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La gestion des demandes de dépenses ponctuelles au sein de votre organisation

1 juin 2022   |   13 minute de lecture
deux hommes sont sur leurs téléphones

La devise des Jeux olympiques  « Plus vite, plus haut, plus fort – ensemble » ne s’applique t-elle pas parfaitement à notre vie professionnelle ? Nous nous efforçons tous d’être plus productifs et de collaborer davantage, tout en visant des résultats plus solides.

Les équipes chargées des finances et des achats ne font pas exception. Vous êtes soumis à une pression croissante pour contrôler les coûts, convenir des budgets, gérer et rapprocher les dépenses des employés, et soutenir en même temps le programme de croissance de votre entreprise. C’est un défi de jongler entre toutes ces activités tactiques et les initiatives stratégiques.

C’est pourquoi nous nous engageons à vous libérer, vous et votre entreprise, du chaos des dépenses et des frictions inutiles lors de la gestion des dépenses des employés.

Les défis liés aux besoins de paiements ponctuels

La gestion des demandes d’achat ponctuels est fastidieuse et coûteuse.

Lorsque nous examinons un domaine essentiel des dépenses de l’entreprise, les achats ponctuels, et la manière dont ils sont gérés dans un grand nombre d’entreprises, nous constatons que de nombreuses améliorations sont possibles. Vous ne pouvez pas donner à tout le monde une carte de crédit d’entreprise, et pourtant tout le monde doit dépenser dans le cadre de son travail.

Les dépenses ponctuelles essentielles comprennent les cours de formation et les frais d’examen, les équipements de travail à domicile, les événements et les campagnes spéciales. Mais il y en a bien d’autres, réparties dans toute votre entreprise.

Nos clients nous disent constamment que répondre à ces demandes de dépenses uniques, par le biais d’e-mails et d’autres canaux secondaires, leur fait perdre un temps et des efforts précieux.

En plus de cela, vous devez ensuite suivre, traiter et concilier les dépenses. C’est pourquoi la plupart des entreprises perdent jusqu’à deux semaines par mois dans le travail administratif de gestion des dépenses. Cela équivaut à un semestre ! Et il y a aussi des coûts financiers : Les entreprises européennes perdent en moyenne 2 % de leur chiffre d’affaires à cause d’un mauvais contrôle des dépenses.

Le partage des données de la carte est risqué

Comme mentionné précédemment, certaines équipes partagent des cartes d’entreprise ou d’achat pour effectuer les achats ponctuels ou peu fréquents nécessaires. Cela crée des risques de sécurité inutiles et peut rapidement devenir incontrôlable. Les détails de la carte peuvent tomber entre de mauvaises mains, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre entreprise, et vous causer des pertes financières importantes.

Vous devez également faire attention à des risques  de fraude, lorsqu’on tente d’effectuer une transaction en utilisant les données d’une carte volée sans avoir besoin de la carte physique. C’est une inquiétude justifiée, car les transactions en ligne atteignent de nouveaux sommets après la pandémie.

Le suivi des dépenses est différé

La plupart des cartes de crédit et d’achat des entreprises ne proposent qu’une facturation détaillée à la fin de chaque mois. Il est donc très difficile de surveiller les paiements de dépenses dès qu’elles sont effectuées, ce qui peut donner lieu à de mauvaises surprises à terme. Et sans une vue en temps réel des dépenses, votre capacité à garder le contrôle des coûts est limitée.

Une nouvelle solution pour faciliter les dépenses en ligne

Soldo lance une nouvelle fonctionnalité pour gérer les demandes de dépenses ponctuelles en temps réel.

Cette fonctionnalité gère pour vous le processus de demande/validation et émet des cartes virtuelles temporaires ou à usage unique que vos équipes peuvent utiliser pour effectuer leurs achats. Les données de transaction sont stockées en toute sécurité en un seul endroit et peuvent être facilement examinées, rapportées et conciliées en temps réel. Aucun risque, aucun tracas.

 

Et les avantages ne s’arrêtent pas là ! Vous pouvez également utiliser cet outil pour :

-> Augmenter la productivité

Réduisez le temps et les efforts que vous consacrez à la validation des demandes de dépenses ponctuelles, au téléchargement des bons de commande et au traitement des remboursements des employés. La plateforme Soldo rationalise ces activités afin que vous puissiez consacrer votre temps aux activités essentielles.

-> Supprimez les remboursements aux employés

Laissez notre module de gestion des dépenses ponctuelles remplacer le travail manuel et frustrant de la gestion des petites dépenses. Vos équipes peuvent soumettre une demande sans effort, effectuer l’achat avec une carte virtuelle à usage unique et soumettre leurs reçus immédiatement via l’application mobile. C’est aussi simple que cela.

-> Protégez votre entreprise

Plus besoin de partager les détails des cartes d’entreprise entre les différents services et d’accueillir les escrocs. La fonctionnalité de gestion des dépenses ponctuelles et les cartes virtuelles temporaire ou à usage unique protègent votre organisation contre la fraude : l’authentification forte du client (DSP2) empêche toute personne autre que le demandeur d’utiliser les données d’une carte, et la carte est détruite une fois la transaction terminée. Et pour plus de sécurité, à chaque achat approuvé, la console Soldo saisit une piste d’audit.

-> Réduisez le coût de traitement des achats ponctuels

Réduisez le coût de traitement des achats ponctuels et facilitez le suivi des dépenses hors politique. Vous aurez plus de chances de détecter les possibles économies, vous aurez plus de temps à consacrer à la réalisation de votre business plan et vous éviterez quelques maux de tête mensuels.

Profitez d’une plus grande flexibilité et d’une visibilité totale sans attendre la fin du mois pour savoir ce que votre entreprise dépense.

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