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Découvrez nos nouvelles fonctionnalités de gestion des dépenses, pour enfin gérer toutes vos dépenses d’entreprise au même endroit

12 octobre 2022   |   13 minute de lecture
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Nous introduisons de nouvelles fonctionnalités pour vous aider à superviser encore plus de vos dépenses et gagner encore plus de temps. Nos nouvelles fonctions de gestion des frais vous permettent de gérer et de suivre les dépenses, les classer, définir des limites alignées sur la politique d’entreprise, de partager les transactions et de télécharger des rapports de remboursement.

Pourquoi les processus manuels ne fonctionnent pas

Pourquoi les processus manuels ne fonctionnent pas

Dans un article récent, nous avons mis en lumière le fait que dans de nombreuses entreprises, les processus de gestion des dépenses sont encore rudimentaires et reposent sur les employés qui paient de leur poche, remplissent des feuilles de calcul et soumettent leurs reçus à la fin du mois. Ces processus manuels sont chronophages et posent un certain nombre de problèmes :

Erreurs humaines – Les employés doivent entrer des informations manuellement, il est donc facile de faire des erreurs. Ils peuvent placer les transactions dans les mauvaises catégories, entrer les mauvaises valeurs ou appliquer des taux de TVA incorrects.

Soumission lente – Lorsqu’on demande aux employés d’entrer eux-mêmes les données et de stocker les reçus pour le rapprochement, les équipes financières doivent souvent rechercher des informations supplémentaires pour obtenir une image complète.

Incohérence – Les processus manuels font qu’il est difficile pour les chefs de service et les supérieurs hiérarchiques de faire suivre la politique de l’entreprise de manière cohérente.

Manque de transparence – Étant donné que les soumissions traditionnelles des dépenses sont manuelles, fragmentaires et peu fréquentes, il est difficile pour les directeurs financiers d’obtenir une visibilité complète des dépenses dans l’ensemble de leur entreprise.

Nos nouvelles fonctionnalités de gestion des dépenses

Nous avons introduit de nouvelles fonctionnalités pour vous faire gagner du temps et de l’énergie et vous donner encore plus de flexibilité pour gérer vos dépenses d’une manière qui vous convient.

1. Gérez les dépenses faites par vos collaborateurs

Les employés doivent souvent payer pour des dépenses professionnelles avec leur propre argent ou leur propre carte. Par exemple, si un taxi ne peut accepter que les paiements en liquide, ou il se peut que l’employé ait oublié sa carte d’entreprise. Les équipes peuvent alors avoir du mal à coordonner différents types de paiements, gérés par différents systèmes.

Contrôlez de chaque dépense, le tout au même endroit

Avec Soldo, vous pouvez enregistrer les transactions payées par vos employés, ainsi que celles effectuées avec une carte Soldo. Vous pouvez donc suivre et gérer toutes vos dépenses sur une seule plateforme.

2. Appliquez les politiques de dépenses de votre entreprise

Les politiques de dépenses de l’entreprise établissent la nature et les montants des dépenses que les employés peuvent effectuer. Avoir une politique de dépenses transparente permet aux employés de gagner du temps (car ils n’ont pas besoin d’aller chercher les informations pertinentes) et garantit une approche juste et cohérente entre les individus et entre les différentes équipes ou différents services. S’appuyer sur des processus manuels peut rendre difficile, pour les gestionnaires, de trouver et de suivre les règles établies.

Configurez des profils de politique de dépenses pour que vos dépenses respectent les règles établies

Avec Soldo, vous pouvez configurer des profils de politique de dépenses. Cela vous permet de refléter vos limites de dépenses et d’autres restrictions, dans votre compte Soldo. Mettez instantanément en lumière les transactions non conformes aux règles de l’entreprise et exécutez des rapports avec des montants de transaction hors politique.

3. Gérez vos dépenses de manière flexible

Les dépenses réelles des entreprises ne sont pas toujours simples et les employés doivent régulièrement couvrir les coûts pour d’autres personnes. Par exemple, si des collègues ont partagé un repas ou si une personne a organisé un voyage ou acheté des billets pour un groupe. Les processus manuels rendent difficile la gestion de ces transactions plus complexes, dont le montant total ne peut être attribué à un seul employé.

Fractionnez les transactions pour un rapport plus précis

Notre nouvelle fonctionnalité permet aux utilisateurs de partager des transactions uniques en plusieurs transactions, afin que différents montants puissent être attribués à différentes personnes. Cela garantit que les individus ne dépassent pas leurs limites de dépenses s’ils ont payé pour d’autres personnes, et que les équipes financières obtiennent des informations plus précises relatives aux dépenses.

4. Obtenez une vue d’ensemble précise et complète des dépenses

Lorsque les employés effectuent des achats avec de l’argent liquide, des cartes personnelles ou d’entreprise, les processus manuels rendent difficile le classement des transactions comme dépenses d’entreprise ou personnelles.

La classification des dépenses donne un aperçu précis des dépenses

Grâce à nos nouvelles fonctionnalités, les administrateurs peuvent créer des règles personnalisées qui permettent aux utilisateurs de classer leurs dépenses par MCC ou de classer chaque transaction comme une dépense d’entreprise ou personnelle.

5. Simplifiez les remboursements

Les débours impliquent des remboursements. Avec les processus manuels, ils peuvent être lents. Cela peut impacter les employés, les laissant sans fonds personnels, ce qui peut mettre à rude épreuve leurs finances et susciter du ressentiment.

Créez des rapports de remboursement et remboursez les employés plus rapidement

Avec Soldo, il est facile de créer des rapports offrant un aperçu des fonds devant être remboursés aux employés, ce qui facilite l’envoi rapide des paiements. Les administrateurs peuvent également exécuter des rapports pour mettre en lumière les montants des dépenses hors politique, afin qu’ils sachent ce qui doit être facturé.

Gestion des dépenses de Soldo : gérez toutes vos dépenses d’entreprise sur une seule plateforme

Nos nouvelles fonctionnalités de gestion des dépenses facilitent l’analyse et le suivi de toutes les dépenses de votre entreprise. Gérez les dépenses, configurez des profils de politique de dépenses et fractionnez et classez facilement les transactions pour des rapports plus précis, le tout au même endroit.

Consultez nos tarifications pour voir ce qui est inclus dans votre forfait.

Prêt à commencer ?

Connectez-vous à votre console web et cliquez simplement sur « Analyse des dépenses » dans le menu de gauche pour démarrer votre configuration.

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