Automatisation financière : évitez ces 3 erreurs fatales

Adopter l’automatisation, c’est un peu comme monter dans une Ferrari. Le moteur turbo offre toutes sortes de nouvelles sensations, mais si vous ne maîtrisez pas sa puissance, vous pourriez vite vous retrouver en rade au bord de la route plutôt qu’à vous enthousiasmer à chaque coup d’accélérateur, les deux mains bien agrippées au volant.

Plus concrètement, même si l’automatisation peut vous faire gagner du temps et de l’argent à moindre effort – vous prendrez de meilleures décisions sur la base de données en temps réel plutôt que sur des prévisions aléatoires –, ce n’est pas une solution miracle.

Il faut avoir la bonne approche, sinon, les problèmes actuels risquent d’empirer. Vous pourriez même en créer de nouveaux. Comment devez-vous donc procéder et quelles sont les grandes erreurs à éviter ?
C’est ce que nous allons explorer en détail dans cet article. Attachez vos ceintures.

Le syndrôme de l’objet brilliant

Le choix d’un fournisseur semble être la partie la plus facile du passage à l’automatisation. Mais sur un marché aussi compétitif, les chances de se tromper sont nombreuses.
Dans un épisode de notre podcast, The CFO Playbook, Jim Buckle, CFO de Gousto, ne mâchait pas ses mots :

« Vous pouvez passer toute votre vie à répondre à des appels et à des e-mails de gens qui prétendent avoir le produit qui va révolutionner la fonction finance. »

Le risque est de se laisser influencer et de choisir une solution pleine de jolies options mais sans les fonctionnalités dont vous avez besoin. De ce fait, le temps, l’argent et les efforts que vous aurez consentis pour déployer l’automatisation dans votre entreprise pourraient s’avérer perdus.
Et Buckle de poursuivre :

« Vous ne pouvez pas laisser le choix de vos outils de travail au hasard, la décision doit être mûrement réfléchie. »

Avant de vous lancer, vous devez donc clarifier vos objectifs.

Pour quelle(s) raison(s) avez-vous décidé d’adopter une solution d’automatisation et qu’est-ce que vous en attendez ? Fondamentalement, l’automatisation permet à vos équipes de se concentrer sur le travail à haute valeur ajoutée. Toutes les tâches répétitives, qui prennent du temps et qui n’apportent pas grand-chose au final sont prises en charge par le système.

Mais cette définition de l’automatisation est assez vague. Votre décision, elle, devra se baser sur une idée aussi précise que possible de vos objectifs.

Et ceux-ci dépendront évidemment de votre situation. Cela dit, avec l’automatisation, vous pourriez adopter certains des objectifs suivants :

• Simplifier la gestion des notes de frais
• Mettre fin aux dépenses abusives
• Responsabiliser les individus qui dépensent au nom de leur équipe
• Réduire les dépenses inutiles
• Proposer des budgets et des prévisions plus réalistes
• Avoir une idée précise de votre santé financière en temps réel

Pourquoi ne pas rendre ces objectifs mesurables et fixer un calendrier ? Par exemple, vous pourriez décider de réduire la fraude sur les notes de frais de 40 % sur les 12 prochains mois.

Mesurer vos résultats rendra vos succès plus tangibles et vous permettra de connaître votre marge de progression.

Impliquer vos équipes trop tard

Vous avez défini vos objectifs, la façon dont vous allez mesurer votre succès et vous savez quel fournisseur vous allez choisir.

Mais en pratique, est-ce que ce choix correspond aux besoins de vos équipes ? Et plus important encore, vos collaborateurs sont-ils prêts à sauter le pas ? Ces questions sont fondamentales pour que l’adoption du système se passe bien. C’est quand les équipes doivent vraiment commencer à s’en servir que beaucoup d’entreprises voient leur projet d’implémentation d’une nouvelle technologie échouer.

Deux raisons à cela.

D’abord, la solution que vous aurez choisie peut entrer en conflit avec les systèmes et procédures déjà en place. Il se peut aussi qu’elle ne soit tout simplement pas « user-friendly », du coup, au lieu de simplifier la vie des gens, elle peut les obliger à trouver le moyen de contourner le système. Ensuite, la transformation technologique est aussi affaire de psychologie.

