Entreprises de transport : gagnez en visibilité et contrôle grâce à des cartes de paiement flexibles

Comment contrôler les paiements pour le carburant lorsque les conducteurs règlent ces montants sur la route, au-delà des frontières et même dans d’autres fuseaux horaires ? C’est l’un des principaux défis que relèvent de nombreuses entreprises de transport. Une carte d’entreprise exige des garanties supplémentaires, tandis que les conducteurs préfèrent ne pas avancer les frais de leur propre poche. Ces paiements nécessitent une administration et un contrôle important, source de frustration pour les conducteurs et les équipes financières. Mais, existe-t-il des méthodes plus efficaces ?

Les entreprises de transport ressemblent parfois à des bureaux administratifs. Les départements des opérations et des finances font des heures supplémentaires pour traiter et vérifier tous les paiements. Pendant ce temps, les chauffeurs doivent avancer de grosses sommes d’argent, soumettre leurs notes de frais et attendre leurs remboursements. Cela vient s’ajouter aux défis actuels posés par la hausse des prix des carburants, ce qui malheureusement ne devrait pas se résoudre rapidement.

Paiement en espèces ou avec une carte de carburant prépayée

Alors que des développements comme l’optimisation des opérations et de la logistique, le paiement du carburant et des autres dépenses professionnelles reste une question secondaire.

Les organisations disposant d’une flotte de 100 voitures ou plus laissent toujours les conducteurs payer le carburant de leur poche ou utilisent des cartes de carburant prépayées. Ces cartes sont assorties de toutes sortes de limites et de restrictions, ce qui déplait à de nombreux conducteurs. En outre, elles n’offrent pas de solution pour les nuits d’hôtel, les réparations sur la route et les frais de stationnement, par exemple.

Garder le contrôle des dépenses est un défi considérable pour les gestionnaires de flotte et les équipes financières. Les paiements en espèces encouragent la fraude, les cartes d’entreprise sont souvent mal utilisées et même avec les cartes de carburant prépayées, il est difficile d’obtenir un suivi en temps réel des dépenses.

Gestion administrative chronophage des dépenses

Les paiements en espèces encouragent la fraude, les cartes d’entreprise sont souvent détournées et, même avec les cartes de carburant prépayées, il n’est pas possible de connaître en temps réel les dépenses. Les conducteurs doivent faire le plein de leur véhicule sur la route, souvent au-delà des frontières et parfois dans un fuseau horaire différent. Il n’est pas possible de contrôler en permanence toutes les opérations sans travailler en dehors des heures de bureau. De plus, il faut suivre les paiements, contrôler les dépenses en espèces et traiter les réclamations dans le logiciel comptable.

La direction financière, les gestionnaires de flotte et d’exploitation et les conducteurs y consacrent un temps inutile. Toutes ces heures coûtent de l’argent et ne peuvent être consacrées à l’activité de l’entreprise : le transport.

Les désagréments perçus augmentent encore lorsque les conducteurs doivent prouver ou justifier les dépenses en espèces. Ils avancent des montants, pour reprendre la route et soulager l’administration de l’entreprise. C’est du moins ce qu’ils pensent et ce qui les motivent souvent. En fin de compte, les paiements en espèces sont difficiles à vérifier. Une attention particulière à ces contrôles permet d’éviter les fraudes mais diminue la confiance pour ceux effectuant ces paiements.

Plus de flexibilité et de contrôle : 5 avantages de la solution Soldo

La gestion des dépenses peut être plus facile, tout en offrant plus de visibilité et contrôle aux entreprises. Avec Soldo, les entreprises de transport comme Titans, Girteka, Gruber Logistics et Wallenborn choisissent au moins cinq avantages :

1. Paiements faciles pour le carburant et les autres dépenses

Les chauffeurs n’ont plus besoin d’avancer les frais de carburant sur la route. De plus, ils n’ont pas besoin d’utiliser une carte d’entreprise, qui les oblige à fournir personnellement des garanties ou des sûretés. Au lieu de cela, ils utilisent une carte intelligente, tant pour le carburant que pour les autres dépenses professionnelles qu’ils engagent sur la route. Ils facturent tout aussi facilement les frais d’hébergement, de réparation et de stationnement.

2. Suivi en temps réel des dépenses

Les comptables, les gestionnaires de flotte et les responsables des opérations ont un suivi en temps réel des dépenses réalisées par les conducteurs sur la route. Mieux encore, il est possible à distance de dégager un budget supplémentaire ou de recevoir une notification pour chaque transaction effectuée sur la route.

3. Options flexibles pour les dépenses et les limites

Les cartes intelligentes permettent de maitriser les dépenses que les conducteurs sont autorisés à effectuer, les dépenses qu’ils peuvent faire et les lieux (restrictions géographiques) où ils peuvent le faire. Cela permet de mieux contrôler les frais de carburant et les autres dépenses professionnelles pendant le transport.

4. Tableau de bord de toutes les dépenses professionnelles

Tous les frais de carburant et autres dépenses professionnelles sont regroupés dans un seul tableau e bord. Cela permet de visualiser exactement toutes les dépenses professionnelles engagées, si elles augmentent et où se trouvent les possibilités d’économies. Il est également possible de diviser les différentes dépenses en fonction des catégories, de manière entièrement automatique grâce à l’étiquetage automatique.

5. Réduction des fraudes et des fausses réclamations

Evitez les fraudes et fausses réclamations, grâce à une plateforme de gestion et des cartes de paiement paramétrables pour vos conducteurs et collaborateurs. Facilitez-leur la tâche, tout en gardant le contrôle sur les budgets et l’assurance que votre politique de dépenses est respectée.

Des cartes intelligentes avec des solutions flexibles

Vous cherchez une solution pour combiner tous les avantages des cartes avec un outil pour gagner du temps sur vos tâches administratives ? Offrez à vos chauffeurs, et autres collaborateurs, une carte paramétrable et utilisable dans tous les lieux qui acceptent Mastercard et proposez-leur une alternative virtuelle.

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