Baisse des ventes, hausse de l’inflation : comment la gestion des dépenses peut aider les commerçants

Les consommateurs sont de plus en plus préoccupés par l’augmentation des factures et du coût de la vie. Les gens reportent les achats importants et se tournent vers des marques moins chères et des solutions temporaires.

Tout cela est préoccupant pour les commerçants, car les consommateurs modifient leurs comportements de dépenses non essentielles (comme les repas au restaurant ou les sorties au cinéma). Alors que les coûts d’exploitation augmentent sur toute la chaîne logistique, les commerçants ont du mal à éviter de répercuter la charge sur les clients avec des étiquettes de prix plus élevées et, par conséquent, un impact supplémentaire sur les ventes.

Comment les détaillants dépensent actuellement

Avec la baisse des ventes et la hausse des prix à l’esprit, notre équipe d’experts s’est entretenue avec 250 personnes travaillant dans le secteur de la vente au détail pour mieux comprendre comment elles hiérarchisent et gèrent les dépenses de l’entreprise.

Notre enquête a révélé que la fréquence des dépenses demeure élevée dans tous les départements des entreprises de vente au détail, notamment l’informatique, le juridique, les opérations et les opérations en magasin. Parmi les dépenses d’employés, 49 % effectuent des achats quotidiens ou hebdomadaires.

Malgré l’étendue, la fréquence et la lenteur de ces dépenses – 38 % passent au moins une demi-journée chaque mois à traiter les paiements – la plupart des commerçants s’appuient toujours sur des processus manuels inefficaces pour gérer leurs dépenses.  Un peu moins de la moitié des personnes interrogées dépendent des cartes de crédit d’entreprise (qui ne permettent pas aux gestionnaires de définir des limites de dépenses). Tandis que 33 % demandent aux employés de payer de leur poche, puis de s’arranger pour les remboursements, ce qui génère de la paperasserie supplémentaire et peut faire naître du ressentiment.

Les deux procédés étaient plus habituels que les plateformes de gestion des dépenses, qui sont actuellement utilisées par moins d’un tiers des personnes interrogées. Même dans les organisations comptant plus d’un millier d’employés, où l’administration des dépenses est multipliée, seuls 34 % bénéficient de processus automatisés. Les processus manuels peuvent avoir une grande incidence sur les coûts. Soldo estime que les entreprises européennes perdent 350 milliards d’euros chaque année en raison de mauvaises pratiques de dépenses, dont 39 milliards d’euros de TVA non réclamée, en partie causées par des erreurs dans le traitement des reçus.

Et la hausse des coûts devrait avoir un impact sur les dépenses des employés et les dépenses professionnelles des détaillants. 55 % des personnes à qui nous avons parlé qui travaillent dans des bureaux dépensent en achats, 38 % en voyages et loisirs et 34 % pour la gestion des installations. Ce sont tous des domaines touchés par les hausses des prix des carburants et de l’énergie.

Avec 36 % des départements dépensant plus de 1100 euros chaque mois, cela pourrait avoir une incidence importante sur les dépenses globales des entreprises. De toute évidence, il est essentiel pour les détaillants d’assumer le contrôle de leurs dépenses interdépartementales et d’identifier où peuvent se réaliser des économies .

Comment l’automatisation de la gestion des dépenses peut aider

Les plateformes de gestion des dépenses automatisées, telles que Soldo, aident les gérants des commerces de détail à gagner du temps et épargner des efforts, en s’attaquant aux défis uniques du secteur de la vente au détail. Ceci est important à tout moment. Mais surtout maintenant, avec la hausse de l’inflation, la montée en flèche du coût des marchandises et des frais de personnel. Le contrôle des dépenses en temps réel aidera à identifier les domaines potentiels de réduction des coûts.

En matière de gestion de dépenses, l’un des principaux défis pour les responsables de la vente au détail est la configuration de leurs processus métiers et des politiques de dépenses spécifiques à l’équipe. Le suivi des dépenses dans différents endroits où les équipes dépendent de la petite caisse signifie que les équipes financières ne parviennent pas à disposer d’une visibilité complète des dépenses. Cela crée un processus laborieux et chronophage à la fin de la période. Et cela laisse les détaillants sans une idée claire de la destination de leur argent, et les équipes des finances se focalisent sur une administration manuelle qui ajoute peu de valeur.

Avec des systèmes automatisés comme Soldo, l’argent liquide est remplacé par des cartes prépayées. Les cartes peuvent être délivrées à chaque emplacement de magasin pour les achats communs, afin de permettre aux équipes financières d’assurer le suivi de chaque centime. Ceci est indispensable si les détaillants veulent identifier des économies. Disposer d’une visibilité totale sur les dépenses constitue la première étape pour éviter les pratiques d’achat non économiques telles que les abonnements en double et tirer le meilleur parti des remises sur les commandes groupées ou les frais d’expédition. Les règles avancées des cartes et les budgets spécifiques aux équipes préviennent également le risque de dépenses excessives. Les équipes des finances peuvent également choisir de pré-approuver chaque achat, en particulier les achats importants, évitant ainsi de devoir faire face aux questions et remboursements de dernière minute.

La forte rotation du personnel et le travail en équipe qui sont des caractéristiques communes au secteur du commerce de détail compliquent le problème. Lorsque les gens changent de poste, les équipes des finances en sont réduites à rechercher des informations manquantes ou des reçus perdus. Et si elles ne parviennent pas à récupérer les données complètes relatives aux dépenses, cela pourrait obliger les détaillants à payer une TVA inutile – une dépense qu’ils ne peuvent pas se permettre dans une conjecture commerciale difficile.

Cela laisse également les équipes financières accaparées par un travail manuel de faible valeur. Mais grâce aux systèmes automatisés, la réconciliation prend quelques minutes, pas des jours. Les données complètes relatives aux dépenses sont recueillies au point d’achat, il n’y a donc pas de recherche à faire à la fin du mois. Cela permet de libérer les équipes des finances, afin qu’elles puissent se concentrer sur des tâches plus utiles. Notamment une analyse approfondie des données et des prévisions, ce qui aide à garantir de meilleures décisions et une croissance à long terme.

L’automatisation est essentielle pour faire face aux hausses de prix et à la chute des ventes

Les détaillants sont confrontés à un avenir de dépenses de consommation réduites et de hausse rapide de l’inflation. Ceci devrait affecter les bénéfices, il est donc essentiel qu’ils travaillent dur pour réduire les dépenses inutiles et tirer le meilleur parti des fonds dont ils disposent. Les systèmes automatisés de gestion des dépenses constituent une étape essentielle pour y parvenir. Ils permettent aux équipes financières d’obtenir un portrait complet des dépenses, d’identifier les économies et de maintenir un contrôle strict sur chaque centime dépensé.

L’automatisation permet également de libérer les gérants de magasin de fastidieuses tâches administratives, leur permettant ainsi de se concentrer sur des responsabilités plus importantes telles que l’expérience client.