Notes de frais liées à l’esthétique ou dîners lors de voyages personnels, les exemples de demandes de remboursements étranges font foison, souvent au détriment de la crédibilité et de la réputation du salarié. Selon une enquête réalisée par SAP Concur, les entreprises européennes de taille moyenne pourraient perdre jusqu’à 13 709€ par an à cause de la fraude à la note de frais.
Dépenses personnelles, arrondissement des frais kilométriques, fournitures de bureau pour utilisation personnelle… Les tentatives sont nombreuses.
Si ce genre de notes de frais professionnels excessives, voire même douteuses, sont assez souvent retrouvées dans le secteur public, comme auprès de gouvernements ou d’organisations financées par l’argent du contribuable, les règles liées aux dépenses sont pourtant strictes. Les contrôles sont eux aussi assez fréquents, et les dépenses sont généralement passées au peigne fin. Cependant, des erreurs peuvent tout de même se glisser.
Côté entreprises, ces dernières sont moins enclines à publiquement mettre leurs employés sur le devant de la scène en cas de déclarations douteuses, car cela peut nuire gravement à leur réputation. Certaines pensent à revoir leurs politiques de dépenses afin de mieux encadrer les employés et éviter les débordements, en apportant chaque année un regard nouveau sur les besoins de leurs employés.
Une politique de dépense n’empêche pas des tentatives impromptues, et les directeurs financiers préfèrent parfois prendre le contre-pied, en partageant les situations incongrues auxquelles ils peuvent faire face au quotidien, des vols en hélicoptères en passant par des soirées à l’opéra.
Une enquête menée en 2019 auprès de 300 directeurs financiers canadiens a révélé que 58 % des répondants ont constaté une augmentation des demandes de remboursement de frais inappropriés ces trois dernières années. Des contraventions pour excès de vitesse aux bottes de cow-boy, en passant par des tondeuses à gazon et des visites dans des centres de bien-être. Seules 10 % des organisations interrogées dans le cadre de l’enquête n’utilisent pas d’outils digitaux pour les aider dans le processus de remboursement des frais, 39 % utilisent des logiciels ou des systèmes spécialisés, et pour 51 % d’entre eux, il s’agit de logiciels développés en interne.
Si le passage à des technologies intelligentes de gestion des dépenses peut impressionner, mettre le digital à profit permet de garder le contrôle sur les dépenses de l’entreprise et les notes de frais des collaborateurs.
En effet, les outils intelligents, comme la plateforme de Soldo, offrent aux entreprises la possibilité de suivre leurs dépenses en direct, de mieux gérer les budgets, d’approuver et d’estimer les coûts en amont, évitant ainsi les mauvaises surprises en fin de mois.
Si les notes de frais créaient auparavant beaucoup de paperasse, ce temps est aujourd’hui révolu. Les outils digitaux permettent de gérer plus facilement les dépenses des employés, sans se lancer dans de longues formalités administratives et d’accélérer les délais de remboursement. S’équiper d’outils modernes simplifie le travail des collaborateurs, et ce afin qu’ils se consacrent aux tâches à valeur ajoutée.