Simplifier la gestion des dépenses pro : un levier pour une meilleure expérience collaborateur

Dans un contexte d’inflation et d’augmentation des coûts de l’énergie et des matériaux, les entreprises sont poussées à une vigilance accrue quant à leurs dépenses et doivent mobiliser toutes leurs ressources au service d’une meilleure gestion des dépenses. Investir dans un logiciel de gestion des dépenses est devenu une priorité pour la fonction finance, permettant d’obtenir une vue d’ensemble sur les transactions, de réduire les coûts si nécessaire, et de renforcer l’expérience collaborateur.  

La dernière étude de PwC « Priorités 2023 des Directions Financières » montre que 93 % des directeurs financiers interrogés envisagent d’investir dans la digitalisation de la fonction finance à court terme. Cela représente également un levier efficace pour souder les talents derrière les objectifs de croissance de l’entreprise.

Découvrez l’interview de Marie Degritot, HR Business Partner chez Soldo, afin de comprendre les liens entre gestion des dépenses et expérience collaborateur en finance.

Comment ont évolué les attentes des employés en termes d’expérience ces dernières années ?

La crise sanitaire que nous avons traversé a changé la façon dont les entreprises s’adressent aux collaborateurs. Les attentes de ces derniers ont évolué, que ce soit en termes d’interaction ou de qualité de vie, et cela représente un vrai défi pour les entreprises.

Avec le développement récent de nombreuses plateformes digitales visant à faciliter le travail des collaborateurs, les entreprises disposent désormais d’outils pour faciliter leur quotidien, améliorer leurs performances, renforcer la collaboration et donner du sens à leur travail. Pour le secteur financier, l’utilisation de technologies d’automatisation permet de déléguer les tâches répétitives ou à faible valeur ajoutée à la machine. Cela permet ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur les aspects plus stratégiques de leur poste et atteindre leurs objectifs.

En ce sens, l’expérience collaborateur est devenu un élément à la fois source de compétitivité et d’attractivité pour les entreprises et pour les potentiels candidats.

De plus, dans un contexte économique de défis, où une approche prudente dans la gestion des dépenses doit prévaloir, engager ses collaborateurs dans cette hygiène financière vitale à l’entreprise est un moyen de souligner le sens de leur travail.

Quelles devraient être les priorités des entreprises pour améliorer l’expérience collaborateur ?

Il est nécessaire pour l’entreprise d’échanger avec les équipes afin de comprendre leurs besoins, trouver des solutions et finalement augmenter l’engagement.

Comme nous venons de le préciser, un premier point essentiel est la mise à disposition d’outils, en particulier avec le développement du travail hybride. Il faut donc avoir une idée précise de ce qui est déjà mis en place, ce qui a été proposé aux salariés, quels abonnements sont utilisés ou non… de façon à optimiser l’ensemble de ce qui est mis à disposition, éviter les doublons et garder le contrôle sur les dépenses.

Ensuite, proposer des événements récurrents devient de plus en plus important pour fédérer les équipes. Chez Soldo, nous organisons un certain nombre d’événements qui rythment l’année. Que ce soit au travers d’un programme d’onboarding pour découvrir l’entreprise et ses collaborateurs, du mentoring pour continuer à apprendre et à évoluer, des Get Together pour permettre à tous les employés de se retrouver…  Nous sommes tous impliqués dans la vie de l’entreprise et davantage motivés !

En pleine crise économique, quels outils sont à disposition des entreprises pour mieux gérer leurs dépenses ?

Le monde se digitalise, la fonction finance doit elle aussi suivre le mouvement. Une mauvaise gestion des dépenses peut être fatale pour une entreprise, et un délai de remboursement trop long ou compliqué est source de frustration pour les employés.

L’adoption d’un outil de gestion des dépenses intelligent est devenu indispensable pour plusieurs raisons.
Il permet :

• d’obtenir une vision globale sur les dépenses de l’entreprise en temps réel au travers de rapports détaillés
• de mieux gérer les budgets, en prévoyant les flux de trésorerie
• de mettre fin aux processus manuels et aux erreurs qui peuvent en découler (doublons, pertes de données…)
• de faciliter la gestion et la validation des notes de frais
• de booster la productivité des employés du secteur financier, en facilitant le travail des équipes et en responsabilisant les collaborateurs
• de l’entreprise qui gèrent eux-mêmes les budgets qui leurs sont alloués.

Mettre à disposition des outils digitaux met fin aux pertes de temps et aux erreurs manuelles, en gagnant en productivité. Pour l’entreprise, utiliser les bons outils est synonyme de sérénité et de tranquillité d’esprit, comme d’attractivité.

Quel retour d’expérience pouvez-vous partager aux directeurs financiers pour les aider en ce sens ?

Aujourd’hui, les données sont clé pour les entreprises. Elles ne peuvent être collectées facilement et avec exactitude qu’à l’aide d’outils digitaux adaptés. Cela permet aux équipes financières de gagner en agilité et en visibilité pour se concentrer sur l’analyse des données et le développement de stratégies financières.

Bien sûr, le passage à l’automatisation doit se faire progressivement, en analysant ce qui peut être automatisé et en formant les équipes pour s’assurer d’une bonne prise en main des outils. Au début, les managers peuvent se retrouver confrontés à une certaine réticence envers l’automatisation. En faisant preuve de pédagogie et en impliquant les collaborateurs dans la conduite du changement dès le début, les freins pourront être levés. Si vous souhaitez en savoir plus sur les erreurs à éviter sur l’automatisation financières, n’hésitez pas à consulter notre article dédié.  

Les collaborateurs ont aussi leur part à jouer dans la gestion des dépenses. Comment pouvez-vous les engager ?

Implémenter une politique de dépenses claire et précise permet de donner un cadre dans lequel les employés sont autonomes et responsabilisés. Une certaine flexibilité est essentielle pour s’adapter aux différentes situations et réagir en cas d’imprévus. La politique de dépense est également amenée à évoluer en fonction du contexte de l’entreprise.

De plus, des budgets peuvent également être alloués. Cela peut notamment être facilité grâce à l’utilisation d’une plateforme comme Soldo, qui propose différentes options pour fixer des budgets, octroyer des cartes utilisateurs à usage unique pour des dépenses ponctuelles, ou des cartes dédiées aux abonnements pour rendre les équipes autonomes, par exemple.