Automatiser la gestion des dépenses : 4 avantages principaux

Le traitement manuel des dépenses de l’entreprise peut vite devenir frustrant et prendre du temps. L’automatisation permet d’améliorer la satisfaction au travail, à la fois pour ceux qui dépensent et pour ceux qui autorisent ces dépenses, avec moins de tâches administratives, des data financières de meilleure qualité et plus de visibilité et de contrôle au niveau de la comptabilité. Les entreprises en ressortent plus efficaces dans le travail et mieux armées pour prendre les bonnes décisions à l’avenir.

Qu’est-ce que la gestion des dépenses ?

Les dépenses des entreprises comprennent les frais de déplacement, les dépenses marketing ou médias, les abonnements et la caisse. Sont aussi concernés l’approvisionnement, les achats et les factures, à l’exclusion des dépenses opérationnelles standard et des salaires.

Quand on sait que les dépenses variables totalisent 20 % des coûts d’une entreprise, il est essentiel d’avoir de la visibilité et du contrôle pour savoir combien est dépensé pour quoi et par qui.

Le traitement manuel pose problème

Traditionnellement, les dépenses des entreprises sont gérées manuellement ou selon des méthodes qui ont fait leur temps.

Feuilles de calcul, échanges d’e-mails et sempiternelles réconciliations de fin de mois ‘comptent au nombre de ces méthodes. On collecte les factures papier et on les vérifie à la main avant de les ranger dans de gros classeurs. Pour les notes de frais, plusieurs employés peuvent se partager une même carte ou règlent eux-mêmes leurs dépenses de nourriture ou de carburant avant de demander un remboursement.

Ces procédés dont chacun a pu faire l’expérience sont loin d’être la meilleure solution. Quand les cartes sont partagées et que les dépenses peuvent représenter de petits montants, il n’est pas facile de savoir qui a dépensé quoi et l’entreprise se retrouve exposée à de la fraude sur les notes de frais. Tandis que le traitement manuel des factures est un processus long et fastidieux où les erreurs peuvent passer facilement inaperçues.

Sans visibilité, difficile pour les managers de savoir où en sont les dépenses à chaque instant. Il leur manque toujours une information à l’instant T. Ce problème concerne toutes les organisations et plus particulièrement les start-ups et les scales-ups où les flux de trésorerie sont plus tendus et plus variables qu’ailleurs.

Le traitement manuel produit des erreurs et des données incomplètes. Sans données fiables, il est difficile de faire des estimations ou des prévisions de dépense précises. La performance de l’entreprise en pâtit et la compta perd en crédibilité. Pas de quoi ravir un directeur financier.

Les responsables financiers doivent aussi prendre en compte la qualité de vie au travail.

On a vite fait de s’enliser dans les processus manuels comme la saisie de données ou la réconciliation qui prennent du temps. La fin du mois est souvent synonyme de tri des factures et de chasse aux justificatifs. Ces tâches répétitives et frustrantes peuvent être source de démotivation et de désengagement pour vos équipes.

La gestion manuelle des dépenses est aussi un frein pour ceux qui ont besoin de faire un achat. Les employés ne savent pas toujours à qui s’adresser et tout le monde peut perdre beaucoup de temps à envoyer et répondre à des e-mails et à des coups de téléphone. Certains achats prennent des jours ou des semaines avant d’être autorisés ce qui peut venir perturber les premiers pas si importants d’une nouvelle recrue ou mettre en retard des projets entiers.

En résumé, les mauvaises méthodes rendent le quotidien pénible et difficile.

Comment automatiser la gestion des dépenses ?

Pour automatiser la gestion des dépenses, il n’est pas nécessaire de créer son propre système. Des solutions clés en main existent et sont faciles à mettre en œuvre. Certaines vont automatiser l’ensemble du processus de gestion des dépenses, d’autres vont se concentrer sur un aspect particulier comme l’approvisionnement ou les notes de frais. Des outils simples de capture des justificatifs peuvent convenir aux freelanceurs tandis que les organisations plus complexes et développées tireront avantage d’un système complet qui s’intègre à la plateforme comptable de l’entreprise.

Prenons l’exemple de l’automatisation du traitement des notes de frais. Plutôt que de remplir des formulaires papier et de s’inquiéter du retard de leurs remboursements, les membres de l’entreprise peuvent utiliser des cartes pré-payées ou à usage unique pour leurs achats. Certains systèmes de gestion des dépenses leur permettent de suivre le statut de leurs demandes, de contrôler leur budget, de capturer les informations relatives à la TVA ou de prendre en photo leurs justificatifs avec une application.

Les managers et toute personne habilitée à valider les dépenses peuvent automatiser la gestion des demandes, des achats et la réconciliation. Vous pouvez déterminer des règles et des budgets pour une personne, une équipe ou un projet et ainsi contrôler les dépenses au centime près. Et parce que tout est automatisé, vous pouvez jeter un œil au tableau de bord à tout moment pour savoir où en sont les dépenses et générer des rapports en temps réel en quelques clics. Enfin, nul besoin de s’inquiéter lorsqu’arrive la réconciliation puisque votre système de gestion des dépenses s’intègre à la plupart des plateformes comptables et les données sont automatiquement transférées.

« De mon point de vue, les équipes financières devraient toutes passer à ce type de systèmes. Pourquoi s’en priver ? » Paraag Amin, CFO de dotdigital

Quels sont les avantages de l’automatisation ?

