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Passez au numérique avec notre nouvelle fonctionnalité d’archivage des reçus
Avec Soldo, vous pouvez désormais archiver numériquement vos reçus grâce à notre nouvelle fonctionnalité disponible en France et en Allemagne.
Chaque pays a des exigences différentes en ce qui concerne le stockage conforme des reçus.
- En France, les entreprises, depuis 2017 ne sont plus tenues de conserver une copie papier de leurs reçus si elles disposent d’une copie numérique légalement certifiée. Ces reçus doivent être horodatés et signés avant conservation, et gardés pendant au moins 6 ans.
- En Allemagne, les entreprises doivent conserver les reçus pendant 10 ans et ces derniers doivent être horodatés et signés avant d’être archivés.
Dans ces différents pays, le processus de récupération doit être simple et pouvoir s’effectuer à distance. Jetons donc un coup d’œil à la façon dont Soldo vous y aiderait.
Comment cela fonctionne ?
Avec Soldo, l’archivage des reçus numériques est simple : nous faisons tout le travail nécessaire pour vous.
Tout ce que vous et vos employés avez à faire, c’est prendre une photo du reçu et la télécharger sur l’application mobile, ou la joindre à votre transaction via la console Web. Le reçu sera ensuite automatiquement horodaté, signé numériquement et archivé.
À chaque transaction, dans la section Pièces jointes, vous pourrez voir l’état de l’archive numérique et télécharger votre fichier zip si nécessaire. La possibilité d’archiver les reçus sera fournie par notre partenaire InfoCert, la plus grande autorité de certification et le plus grand fournisseur de services de confiance en Europe, conformément à la réglementation européenne, y compris la réglementation européenne 910/2014 (eIDAS), et aux principes des réglementations européennes 2016/679 (RGPD). InfoCert est également conforme à la réglementation locale en Espagne, en France et en Allemagne.
En quoi cette fonctionnalité vous profite-t-elle ?
Le stockage des reçus papier peut être long, difficile à gérer, sans compter que les reçus papier se perdent facilement. Mais en utilisant Soldo, nous stockons automatiquement vos reçus d’une manière conforme, et ceux-ci peuvent être récupérés facilement dans le cas d’un audit.
Le stockage numérique de vos reçus réduira le travail manuel à accomplir, le temps que vous passez à collecter les reçus papier et à les stocker, mais aussi le coût du stockage physique des reçus papier. C’est une avancée considérable, pour tout le monde !
Les exigences spécifiques au pays sont sujettes à changement ; il est donc préférable de garder un œil sur vos obligations locales lorsqu’il s’agit d’archiver les reçus.
Contactez votre responsable de compte ou votre responsable clientèle pour vérifier si vous êtes éligible à notre fonctionnalité d’archivage des reçus numériques.
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