Les avances de frais sont-elles justifiées en période de crise du pouvoir d’achat ?

Les avances de frais se justifient-elles encore dans le contexte économique actuel ? Pour répondre à cette question, Soldo s’est récemment associé à Ipsos dans le cadre d’une enquête menée auprès de 400 employés issus d’un large éventail de secteurs d’activité et d’entreprises de toutes tailles.

Avec la hausse du coût de la vie en France, notre rapport intitulé « Le coût de la crise économique » examine les conséquences des avances de frais sur le bien-être financier et le moral du personnel.

Dans cet article, nous passerons en revue quelques-unes de nos principales conclusions :

• Qu’entend-on par « avances de frais » ?
• En quoi ce processus est-il défaillant  ?
• Existe-t-il une alternative aux avances de frais  ?

Pour obtenir des détails et une analyse complète des bouleversements provoqués par la crise du pouvoir d’achat sur la gestion des frais professionnels, téléchargez votre exemplaire gratuit de notre rapport.

Qu’entend-on par « avances de frais » ?

Lorsqu’un salarié paie des dépenses liées à son travail avec son propre argent avec la promesse d’être remboursé par son employeur, ces achats portent le nom d’avances de frais professionnels.

Cela peut être des billets d’avion, des frais d’hébergement, des frais de carburant et d’autres dépenses de restauration déboursées par un employé lorsqu’il est en déplacement professionnel.

Notre rapport « Crise du coût des affaires » indique que 70 % des personnes interrogées déclarent payer des dépenses liées à leur travail sur leurs propres deniers au moins une fois par semaine.

Le fait de payer de sa poche en attendant d’être remboursé par l’employeur est donc une situation tout à fait courante. Or, le problème est que cette situation est loin d’être parfaite.

En quoi ce processus est-il défaillant ?

Ce n’est un secret pour personne, nous nous trouvons actuellement en pleine période de crise du pouvoir d’achat. Alors même que certains individus éprouvent déjà des difficultés à faire face à leurs propres dépenses, le fait d’avoir à avancer des achats pour le compte de son entreprise frise nettement l’exagération.

53 % des personnes interrogées dans le cadre de notre enquête déclarent ressentir de l’anxiété à l’idée de régler, au moins occasionnellement, des dépenses professionnelles avec leurs fonds propres. De plus, 73 % d’entre elles confient que cela a eu un impact négatif sur leurs finances personnelles.

Dans certains cas, les employeurs remboursent les dépenses courantes très rapidement. D’autres, en revanche, ne remboursent aux employés la totalité de leurs frais qu’à la fin de chaque mois. Et cela suppose, bien entendu, que les rouages de la machine ne soient pas grippés. En cas de reçu manquant, par exemple, ou de litige, la procédure peut s’éterniser.

Même en l’absence de délais, ce type de traitement des dépenses est souvent basé sur des procédures essentiellement manuelles et lourdes sur le plan administratif. Il y a de longs formulaires à remplir, des reçus ou autres documents à conserver et de nombreuses étapes à franchir avant qu’une autorisation ne soit sollicitée ou délivrée. Face à une telle lenteur, les gens se sentent fréquemment désemparés.

Ainsi, 50 % des sondés avouent renoncer au remboursement de toutes leurs dépenses, en grande partie à cause de délais d’approbation trop longs (40 %), ainsi que du temps et des efforts nécessaires (21 %).

De fait, non seulement beaucoup de gens sont à la fois inquiets par les avances de frais, mais ils ont perdu espoir dans la procédure des demandes de remboursement. L’injustice de cette situation, du reste, ne se limite pas aux seuls employés. Le cycle des avances et remboursements de frais est un problème majeur pour les entreprises :

• Les équipes financières se retrouvent à endosser le rôle du « méchant », en perdant des jours à courir derrière les justificatifs manquants, ou pire, en étant obligéees de maintenir des remboursements en suspens pour cette raison.
• Les heures consacrées à ce processus d’avance de frais inefficace laissent alors moins de temps aux équipes financières pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus gratifiantes.
• Pour l’entreprise, la vision des coûts est partielle et décalée dans le temps, car elle se compose d’un mélange de dépenses internes et d’avances sur frais professionnels qui ne leur est facile ni d’analyser ni de contrôler.
• Le cumul de temps perdu et d’inefficacité auquel sont confrontés les employés et les équipes financières entraîne une baisse de la satisfaction, à laquelle s’ajoute un ralentissement de la dynamique opérationnelle globale.

La méthode prédominante de prise en charge et de remboursement des frais professionnels est une source de difficultés tant pour le personnel que pour l’employeur. Pourtant, il existe une autre solution facile à mettre en œuvre.

Existe-t-il une alternative aux avances de frais ?

Nous avons interrogé 400 personnes sur ce qu’elles feraient si elles avaient la possibilité de transformer complètement le processus de paiement des frais professionnels au sein de leur entreprise.

55 % d’entre elles répondent qu’elles procureraient à chaque employé une carte de paiement d’entreprise et mettraient résolument fin à la nécessité de rembourser les frais.

Avec Soldo, il est très facile de mettre ce changement en place.

Nous envisageons la problématique sous toutes ses facettes : du point de vue des employés qui ressentent la pression financière, des équipes financières qui croulent sous les tâches administratives et des entreprises qui ont besoin de contrôler et suivre leurs dépenses en temps réel. Notre plateforme de gestion des frais professionnels est donc fournie avec des cartes d’entreprise Mastercard® intégrées, afin de rendre la gestion des frais facile et équitable pour tout le monde.

Voici une brève description du fonctionnement de Soldo :

• Une carte d’entreprise Soldo permet aux employés d’accéder instantanément à la trésorerie de leur employeur, afin de ne jamais avoir à payer de leur poche.
• Chaque carte est reliée à notre plateforme de gestion des dépenses, ce qui permet aux services comptabilité d’économiser du temps et des efforts, depuis les approbations jusqu’au reporting financier.
• L’entreprise exerce un contrôle total sur chaque budget, plafond de règlement et catégorie de dépenses, en disposant d’une visibilité en temps réel sur chaque transaction (dépenses internes et avances des employés).
• Une application mobile permet aux employés de télécharger leurs reçus en amont.
• Des intégrations avec des logiciels de comptabilité permettent aux équipes finances d’effectuer les rapprochements en un clic.

« Nous estimons que ce n’est pas à nos employés d’avoir à prêter de l’argent à l’entreprise, c’est pourquoi ils disposent tous de cartes Soldo. Cela nous facilite la tâche, car nous n’avons plus à remplir de formulaires de frais ni à courir après les reçus. Je ne peux pas imaginer travailler sans Soldo ».

Gus Ferguson, cofondateur de Salience et client de Soldo