Efficacité

L’automatisation est plus rapide et plus simple que le traitement manuel. Elle permet d’en finir avec la fastidieuse saisie de données, les formulaires en papier et les calculs. Avec Soldo, par exemple, vous économisez 45 minutes sur une note de frais moyenne. De quoi mettre fin au gouleau d’étranglement de la fin du mois. Et quand les dépenses se voient facilement, il est beaucoup plus simple d’identifier les coûts cachés. Dépenses superflues, abonnements ou factures en double, crédit de TVA à réclamer, tout cela cesse d’être un sujet de préoccupation pour le contrôle de gestion.

Précision et analyse

Mettre fin à la saisie manuelle des données réduit les risques d’erreur, de doublons ou de perte des données. Les responsables financiers ont alors davantage confiance dans les informations qu’ils communiquent à l’entreprise. Le portrait qu’ils en font est plus fidèle et leurs prédictions sont plus fiables.

L’automatisation permet d’obtenir des rapports détaillés en quelques instants, ce qui est impossible quand les dépenses sont gérées sur Excel. Toutes les opérations sont enregistrées en temps réel ce qui offre un tableau complet des dépenses et des flux de trésorerie consultable à tout moment par le responsable financier. Plus besoin d’attendre les relevés.

Quand le traitement manuel prend fin, les équipes de la direction financière peuvent se consacrer à des activités à plus grande valeur ajoutée. Par exemple, quand la création de bons de commande et de reçus pour factures acquittées ne les retient plus, elles peuvent identifier de nouvelles opportunités et déceler des risques ou des menaces.

Cette équipe financière plus agile peut désormais proposer à l’entreprise des analyses, des prévisions et des stratégies mieux informées. Ce qui constitue un avantage compétitif.

« La technologie est devenue incontournable pour le responsable des finances. L’entreprise s’attend à ce que son responsable financier ou son expert-comptable soit capable d’en tirer bénéfice. La technologie doit donc être à portée de votre main pour que vous puissiez répondre aux attentes. » Darrell Cox, CFO, Vena Solutions

Flexibilité et contrôle

Un contrôle accru constitue l’un des principaux avantages de l’automatisation.

Revenons à l’exemple des notes de frais. Quand elles sont traitées manuellement, le contrôleur n’a de visibilité sur la dépense qu’au moment de l’achat ; les cartes partagées peuvent servir pour des dépenses diverses et variées et les demandes de remboursement peuvent n’arriver qu’à la dernière minute.

Avec un système automatisé, les contrôleurs peuvent définir des règles et des budgets pour différentes cartes ou individus, ils peuvent même restreindre une carte à un seul type d’achat (transports, fournitures de bureau, etc). Et les cartes peuvent être activées ou désactivées instantanément, ce qui offre un niveau de sécurité supplémentaire en cas de vol ou de fraude.

L’automatisation rend aussi la gestion des dépenses plus flexible. Le principe du remboursement fonctionne bien pour un individu, moins pour une quipe ou un projet. Une seule personne ne peut pas toujours avancer les frais de sa poche.

La plupart des sytèmes de gestion des notes de frais permettent de créer des cartes, des portefeuilles et des budgets qui reflètent la structure de l’organisation. Ces systèmes sont aussi conçus pour s’adapter à l’entreprise au fur et à mesure de sa croissance et peuvent gérer plusieurs devises quand les opérations s’étendent à d’autres pays.

Épanouissement des employés

L’automatisation booste la productivité et a des effets positifs au quotidien sur la qualité de vie au travail. Les dépenses peuvent être confiées aux équipes, qui apprécient de gérer elles-mêmes leurs besoins, ainsi qu’aux individus qui voient leur capacité d’action augmenter avec satisfaction. Concrètement, les équipes marketing peuvent contrôler directement leurs achats de publicités en ligne et les chefs de projet leurs abonnements.

Tout est plus rapide et plus souple, ce qui améliore l’expérience du travail au quotidien. Le matériel est autorisé sans délai, ce qui permet aux nouveaux membres de l’équipe d’être opérationnels rapidement. Les managers peuvent aussi exprimer leur reconnaissance plus facilement avec de petits cadeaux ou des événements sans avoir à se soucier de tâches administratives.

Les équipes financières et comptables sont elles aussi libérées et leur journée de travail devient plus agréable et motivante. En s’éloignant de la comptabilité pure, elles peuvent jouer un rôle plus central au sein de l’entreprise. Ceci permet aux services financiers de se positionner en tant que partenaires stratégiques et catalyseurs du changement pour l’ensemble de l’organisation et non comme simples comptables isolés.

« Je pense que l’automatisation est un élément clé d’un gestion financière efficace, précise et pertinente. Et qu’elle peut grandement contribuer à ce que chacun se sente heureux au sein du service financier, avec le sentiment que son travail apporte une vraie plus-value à l’entreprise. » Jeannie de Guzman, CFO de 1Password

Jeannie de Guzman, CFO de 1Password

En conséquence, les directeurs financiers voient leur rôle transformé non seulement vis-à-vis de leurs paires, mais aussi au niveau de leurs équipes. Ils peuvent investir ce temps supplémentaire libéré par l’automatisation dans une politique de développement des talents. Leurs équipes se sentent davantage concernées par leur travail et leur contribution est d’un plus grand intérêt pour l’entreprise qui n’a aucun mal à les conserver. Tout le monde y gagne.

« La vision que j’ai de mon équipe et des services que nous développons est incompatible avec la bonne vieille saisie de données. Nous devons récupérer notre temps et le réinvestir dans l’analyse pour nourrir les orientations stratégiques de l’entreprise. Notre rôle doit être celui d’un partenaire privilégié des autres départements, donc on ne peut pas se permettre de faire de la compta à l’ancienne. » Long Dinh, VP Finance, Ada