous allons parcourir les bases du spend management, notamment :

• Qu’est-ce que le pilotage des dépenses ?
• Qu’est-ce que la gestion des frais ?
• Comment mettre en place une politique de dépenses robuste.
• Difficultés courantes en lien avec les dépenses d’entreprise
• Fonctionnalités des principaux outils de gestion des dépenses
• Pourquoi envisager de changer ?
• Cas d’utilisation du spend management

Qu’est-ce que le pilotage des dépenses ?

Une bonne gestion des dépenses prend en compte l’équipement de bureau (ordinateurs portables), les abonnements aux logiciels en tant que service (SaaS), mais aussi les coûts liés aux annonces en ligne.

Il existe plusieurs approches pour la gestion des dépenses, y compris les guides de politique des dépenses de l’entreprise (exigeant que les personnes dépensent de leur poche, utilisent des espèces ou des cartes de crédit de l’entreprise pour les paiements) et les solutions logicielles modernes, telles que Soldo, qui fournissent aux employés une plateforme tout-en-un et une solution de cartes prépayées. Ces outils peuvent être configurés pour recréer des politiques de dépenses et des structures d’entreprise et fournir aux directeurs financiers une vue en temps réel des dépenses qui s’intègre parfaitement aux principaux logiciels de comptabilité dans le cloud.

Qu’est-ce que la gestion des frais ?

La gestion des frais est une sous-catégorie de la gestion des dépenses et concerne le suivi et le contrôle des dépenses faites par les employés.

Jusqu’à récemment, la gestion des frais était plus familière à la plupart des gens que la gestion des dépenses, car toutes les entreprises ont mis en place des systèmes permettant aux employés de soumettre leurs dépenses. L’organisation de cette gestion peut être relativement rudimentaire et consister à ce que les employés engagent des dépenses de leur poche, remplissent des feuilles de calcul pré-établies et présentent leurs reçus à la fin du mois. La nature traditionnellement manuelle de cet exercice fait que les rapports de dépenses uniques prennent 60 minutes, de la soumission au paiement.

Les différents frais comprennent généralement les coûts en lien avec les déplacements, les repas, et les frais engagés pour la réception de certains clients ; des catégories qui sont généralement sollicitées par les employés lorsqu’ils sont à l’extérieur du bureau.

Comment déployer une politique de dépenses ?

Pour mettre en œuvre une solution de gestion des dépenses efficace, il faut d’abord définir et déployer une politique de dépenses claire à l’échelle de l’entreprise.

Il est important de donner des indications et de fixer des règles sur :

• Ce pour quoi les employés peuvent/ne peuvent pas dépenser des fonds (par exemple, l’interdiction d’acheter de l’alcool pour leur consommation personnelle)
• Les limites de dépenses (avec l’approbation nécessaire du responsable pour les demandes dépassant ces limites)
• Quand soumettre les demandes de remboursement des frais (afin que le service financier puisse les traiter à temps pour la fin du mois)
• Les normes attendues lors de la soumission des rapports (comment classer les transactions et fixer le taux de TVA approprié)

Les politiques de dépenses doivent être revues une fois par an et tout changement doit être signalé aux employés avant qu’il n’entre en vigueur.

Les politiques mises à jour doivent être envoyées à tous les employés par e-mail au moins deux semaines avant leur entrée en vigueur, le corps des e-mails indiquant clairement leur date d’entrée en vigueur.

Difficultés courantes en lien avec les dépenses d’entreprise

Erreurs humaines

Les processus de gestion des dépenses réalisés manuellement peuvent contenir des erreurs humaines dues au fait que les employés classent les transactions dans les mauvaises catégories, saisissent les mauvaises valeurs ou n’appliquent pas correctement les taux de TVA.

Soumission lente

Lorsque les employés sont tenus de faire le gros du travail et de saisir eux-mêmes les données, cela se traduit aussi souvent par des demandes de remboursement de frais qui doivent être demandées ou vérifiées par les services financiers et les membres de l’équipe lorsqu’elles sont dues. Il est difficile de blâmer les employés, car la contribution qui leur est demandée les détourne d’activités à plus forte valeur ajoutée.

En outre, la lenteur des soumissions crée une pression supplémentaire à la fin du mois pour les équipes financières et peut retarder la production des comptes de gestion mensuels.

Manque de cohérence

Les chefs de service et les responsables hiérarchiques ne respectent pas toujours la politique de l’entreprise en matière de dépenses, ce qui peut entraîner une mauvaise gestion de l’argent et rendre les budgets plus difficiles à respecter. Cette situation peut être intentionnelle, dans le cas où certains employés privilégiés bénéficient d’un traitement de faveur. Mais elle peut aussi être causée par l’absence de capacité de contrôle des cadres supérieurs sur cette politique.

Manque de transparence

La nature manuelle, fragmentaire et peu fréquente des soumissions pour la gestion des dépenses signifie que les directeurs financiers ont une mauvaise visibilité sur la façon dont les fonds sont dépensés par l’entreprise. Cela limite leur capacité à optimiser les dépenses de l’entreprise (par exemple en doublant les campagnes marketing avec un retour sur investissement positif).

La technologie peut faire passer la gestion des dépenses au niveau supérieur

Des processus efficaces de gestion des dépenses sont essentiels pour que les entreprises soient en mesure de respecter leurs exigences en matière de conformité et de production de reportings.

Définir et administrer une politique de dépenses est une excellente première étape à franchir. Dans le deuxième article de notre guide « Qu’est-ce que le spend management ? », nous allons explorer la manière d’utiliser la technologie pour fournir des données précises et opportunes afin de favoriser la croissance de l’entreprise.

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