Comment les cartes de paiement virtuelles vous aident à suivre vos campagnes en agence média

Les dépenses de campagnes clients crée une énorme quantité de problèmes d’administration et d’interrogations sur une bonne budgétisation. Une solution appropriée de gestion des dépenses peut changer cela. Pour les agences médias, les cartes virtuelles constituent l’alternative idéale aux cartes de crédit. Vous pouvez les créer quand vous en avez besoin, déterminer un montant fixe et les utiliser immédiatement. Elles sont également beaucoup plus faciles à gérer.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la façon dont les cartes virtuelles peuvent vous aider à gérer les dépenses de vos clients (et les vôtres).

Le suivi difficile des campagnes publicitaires

La gestion de différents clients, projets et comptes s’avère encore plus difficile si vous utilisez une carte de crédit d’entreprise. Cela peut entraîner des dépenses excessives, des heures passées au téléphone avec la banque, des données inexactes et des maux de tête pour votre équipe.

Les cartes de crédit peuvent également compromettre votre entreprise et sont particulièrement inflexibles :

• Les cartes de crédit sont bloquées en cas de suspicion de fraude. Lorsque cela se produit, vous devez modifier manuellement le numéro de carte attribué à chaque compte publicitaire.
• Il est difficile de définir des budgets définitifs pour chaque programme publicitaire lorsque vous utilisez la même carte pour tout – et les limites des cartes de crédit sont notoirement difficiles à modifier.
• L’utilisation d’une carte de crédit pour chaque compte publicitaire vous expose à un risque plus élevé de fraude – et le volume de frais sur la carte rend leur détection plus difficile.
• Pour votre équipe financière, les cartes de crédit sont un cauchemar de réconciliation. Cela veut dire faire correspondre une montagne de factures et de relevés, et passer au peigne fin les plateformes publicitaires pour suivre les dépenses.

Cela peut faire perdre des journées entières chaque mois aux agences, et ces dernières ne savent toujours pas ce qu’elles dépensent ni où. C’est mauvais pour les affaires et mauvais pour le moral. Tout ce temps passé à des tâches administratives ne fait que distraire le personnel d’un travail plus enrichissant et plus précieux.

La plupart des agences considèrent ces défis comme faisant partie du travail. Elles doivent dépenser pour les clients, et donc également accepter le travail rébarbatif lié à l’administration.

Pour les agences de médias numériques en pleine croissance, un autre facteur entre en scène : l’utilisation d’une carte de crédit à l’étranger entraîne souvent des frais supplémentaires, et les paiements en multidevises sont difficiles à gérer. Mais peu importe la taille de votre équipe, le nombre de clients que vous avez et le nombre de campagnes que vous lancez simultanément, la gestion des dépenses ne doit pas vous freiner.

Passer aux cartes virtuelles

Les cartes virtuelles, associées à une plateforme numérique, simplifient le paiement des annonces publicitaires sur différents canaux. Des moteurs de recherche aux réseaux sociaux, le paiement et le suivi des publicités sont beaucoup plus faciles :

• Réduisez le nombre d’e-mails entre le département finances et les équipes concernant les reçus, les rapports et les demandes
• Obtenez des données de dépenses complètes et précises des canaux marketing sans avoir à faire correspondre les relevés
• Attribuez différentes cartes aux campagnes afin de toujours savoir combien vous y avez dépensé. Cette approche fonctionne mieux pour vos employés, votre entreprise et vos clients.

Comment fonctionnent les cartes virtuelles ?

Imaginez que vous ayez un client avec des publicités sur Facebook et Google. Vous pouvez créer deux cartes virtuelles différentes et définir un budget pour chacune. Lorsque les cartes sont à court de fonds, vous pouvez les recharger à nouveau. Pour les plus longues campagnes, il vous suffit de déterminer un budget mensuel ou annuel.

Vous pouvez également attribuer les cartes à des personnes spécifiques de votre équipe et rendre chaque utilisateur responsable de la gestion de sa carte.

Avec la plateforme en ligne Soldo, votre équipe peut gérer ses cartes en ligne, automatiser les rapports et désactiver les campagnes une fois qu’elles sont terminées. Cela évite à votre entreprise de payer pour des annonces supplémentaires ou de dépasser son budget.

Mais les cartes virtuelles représentent encore bien plus :

• Flexibilité accrue (au lieu de vous heurter à votre limite de crédit et de voir votre carte bloquée)
• Gestion simple des campagnes (une carte virtuelle est attribuée à une personne pour chaque campagne)
• Cartes personnalisables (chargez uniquement le montant prévu au budget sur chaque carte et attribuez-leur un nom de client ou de campagne).
• Protection d’entreprise (empêchez les projets de dépasser le budget ; les clients voient clairement chaque transaction)
• Paiements automatisés (processus d’approbation simplifié de sorte que les employés se sentent en confiance et valorisés)

Chez Soldo, nous disposons également de cartes virtuelles pour des achats uniques ou ponctuels, utilisables pendant 7 jours. Vous pouvez définir la limite d’achat entre une et 10 transactions, décider du montant et émettre des cartes à ce moment-là.

Cette méthode est encore plus sûre – seuls le demandeur et l’approbateur ont accès aux détails de la carte, lesquels sont conservés en toute sécurité sur la plateforme Web, de sorte que personne n’a à partager les détails de la carte et qu’ils ne tombent pas entre de mauvaises mains.

Ce que vous offre la gestion flexible des dépenses

Un suivi approfondi en temps réel

Lorsque vous ne savez pas à quelle campagne une transaction se rapporte, votre équipe doit la trier manuellement – et seulement après le relevé mensuel.

Les cartes d’entreprise connectées à une plateforme de gestion des dépenses éliminent le besoin de faire correspondre les transactions.

Avec Soldo, vous pouvez créer des cartes distinctes pour chaque client, chaque campagne ou chaque type de média, et voir à quoi correspond chaque transaction en temps réel.

Des limites de dépenses que vous pouvez contrôler

C’est à vous de fixer les limites de vos cartes virtuelles, contrairement aux cartes de crédit. Vous pouvez utiliser les budgets de vos clients comme guide, au lieu de laisser des fournisseurs tiers décider du montant que vous pouvez dépenser.

La possibilité de modifier vos limites en fonction de vos besoins vous permettra de poursuivre. Votre équipe n’est pas coupée au milieu d’une campagne et vous gardez la situation sous contrôle.

Processus facile, équipe plus heureuse

Une administration répétitive et fastidieuse n’aide aucune entreprise. Elle réduit le temps de travail important et peut conduire à des données inexactes. D’autre part, les cartes d’entreprise :

• Accélèrent le processus de dépenses (vous pouvez facturer les clients plus rapidement)
• Maintiennent les dépenses organisées automatiquement
• Améliorent la satisfaction des employés

Les marques dépensent de plus en plus en budgets publicitaires, en publicités au paiement par clic et autres canaux de communication. Pour les agences digitales, maîtriser ces dépenses est donc propice à la croissance. Avec les cartes virtuelles, vous avez le choix de créer des cartes d’entreprise pour différents projets et de déléguer les exécutions de paiement.

Et parce que les plateformes numériques telles que Soldo sont si conviviales à distance – prenant en charge plusieurs devises et accessibles de partout – vous pouvez attirer davantage de clients d’autres pays.

Contactez-nous pour en savoir plus sur la façon dont nous aidons les agences médias.