L’impact de l’avance de frais sur les salariés 

Dans le cadre de leurs missions, les collaborateurs peuvent être amenés à réaliser certaines dépenses (transport, hébergement, restauration…) préapprouvées ou non en amont pas un manager. Les frais peuvent rapidement s’accumuler, en particulier s’ils sont avancés par le collaborateur. Dans ce cas, le salarié doit ensuite envoyer des notes de frais au service finance et attendre leur remboursement, qui peut parfois prendre plusieurs semaines.

D’après notre dernière étude « Crise du coût des affaires », 70 % des personnes interrogées ont déclaré réaliser des dépenses professionnelles au moins une fois par semaine. 17 % des participants ont partagé être inquiets à l’idée d’utiliser leurs propres fonds pour réaliser ces dépenses : 54 % d’entre eux craignent de ne pas être remboursés en temps voulu, affectant par la suite leurs engagements personnels.

Il va sans dire que l’avance des frais professionnels a un réel impact sur les salariés, étant le plus souvent une source de stress, frustration et inquiétude. Comment y remédier ?

Dépenses professionnelles et avances de frais : état des lieux

Les dépenses en entreprise sont variées : matériel, logiciels, voyages d’affaires…

Catégorisation des dépenses professionnelles

D’après notre rapport sur la gestion des dépenses professionnelles, les dépenses lors de voyages d’affaires et les divertissements (dîners, cadeaux clients…) sont les principaux pôles de dépenses des salariés en entreprise.
Les trois principales catégories de dépenses recensées par notre étude sont :

1. Les billets d’avion, frais d’hébergement et autres dépenses liées au voyage : 54 %
2. Les frais de restauration lors de déplacements professionnels : 51 %
3. Le carburant : 34 %

Malgré l’augmentation des dépenses en partie dû à l’inflation, de nombreuses entreprises demandent encore aux salariés d’avancer eux-mêmes leurs dépenses. Cela résulte en des avances de frais parfois importantes pour les collaborateurs, et un travail administratif conséquent pour procéder au remboursement des notes de frais.

Pourtant, seulement 50 % des répondants affirment soumettre toutes leurs dépenses professionnelles pour remboursement. Les raisons principales pour lesquelles les collaborateurs ne demandent pas toujours le remboursement de leurs factures professionnelles seraient :

1. Le délai d’approbation pour 40 % des répondants
2. Le temps que cela prend pour les soumettre pour 21 % d’entre eux
3. La méconnaissance du processus de remboursement pour 18 % d’entre eux

Pour éviter ces désagréments, l’entreprise peut mettre en place des allocations forfaitaires, ou avances de frais.

Formes d’avances de frais

L’entreprise est tenue de rembourser les frais professionnels de ses collaborateurs. Pour éviter les remboursements de notes de frais longs et chronophages, il est possible de mettre en place des avances de frais. Elles permettent notamment aux collaborateurs de ne pas régler leurs frais professionnels de leur poche, et de bénéficier d’un budget pour mener à bien leurs missions.

Il existe deux types d’avances de frais :

• L’avance permanente, généralement mise en place pour les salariés souvent amenés à se déplacer, cette avance est perçue par les collaborateurs chaque mois.
• L’avance ponctuelle, pour les collaborateurs amenés à réaliser des dépenses occasionnelles.

Dans les deux cas, ces avances permettent à l’entreprise de mieux gérer les dépenses et de garder un certain contrôle sur les frais des collaborateurs puisqu’elles sont soumises à la présentation et validation des justificatifs de paiement. C’est aussi un avantage pour les salariés, qui n’ont pas à avancer les frais et à s’inquiéter de l’impact que peuvent représenter ces dépenses professionnelles sur leurs budgets personnels. Car comme le démontre notre dernière étude, 28 % des répondants toujours ou souvent anxieux à l’idée régler eux-mêmes des dépenses professionnelles n’ont généralement pas assez de fonds pour le faire.

