Revoir et automatiser sa politique des dépenses en 2023
Business
4 astuces pour définir une politique de dépenses efficace
Une politique de dépenses, clé pour les entreprises pour mieux gérer leur trésorerie, est un document interne détaillant les frais professionnels remboursables par l’entreprise, et la démarche à suivre pour obtenir un remboursement. Elle informe les collaborateurs sur les règles mises en place concernant leurs dépenses professionnelles (dépenses autorisées, plafonds…), instaurant une culture des dépenses, tout en donnant à l’entreprise plus de visibilité sur sa trésorerie.
Les avantages d’une politique de dépenses sont nombreux : le document fournit un cadre commun à tous les salariés, permettant aux DAF et à l’équipe financière de mieux suivre les dépenses. Il participe également à faciliter et accélérer les remboursements des notes de frais.
Découvrez 4 conseils pour vous renforcer votre politique de dépenses.
Analyser les dépenses de l’entreprise
Pour optimiser sa politique de dépenses, il est important d’identifier les besoins de l’entreprise, en analysant les dépenses de l’année passée. L’objectif est de se poser les bonnes questions pour conserver une politique qui permet de mieux structurer les dépenses de l’entreprise, en évitant le superflu et empêchant la fraude. L’occasion de faire le point sur :
- Les budgets alloués à chaque type de dépense professionnelle (restauration, déplacements, formations…)
- Les budgets par équipes et par pôles en fonction de leurs besoins
- Les modalités des voyages d’affaires (quel transport choisir, quelle classe de voyage privilégier, l’hébergement, l’utilisation d’un véhicule de société…)
- Les dépenses non remboursables
Tout cela dans l’objectif d’avoir une meilleure connaissance de la situation économique de l’entreprise, et d’adapter la politique de dépenses aux besoins des collaborateurs.
Etablir des budgets par équipe
Etablir des budgets par équipe permet de statuer sur les montants maximums à ne pas dépasser, que ce soit pour des déplacements, des abonnements logiciels, des frais de représentation, des dépenses de restauration… tout en anticipant les besoins récurrents des équipes.
Cela permet également d’autoriser des dépenses et d’en interdire d’autres, s’assurant ainsi que les dépenses réalisées soit d’ordre professionnel. Cela a pour objectif de réduire les fraudes et de pouvoir mieux contrôler sa trésorerie.
Attention toutefois à garder une certaine flexibilité, ces budgets ne doivent pas restreindre les équipes ou les empêcher de mener à bien leurs missions. Ils doivent donc rester suffisamment conséquents, sans encourager les dépenses non nécessaires.
Faciliter les dépenses à l’aide de solutions de gestion des dépenses intelligentes
Il existe aujourd’hui des solutions de gestion des dépenses intelligentes et automatisées, permettant de simplifier la gestion de la trésorerie, d’avoir une vision d’ensemble des dépenses et de mettre fin aux tâches répétitives pour se concentrer sur les éléments à valeur ajoutée.
Une plateforme automatisée comme Soldo permet aux DAFs et leurs équipes de mieux suivre les dépenses, en gérant les demandes entrantes, définissant des règles, validant des budgets individuels ou budgets d’équipe, et ce afin d’avoir plus de contrôle sur la trésorerie tout en luttant contre la fraude aux notes de frais par exemple.
En effet, la dématérialisation et la centralisation des reçus et justificatifs de paiement facilite l’analyse des dépenses et leur suivi, en assurant un gain de productivité, et donc d’argent, tout au long du parcours. Elle facilite également la récupération de la TVA pour les dépenses réalisées dans l’intérêt du bon fonctionnement de l’entreprise.
Revoir sa politique de dépenses chaque année
Effectuer un suivi régulier des dépenses est primordial pour la bonne santé de l’entreprise. Il ne faut pas hésiter à revoir sa politique de dépenses en fonction des observations :
Êtes-vous satisfaits de la politique de dépenses actuelle ?
- A-t-elle permis de répondre aux besoins récurrents des collaborateurs ?
- A-t-elle amélioré la gestion de la trésorerie ?
- Les collaborateurs sont-ils satisfaits par cette politique ?
Mieux contrôler les dépenses est un enjeu majeur pour les DAF. Evaluer les progrès dans la gestion de la trésorerie et l’attribution des budgets ainsi que les axes d’amélioration fait partie intégrante du process de mise en place d’une politique de dépenses, et ne doit pas être oublié !
