6 notes de frais très surprenantes  

Notes de frais liées à l’esthétique ou dîners lors de voyages personnels, les exemples de demandes de remboursements étranges font foison, souvent au détriment de la crédibilité et de la réputation du salarié. Selon une enquête réalisée par SAP Concur, les entreprises européennes de taille moyenne pourraient perdre jusqu’à 13 709€ par an à cause de la fraude à la note de frais.

Dépenses personnelles, arrondissement des frais kilométriques, fournitures de bureau pour utilisation personnelle… Les tentatives sont nombreuses.

Si ce genre de notes de frais professionnels excessives, voire même douteuses, sont assez souvent retrouvées dans le secteur public, comme auprès de gouvernements ou d’organisations financées par l’argent du contribuable, les règles liées aux dépenses sont pourtant strictes. Les contrôles sont eux aussi assez fréquents, et les dépenses sont généralement passées au peigne fin. Cependant, des erreurs peuvent tout de même se glisser.

Côté entreprises, ces dernières sont moins enclines à publiquement mettre leurs employés sur le devant de la scène en cas de déclarations douteuses, car cela peut nuire gravement à leur réputation. Certaines pensent à revoir leurs politiques de dépenses afin de mieux encadrer les employés et éviter les débordements, en apportant chaque année un regard nouveau sur les besoins de leurs employés.

Une politique de dépense n’empêche pas des tentatives impromptues, et les directeurs financiers préfèrent parfois prendre le contre-pied, en partageant les situations incongrues auxquelles ils peuvent faire face au quotidien, des vols en hélicoptères en passant par des soirées à l’opéra.

Exemples de notes de frais étonnantes

1. En 2008, le président français de l’époque, Nicolas Sarkozy, avait dépensé 34 400 euros en maquillage pendant sa campagne électorale et avait déclaré les coûts en notes de frais. La candidate Ségolène Royal, qui s’est présentée contre lui lors de cette campagne, a quant à elle fait passer 52 000 euros en produits cosmétiques et coiffure. La commission des finances qui détermine le montant des remboursements des dépenses des politiciens en France a parlé de « montants excessifs » mais a tout de même approuvé un tiers des demandes.
2. Patricia Mirallès, députée de l’Hérault, est accusée d’utiliser son enveloppe mensuelle pour effectuer des dépenses personnelles. Facture informatique pour sa fille, nuits d’hôtel pour sa famille… Le montant des dépenses grimpe rapidement à plus de 1 500 euros.
3. Laurent Wauquiez, président de la région Auvergne-Rhône-Alpes, aurait quant à lui fait des excès, relançant le débat sur l’utilisation de l’argent public. Réunions dans des lieux prestigieux, dîners dans des restaurants de luxe… les coûts s’élèvent à plus de 100 000 euros aux frais de la Région, et donc du contribuable.
4. Les quatre cents membres de la Chambre des Communes britannique ont réclamé un total de 1,3 million d’euros en 2009, notamment pour de la nourriture pour chats, des achats de mobiliers, des courses en taxi, l’entretien de propriétés… L’ancien ministre de l’Environnement, Elliot Morley, a été suspendu en 2009 pour avoir a réclamé 900 euros par mois pendant 18 mois pour une fausse hypothèque à Winterton, et a donc reçu un trop-payé de 20 000 euros. Suite à cela, la Chambre des Communes britannique a renforcé les contrôles.
5. En 2016, un scandale similaire, mais à plus petite échelle, s’est déroulé au Bundestag allemand, où 116 membres ont réclamé un montant total de 70 000 €. Lors de l’examen de leur demande, il s’est avéré que Laurenz Mayer a acheté et déclaré 11 stylos plume de la marque Montblanc, pour un montant de plus de 2 200 euros.
6. Les universités néerlandaises ont-elles aussi reçu des demandes intéressantes. Un directeur de l’université d’Amsterdam vivant à plus de 92 km de sa ville d’origine a réclamé 27 000 euros pour des séjours dans des hôtels à Amsterdam. Un directeur de l’université de Nijmegen a quant à lui acheté aux frais de l’université un siège de bureau en cuir noir pour plus de 2 700 euros.

Une enquête menée en 2019 auprès de 300 directeurs financiers canadiens a révélé que 58 % des répondants ont constaté une augmentation des demandes de remboursement de frais inappropriés ces trois dernières années. Des contraventions pour excès de vitesse aux bottes de cow-boy, en passant par des tondeuses à gazon et des visites dans des centres de bien-être. Seules 10 % des organisations interrogées dans le cadre de l’enquête n’utilisent pas d’outils digitaux pour les aider dans le processus de remboursement des frais, 39 % utilisent des logiciels ou des systèmes spécialisés, et pour 51 % d’entre eux, il s’agit de logiciels développés en interne.

Comment remédier aux dépenses hors politique ?

Si le passage à des technologies intelligentes de gestion des dépenses peut impressionner, mettre le digital à profit permet de garder le contrôle sur les dépenses de l’entreprise et les notes de frais des collaborateurs.

En effet, les outils intelligents, comme la plateforme de Soldo, offrent aux entreprises la possibilité de suivre leurs dépenses en direct, de mieux gérer les budgets, d’approuver et d’estimer les coûts en amont, évitant ainsi les mauvaises surprises en fin de mois.

Si les notes de frais créaient auparavant beaucoup de paperasse, ce temps est aujourd’hui révolu.  Les outils digitaux permettent de gérer plus facilement les dépenses des employés, sans se lancer dans de longues formalités administratives et d’accélérer les délais de remboursement. S’équiper d’outils modernes simplifie le travail des collaborateurs, et ce afin qu’ils se consacrent aux tâches à valeur ajoutée.