Conséquences des avances de frais

Les conséquences des avances de frais sur les salariés sont multiples, et vont souvent bien au-delà de la sphère professionnelle. Beaucoup de collaborateurs expriment de l’anxiété à réaliser des dépenses professionnelles, et ce pour plusieurs raisons :

• Les délais de remboursement trop longs, au point ou cela impacterait leurs engagements personnels
• Les processus souvent compliqués de soumission des notes de frais
• Le manque de fonds personnels pour réaliser des dépenses d’ordre professionnelles
• Les difficultés qu’ils peuvent éprouver à suivre tous les frais engagés pour le compte de leur entreprise

Avec l’inflation, il va sans dire que les dépenses professionnelles ont-elles aussi été amenées à augmenter de façon conséquente. Il n’est donc pas étonnant que les salariés soient de plus en plus réticents à l’idée de régler des frais professionnels eux-mêmes, au vu de l’impact que cela peut représenter sur leur pouvoir d’achat : moins de fonds pour les dépenses essentielles ou pour les divertissements, impossibilité de mettre de l’argent de côté, besoin d’avoir recours à une carte de crédit…

Les avances de frais professionnels ont trop souvent des conséquences négatives sur les collaborateurs. Pourtant, il existe des solutions simples à mettre en place pour y remédier, épauler les équipes finance dans leur travail et faciliter le processus de dépense pour les salariés.

Mettre fin aux avances de frais professionnels

Les technologies aujourd’hui disponibles permettent aux entreprises qui les mettent à profit de bénéficier d’un certain nombre d’avantages : une vision intégrale sur la trésorerie de l’entreprise et les dépenses des collaborateurs, une meilleure utilisation du temps des équipes finance, une responsabilisation des collaborateurs et de meilleures conditions de travail…

Opter pour des cartes de paiement d’entreprise

Une première étape pour mettre fin aux avances de frais des collaborateurs est de mettre en place un système de cartes de paiement. Cela permet aux employés de ne plus avancer les frais de leur poche, de ne plus en ressentir les conséquences, et d’éviter les processus laborieux et chronophages de traitement des notes de frais côté équipe finance.

Ces cartes, comme les cartes Soldo, présentent de nombreux avantages en étant totalement paramétrables pour répondre de façon précise aux besoins de l’entreprise. Elles peuvent être physiques ou virtuelles, et être configurées avec des limites de dépenses, des zones géographiques, des catégories de dépenses…

L’entreprise bénéficie ainsi d’un contrôle total sur les frais réalisés par ses employés, qui peuvent être par exemple approuvés en amont de déplacements pour plus de simplicité. Les transactions se retrouvent ensuite répertoriées dans un rapport détaillé, permettant aux équipes finance d’obtenir une vision complète des dépenses et de réaliser des prévisions plus précises.

Assurer un suivi optimal avec un logiciel de gestion des dépenses

Les dépenses et les frais professionnels peuvent être regroupés au même endroit avec l’utilisation d’une plateforme de gestion des dépenses. Ces plateformes permettent de bénéficier d’une vision globale des dépenses et de la trésorerie de l’entreprise en temps réel, et de plus de flexibilité dans l’attribution des budgets des équipes en fonction des besoins. Les équipes finance disposent de plus de détails sur les types de dépenses : dépenses régulières, achats ponctuels, abonnements, frais de publicités en ligne, de carburant… et peuvent établir des prévisions pour gérer plus sereinement les budgets comme les frais réalisés par l’entreprise.

Avoir recours à des plateformes de gestion des dépenses et des cartes de paiements pour les collaborateurs présentent de nombreux bénéfices à côté desquels les entreprises ne peuvent plus passer. Plus que d’offrir un certain confort aux employés, ces solutions permettent aux organisations de réaliser des économies en ayant une idée plus précise de leurs dépenses, veiller au respect des budgets et permettre aux équipes finance de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.