Comment mieux gérer sa trésorerie en période d’inflation ?  

Bien gérer la trésorerie d’entreprise est une tâche incontournable à sa réussite. Si cette dernière peut parfois s’avérer délicate et fastidieuse pour les équipes finance, en particulier en période d’inflation et d’augmentation des coûts de l’énergie, il existe quelques stratégies pour aider l’entreprise à gérer sa trésorerie plus facilement et avec plus de fluidité.

Que ce soit pour réaliser des économies, assurer un meilleur suivi, réaliser des prévisions plus précises ou mieux maîtriser les dépenses, il est essentiel de mettre en place des processus permettant aux équipes d’assurer la bonne santé financière de l’entreprise.

Maîtriser les coûts

Une première étape essentielle à une meilleure gestion de la trésorerie en période d’inflation est la maîtrise des coûts. Il est important pour l’entreprise d’avoir une vue sur les coûts engagés, de les réviser périodiquement et de les adapter en fonction des besoins.

1. Revoir les coûts fixes de l’entreprise

Les coûts fixes sont les frais que l’entreprise paye de manière régulière. Ils sont indirectement liés à son activité mais sont nécessaires à son bon fonctionnement. Cela peut inclure le loyer des bureaux et les charges associées (comme le wifi, l’électricité, etc.) ou les salaires des collaborateurs. Ces coûts fixes n’évoluent pas de manière constante, ce qui permet d’établir une liste de dépenses récurrentes. Ces dernières peuvent ensuite être intégrées dans les prévisions budgétaires, y apportant plus de précision.

Parmi ces coûts fixes, certains peuvent être optimisés, en particulier en période de crise ou l’entreprise doit suivre ses frais de plus près. L’entreprise bénéficie-t-elle des prix les plus intéressants pour ses abonnements et outils ? Tous les abonnements sont-ils utilisés, ou est-ce que certains peuvent être arrêtés ? Les entreprises manquent souvent de visibilité sur ces dépenses, qui peuvent rapidement s’accumuler.

En ce sens, l’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses professionnelles peut s’avérer particulièrement utile pour simplifier la gestion des abonnements et obtenir une visibilité totale sur leurs coûts. Ces outils permettent notamment de créer des budgets par équipe ou par département pour centraliser les dépenses, définir des règles de dépenses et reprendre contrôle sur chacune des dépenses liées aux abonnements.

2. Actualiser les prévisions budgétaires de l’entreprise

Une fois les coûts fixes revus et optimisés, les équipes finances peuvent s’atteler à revoir les prévisions budgétaires de l’organisation, de façon à s’assurer de la meilleure rentabilité possible et de la bonne santé financière de l’entreprise.

Mettre au point une projection de sa trésorerie, surtout en période d’incertitude économique, permet d’optimiser le pilotage de l’activité de l’entreprise. Un budget prévisionnel offre de nombreux avantages. Il permet notamment de :

• Anticiper la rentabilité de la stratégie de développement et vérifier sa fiabilité,
• Proposer une vision concrète des résultats prévisionnels et des objectifs,
• Gagner en fiabilité sur un horizon à court terme, à n’importe quel moment en se basant sur l’historique des dépenses,
• Réaliser des ajustements afin d’atteindre l’équilibre ou la marge souhaitée.

Le budget prévisionnel fait objet de ligne directrice pour l’année à venir, il doit être consulté régulièrement, notamment en période complexe.

3. Mettre en place une politique de dépenses

Entre les dépenses fixes, les dépenses courantes, et les dépenses occasionnelles, il est important pour une entreprise de mettre en place une politique de dépenses claire. Elle permet n d’optimiser la gestion de la trésorerie et d’éviter les dépenses non nécessaires.

Une politique de dépenses est un ensemble de règles établies par l’entreprise concernant les dépenses professionnelles. Elle informe les salariés sur les dépenses autorisées, les plafonds, les modalités à suivre en cas de déplacements, le processus de remboursement… Elle permet également de donner à l’entreprise plus de visibilité sur sa trésorerie.

