Pourquoi se tourner vers des solutions de gestion des dépenses intelligentes ?

Le casse-tete de la gestion des dépenses pour l’employé et l’entreprise

C’est aussi le cas pour les autres employés de l’entreprise : il faut qu’ils attendent le remboursement de leurs propres dépenses. En d’autres termes, ce type de tâches qui se résument effectivement un calcul financier impersonnel peut être assorti de toutes sortes de plaintes et de désagréments. Les reçus perdus, les réclamations pour dépenses inappropriées et la mauvaise tenue des dossiers sont autant d’éléments qui se révèlent dans une atmosphère qui peut constituer un désagrément important et coûteux, et pas seulement pour le service financier.

Pas étonnant donc que la gestion des dépenses soit souvent la tâche la plus redoutée de l’équipe comptable. Pourtant, il s’agit également d’une tâche qui nécessite généralement la supervision d’un responsable pour prendre les décisions finales quant à savoir qui a droit à quoi, quels centres de coûts doivent être imputés, et une centaine d’autres détails tatillons.

De nombreuses entreprises utilisent encore des processus manuels pour récupérer les reçus, effectuer les remboursements et équilibrer les comptes, même lorsque des cartes de crédit de l’entreprise ont été remises au personnel. Une partie de la croissance de toute entreprise provient de la supervision et du noyau stratégique qui résident au sein du service financier. Mais si ce personnel passe des heures à résoudre tant de problèmes chaque mois, la fonction financière devient un centre de coûts et non un contributeur positif.

Bref, la gestion des dépenses avec des petites caisses, des notes de frais et des cartes de débit ou de crédit d’entreprise représente une perte de temps et de ressources considérable pour la plupart des services financiers. Ces ressources se font généralement rares lorsque l’entreprise se développe ou se lance sur de nouveaux marchés.

Soldo, une plateforme conçue pour répondre aux besoins des entreprises

Soldo fait des merveilles pour les directeurs financiers et leurs services. C’est probablement la seule plateforme logicielle rentable et dédiée à la gestion des dépenses. La plateforme Soldo a été conçue à la fois pour convenir aux petites entreprises, mais elle est également parfaitement adaptée à des entreprise en pleine croissance.

En éliminant un fardeau important, la croissance de l’entreprise peut être soutenue par le service financier en tant que pilier de tout plan stratégique. Voici un guide rapide de certaines fonctionnalités qui rendent la plateforme Soldo unique en son genre :

Une gestion des dépenses simplifiée

Comme de nombreuses fonctions du service financier, la gestion des dépenses à une échelle importante est un travail exigeant, mais comprend généralement des tâches quelque peu répétitives : recouper des éléments réclamés pour des emplois ou des clients, déduire des montants ajustés d’impôt des budgets et généralement mettre des points sur les I et des barres sur les T. Malheureusement, plus la tâche est répétitive, plus les humains ont tendance à commettre des erreurs. C’est pourquoi l’automatisation des tâches banales et le recours à la technologie pour traiter les chiffres sont utiles à plusieurs niveaux.

Les cartes de paiement entreprise

Avec Soldo, les entreprises peuvent obtenir des cartes de débit prépayées (soit physique, soit « virtuelles » basées sur une application). Les responsables peuvent donner leur approbation et interdire certaines transactions, comme celles effectuées auprès de fournisseurs de jeux d’argent ou d’alcool. Les utilisateurs reçoivent des commentaires en temps réel, par l’intermédiaire de l’application mobile, sur ce qu’ils ont dépensé, sur ce qu’ils ont acheté et de ce qu’il leur reste à dépenser. Ils peuvent prendre des photos des reçus et des documents qui sont automatiquement classés en fonction des produits achetés.

Une vue centralisée pour l’entreprise

Ces lignes de dépenses sontsaisies dans l’ensemble de l’entreprise, ce qui permet de gérer les dépenses en un seul endroit. Le logiciel est suffisamment intelligent pour gérer les dépenses de publicité numérique sur Facebook ou Google, les abonnements à des magazines en ligne, les frais de recherche, de formation RH (comme pour les logiciels en tant que service), et les systèmes automatisés peuvent attribuer chaque ligne à un type de dépense et l’affecter à un centre de coûts.

Les responsables hiérarchiques à travers l’entreprise et le personnel du service financier ont accès à des rapports pour un contrôle en temps réel : les limites de dépenses peuvent être augmentées ou réduites en quelques secondes, et chaque ligne de dépense est comptabilisée.

L’integration logicielle

À mesure que l’entreprise se développe, elle étendra ses dépenses pour englober de nouvelles méthodes de publicité, financer des activités et des événements qui stimulent les ventes, et acheter les applications, outils et services qui favorisent son expansion. Il devient de plus en plus important, à mesure que l’entreprise se développe, d’obtenir des informations essentielles, comme le retour sur investissement de certains exercices de marketing, par exemple. Par conséquent, il est bon de savoir que Soldo s’intègre d’emblée à QuickBooks, Netsuite, Sage, etc. Pour les autres intégrations, montrez à vos informaticiens la documentation complète destinée aux développeurs, qui contient toutes les informations dont ils auront besoin.

L’approche de Soldo en matière de dépenses variables (environ 20 % des dépenses de la plupart des entreprises) s’adapte parfaitement à des déploiements allant de quelques cartes de débit jusqu’à des centaines de cartes virtuelles, de comptes de dépenses, de centres de coûts, de devises multiples et d’une intégration complète avec d’autres systèmes, tels que les plateformes d’automatisation des processus robotisés (RPA) et de suivi des missions. Et comme il s’agit d’une solution entièrement « cloud-native », les problèmes tels que la gouvernance, la sécurité des données et l’intégrité financière sont pris en charge dans le cadre du service.