Frais professionnels : bien choisir sa carte d’entreprise  

Les cartes d’entreprise, associées à une politique de dépenses, permettent aux organisations de garder le contrôle sur les frais professionnels de leurs salariés tout en les responsabilisant et les rendant plus autonomes dans la gestion de leurs budgets. 

Les avantages liés à l’utilisation de cartes d’entreprise sont nombreux. Les cartes d’entreprise sont de plus en plus utilisées, que ce soit pour :

• mettre fin aux avances de frais et aux notes de frais
• permettre aux employés de dépenser dès que leurs missions le nécessitent
• apporter plus de flexibilité et de rapidité
• faciliter la gestion de la trésorerie de l’entreprise en faisant gagner du temps aux directeurs financiers

Plusieurs types de cartes existent et elles répondent à des besoins spécifiques. Découvrez les différentes options disponibles sur le marché pour éclairer vos choix.

La carte affaires

La carte affaires, également appelée carte business, est un moyen de paiement différé qui assure plus de fluidité dans la gestion des frais professionnels des collaborateurs amenés à se déplacer. Elle peut être directement liée au compte de l’entreprise ou à celui du collaborateur, pour plus de responsabilisation.
L’utilisation de cette carte procure aux entreprises plus de souplesse dans la gestion de leur trésorerie, et ce grâce au paiement différé. Après son déplacement, le collaborateur transmet ses factures et justificatifs de paiement afin que l’entreprise émette un remboursement avant qu’il ne soit débité du montant de ses dépenses.
Les plafonds de dépenses et les estimations doivent donc être correctement gérés en amont des déplacements afin de garder le contrôle sur les dépenses. Les notes de frais doivent être remboursées à temps pour éviter aux collaborateurs des avances de frais parfois conséquentes.

La carte corporate

La carte corporate est une carte à débit immédiat mise à disposition des employés pour régler leurs frais professionnels : dépenses de matériel, restauration, formations… Nominative et directement rattachée au compte bancaire de l’entreprise, elle facilite les dépenses en évitant aux collaborateurs d’effectuer des avances de frais ou des notes de frais, gagnant ainsi en agilité.
Cette carte permet également à l’entreprise d’obtenir une vue d’ensemble des dépenses réalisées au travers d’un relevé de compte unique simplifiant la comptabilité.

La carte de crédit professionnelle

La carte de crédit d’entreprise fonctionne comme une carte corporate, à défaut qu’elle offre un débit différé, et est souvent accompagnée de services complémentaires, comme des assurances par exemple.
En revanche, l’entreprise a moins de visibilité sur sa trésorerie. L’utilisation de la carte de crédit dans la réalisation de frais professionnels doit donc être très encadrée afin d’éviter les mauvaises surprises en fin de mois.

La carte logée

Une carte logée est une carte de paiement virtuelle facilitant les règlements de frais professionnels de déplacement des collaborateurs. Elle est émise par un établissement tiers, qui sert d’intermédiaire entre l’entreprise et son agence de voyage.
La carte logée est réservée à certains types de dépenses liées au voyage d’affaires telles que les frais :

• De transport
• D’hébergement
• De restauration…

Les paiements étant effectués via un réseau de partenaires, les salariés sont en mesure de mieux gérer leurs budgets lors de déplacement, leur offrant plus de confort. L’entreprise garde quant à elle le contrôle sur ses dépenses en évitant la fraude.

La carte carburant

Avec la carte carburant, l’entreprise facilite le règlement des frais d’essence de ses employés, en mettant fin à l’utilisation d’argent liquide et aux avances de frais.
Aujourd’hui, certaines cartes carburant sont encore plus flexibles, et offrent aux collaborateurs un moyen de régler tous leurs frais de déplacement (parking, péages, carburant, restauration…), sans être associé à une station essence ou une zone géographique en particulier, au travers d’un budget fixé par avance par l’entreprise. Ces cartes peuvent être allouées à un collaborateur ou à un véhicule, et s’adaptent aux besoins selon des catégories de dépenses approuvées.

La carte prépayée

Contrairement à une carte corporate, la carte prépayée n’est pas directement reliée au compte bancaire de l’entreprise, sécurisant ainsi les fonds en assurant plus de contrôle sur les dépenses. L’entreprise met à disposition des équipes, des collaborateurs ou des projets, des budgets préapprouvés au travers de cartes nominatives ou non nominatives. Chacun assure ensuite la gestion de ses fonds.
Les collaborateurs gagnent en autonomie, l’équipe finance en visibilité sur la trésorerie. Chacun profite d’un meilleur suivi des dépenses et d’une gestion des frais simplifiée, en ayant une idée précise de comment l’argent est utilisé.

La carte virtuelle

Les cartes virtuelles sont émises en quelques secondes et permettent aux employés d’effectuer leurs achats en gardant le contrôle sur leur budget. Les paiements sont facilités, grâce à la possibilité d’ajouter sa carte virtuelle à son portefeuille mobile, maintenant ainsi un haut niveau de productivité tout en gardant un contrôle complet sur les dépenses de l’entreprise.
Des cartes virtuelles temporaires peuvent être émises pour faciliter les paiements en ligne et la gestion des abonnements, afin de mieux suivre et contrôler les coûts. Elles sont un rempart supplémentaire pour lutter contre la fraude, et sont automatiquement désactivées 7 jours après la première utilisation, pour plus de sécurité.