Cette politique de dépenses peut être révisée chaque année pour s’adapter à un contexte économique particulier ou pour revoir les dépenses autorisées en fonction des besoins réels des collaborateurs. Instaurer ce cadre permet à l’entreprise d’avoir plus de contrôle sur les dépenses de ses collaborateurs et de simplifier les processus de remboursement afin qu’ils soient plus fluides et offrent une vision actualisée de la trésorerie.

Optimiser les processus

Certaines tâches faisant parti de la gestion de la trésorerie d’entreprise peuvent s’avérer chronophages et répétitives pour les équipes finance. Pourtant, il existe aujourd’hui des outils pour optimiser les processus de gestion des dépenses. Plus qu’un simple gain de temps, ils participent aussi à simplifier le quotidien des collaborateurs, et à les fidéliser dans un contexte de crise des talents où les entreprises ont souvent du mal à recruter.

1. Optimiser le travail des équipes finance grâce à la technologie

Les équipes finance jouent un rôle stratégique au sein de l’entreprise. En période de crise économique, il est d’autant plus important pour elles de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.

Dans un contexte économique inflationniste, les entreprises ont plus que jamais besoin d’établir des projections budgétaires en prévoyant les entrées et les sorties de fonds comme les revenus de l’entreprise. En mettant à profit les outils digitaux et en automatisant certaines opérations, les équipes finances peuvent gagner du temps, et ainsi se concentrer sur ce qui importe vraiment : la stratégie financière de l’entreprise.

Mettre la technologie à profit permet aux équipes finance d’avoir toutes les données financières de l’entreprise au même endroit et automatiser les tâches administratives. Elles sont alors en mesure de regrouper toutes les données pour obtenir des rapports détaillés sur les dépenses, les analyser, et réaliser des prévisions plus précises.

Par exemple, la plateforme Soldo permet de synchroniser plusieurs plateformes comptables afin de rapprocher les dépenses de l’entreprise, assurant plus de flexibilité dans la gestion des dépenses. Elle permet également de suivre et gérer les dépenses de l’entreprise et des employés en temps réel comme les budgets, répondant aux besoins d’instantanéité tout en s’appuyant sur un suivi intelligent de la trésorerie.

2. Suivre les dépenses de plus près grâce aux cartes de paiement

Pour aider les entreprises à mieux suivre les dépenses réalisées par leurs collaborateurs, il est aujourd’hui possible d’implémenter un système de cartes de paiement d’entreprise. Plus que de permettre aux organisations de suivre les dépenses avec précision, les équipes finance peuvent obtenir une vue d’ensemble sur la trésorerie de l’entreprise en temps réel, à une période ou assurer un suivi pointu de la trésorerie est nécessaire. S’appuyer sur la technologie permet également de mettre fin aux avances et aux notes de frais, fluidifiant tout le système de dépenses de l’entreprise et évitant aux collaborateurs d’avoir à engager des dépenses personnelles pour régler des frais professionnels.

Ces cartes, comme les cartes Soldo, sont paramétrables et répondent de manière précise aux besoins de l’entreprise. Elles peuvent être physiques ou virtuelles, attribuées à une personne ou à un pôle, configurées avec des limites de dépenses, des zones géographiques, des catégories de dépenses…

L’entreprise bénéficie ainsi d’un contrôle total sur les dépenses réalisées par ses collaborateurs, qui peuvent être approuvées en amont, et d’une vue d’ensemble sur sa trésorerie et ses transactions, ensuite répertoriées dans un rapport détaillé.

La crise économique actuelle a plus que jamais mis en avant le fait que les entreprises ont aujourd’hui besoin de digitaliser la fonction finance, en mettant à profit la technologie pour faciliter et optimiser le travail des équipes au service d’une meilleure gestion financière.