Comment budgéter de manière efficace ? Partie 2

Avec une récession semble-t-il inévitable, le premier point de notre guide des meilleures pratiques s’est intéressé à la façon de budgéter en période d’incertitude. Plus précisément, à quelle fréquence faut-il regrouper les budgets, quelles données inclure et combien de temps doit-on mettre pour préparer un budget.

Cette deuxième partie met en avant les approches les plus utilisées. Les besoins de budgétisation de votre société ont peut-être changé récemment. Cela peut s’expliquer par des développements relatifs à sa taille, sa structure, son/ses emplacement(s) géographique(s), son modèle commercial et ses performances économiques.

Bien que les phases de turbulences et de transformations apportent leur lot de difficultés, elles représentent aussi une opportunité. C’est le bon moment pour revoir vos processus budgétaires.

Chaque société est unique. Ainsi, les besoins diffèrent. L’approche adoptée doit aussi tenir compte de votre situation actuelle.

Par exemple, les entreprises nouvellement créées sont susceptibles d’adopter une approche fondée sur la base zéro en raison du peu de données historiques dont elles disposent. En revanche, les entreprises plus matures peuvent établir leur budget en mettant à jour les chiffres réels de l’année précédente avec un budget incrémental.

Commencez par le budget directeur

Quelle que soit l’approche retenue, vous devez toujours commencer par établir le budget directeur de l’année à venir. Il s’agit d’une projection des résultats de la société dans son ensemble. En général, elle couvre une période de 12 mois.

Les grandes entreprises diviseront probablement cette tâche par département afin que les responsables hiérarchiques soient en charge du budget pour leurs départements.

C’est le type de budget le plus complet. Et cela inclut les trois principaux états financiers : le compte de résultats, le bilan comptable et les flux de trésorerie.

Si vous regroupez votre budget sur des feuilles de calcul, placez ces états dans trois onglets différents. Cela facilitera les mises à jour, les modifications devant se répercuter sur chacun d’eux.

Vous devez faire particulièrement attention aux flux de trésorerie. Les soldes négatifs doivent être pris au sérieux et peuvent nécessiter un financement externe. Par ailleurs, veillez à bien respecter les accords de prêt qui exigent que les soldes soient maintenus au-dessus de certains seuils.

Les approches concernant votre budget directeur

Le budget base zéro

Un budget base zéro part du principe que toutes les données chiffrées sont créées ex nihilo.

Cette méthode convient aux nouvelles entreprises qui manquent de données historiques. Elle s’avère également utile quand les finances sont mises à rude épreuve et que les dépenses doivent être réduites au minimum. Si vous êtes une société financée par capital-risque avec un taux d’épuisement des fonds de moins de six mois, vous en aurez besoin pour étendre votre trésorerie jusqu’à la prochaine série de subventions.

Dans la conjoncture économique actuelle, il peut être judicieux d’avoir recours à cette stratégie pour obliger tous les employés à faire une analyse des dépenses. Par exemple, les équipes marketing ne devraient pas prendre leurs fonds de l’année précédente comme acquis. Elles devraient plutôt étudier les dépenses prévues au regard des nouvelles ventes associées.

Un inconvénient du budget base zéro est qu’il peut être très chronophage. Donc, c’est un outil quelque peu émoussé (mais qui reste efficace).

Le budget incrémental

Une approche couramment utilisée est le budget incrémental. Il est relativement facile à mettre en place et plutôt simple à comprendre.

Cette méthode s’appuie sur les chiffres de performance réels de l’année précédente. Puis, vous ajoutez ou vous soustrayez un certain pourcentage à la période de 12 mois suivante.

Un problème courant à surveiller avec les budgets incrémentaux réside dans les départements qui ont tendance à gonfler la taille de leurs budgets. Les chefs de départements peuvent être tentés de procéder de la sorte afin d’aider leurs équipes à respecter le budget.

Si vos facteurs de coût ont changé récemment, vous devriez être vigilant par rapport à l’approche incrémentale. Par exemple, si le coût des composants de base augmente lorsqu’il est associé au coût des ventes, cela compromettra l’exactitude des budgets.

Le budget glissant

Les budgets glissants sont maintenus en continu et mis à jour à chaque fin de période budgétaire récente. En fonction de la taille et de la nature de votre société, ils peuvent s’effectuer sur une base mensuelle ou trimestrielle.

Par exemple, si vous avez une période annuelle qui s’étend de janvier à décembre, préparez aussi votre budget initial de janvier à décembre. À la fin de la période allant de janvier à mars, actualisez le budget pour qu’il démarre d’avril et se termine au mois de mars suivant.

Les budgets glissants tendent à être plus précis que les budgets annuels. Dans un budget glissant, les périodes futures sont ajustées selon les dernières performances commerciales.

Cela étant, ils nécessitent plus de temps de mise en œuvre. Vous devez contrôler votre budget glissant à intervalles réguliers. Par conséquent, si vous songez à utiliser cette approche, veillez à ce que votre personnel ait suffisamment de bande passante pour actualiser les versions futures.

Les budgets statiques

Les budgets statiques intègrent les revenus et les dépenses prévus sur une période spécifique, et ne peuvent plus être ajustés après coup. Ils s’avéreront pertinents si vous avez des entrées et sorties prévisibles.

Si votre organisation relève du secteur éducatif ou non lucratif, les budgets statiques peuvent convenir à une activité limitée par des restrictions liées aux dons et subventions.

Néanmoins, sachez qu’une hausse de l’inflation risque de compliquer la création de budgets statiques précis en raison des coûts imprévisbles.

Les budgets flexibles

Les budgets flexibles prennent en compte les écarts entre les budgets statiques et les performances réelles de l’entreprise. Leur usage sera pertinent si vous êtes dans le secteur de la fabrication ou de la production.

Les budgets flexibles comptabilisent les niveaux d’activité récents (par ex. les sous-performances ou surperformances liées à la chaîne logistique) et les comparent aux budgets statiques.

Les écarts servent ensuite à actualiser les budgets pour voir l’effet que cela aura sur les rendements et/ou ventes à venir. Les budgets flexibles n’ont pas besoin que les coûts fixes des budgets statiques soient mis à jour, car ils doivent rester constants.

Maintenant que vous connaissez les différentes approches liées au budget, vous n’avez plus qu’à mettre vos plans en pratique. Vous aider de la technologie pour automatiser et simplifier tous vos processus, de la budgétisation à l’exploitation de vos données CRM est une option que beaucoup d’entreprises jugent essentielle de nos jours.