« […] avec plus d’automatisation, les gens peuvent se concentrer sur l’analyse et l’interprétation des données pour prendre les bonnes décisions ou aider d’autres personnes à prendre les bonnes décisions… c’est un job plutôt sympa à première vue », décrypte Jim Buckle, le CFO de Gousto.

Mais si échapper aux feuilles de calcul et à la réconciliation de fin du mois a l’air génial sur le papier, les individus peuvent aussi se sentir menacés quand vous décidez de sous-traiter une partie de leur job à une machine. 65 % des personnes interrogées dans une enquête de Pew Research ont répondu qu’elles avaient peur d’être remplacées par la technologie.

À la lumière de ces données, on comprend mieux l’importance d’impliquer ses équipes le plus tôt possible dans le processus. Elles se sentiront parties prenantes si vous les écoutez et que vous répondez à leurs inquiétudes et à leurs attentes. Et si vos équipes sont convaincues et impatientes de voir leur vie transformée par l’automatisation, vous pourrez vous dire que vous êtes sur le chemin du succès.

Quand Brooks Running a décidé de remplacer les notes de frais papier, par exemple, il a d’abord été question de mettre la solution à l’essai dans chacun de leurs 7 bureaux internationaux. Le déploiement du système a été facilité par les retours positifs venus du terrain. Quand il a été clair pour tout lemonde que la solution n’avait que des avantages, l’entreprise a décidé d’accélérer sa généralisation.

Vos équipes, qui font l’expérience du travail concret au quotidien, ont certainement un point de vue qui pourrait vous être utile au moment de faire votre choix.

Automatiser trop et trop tôt

Les retards à l’allumage ne sont pas rares, beaucoup d’entreprises l’ont appris à leurs dépens, au moment d’adopter un nouveau système. Même les logiciels les plus intuitifs demandent un temps d’adaptation. Il faut s’acclimater à la nouveauté, oublier les anciennes méthodes, et cela prend du temps. Mieux vaut y aller progressivement.

Imaginons que vous ayez en tête d’automatiser vos notes de frais. Si vous déployez la technologie dans toute l’entreprise dès le premier jour, le moindre problème pourrait prendre des proportions démesurées. Mais si vous limitez d’abord votre déploiement à l’équipe commerciale, vous pourrez plus facilement rectifier le tir en cas de besoin, sans avoir à subir des complications.

Au bout du compte, la technologie n’est qu’un outil. Pour en profiter pleinement, vous devez avoir des règles et des processus clairement identifiés et savoir comment les choses doivent se passer en pratique. Ce n’est qu’avec le temps, étape par étape, que tout cela va se mettre en place.

Les questions d’échelle ne sont pas les seules à prendre en compte. En matière d’automatisation financière, il faut aussi s’assurer que les tâches les plus simples sont bien assimilées par le système avant de viser plus haut.

Pas plus qu’elle ne peut à elle seule combler les lacunes de votre règlement ou de vos processus, la technologie ne va pas non plus vous offrir des données de qualité sur un plateau. Avant donc d’en arriver aux prévisions financières automatisées – une sorte de graal pour la fonction finance –, vous devrez réussir à automatiser des tâches aussi simples que la saisie de données et la réconciliation.

« Automatiser ces tâches, disait Kevin Fleming (Elder HQ), dans un épisode du CFO Playbook, ne va pas forcément changer notre façon de penser ou de décider, mais le travail de base doit être fait. »

En d’autres termes, il faut commencer par le commencement.

L’automatisation ne fait pas tout

Bill Gates a dit un jour,  dans une formule restée célèbre, « l’automatisation ne va pas rendre efficace ce qui ne l’est pas. Elle renforcera simplement les qualités des bons processus et les défauts des autres. »

C’est pourquoi il est essentiel d’avancer pas à pas. Aussi tentant soit-il de sauter dedans à pieds joints, vous devrez d’abord définir vos objectifs et vous assurer du soutien de vos équipes avant d’introduire l’automatisation progressivement dans votre entreprise si vous voulez profiter pleinement de tous ses bienfaits. Autrement dit, l’automatisation est un voyage, pas une destination.

Et Avalara Ross Tennebaum l’a très bien exprimé dans cet épisode du CFO Playbook :

« Vous automatisez une fois, puis vous continuez à grandir, et au bout d’un an et demi-deux ans, il faut automatiser à nouveau. »

Cela fait sens, et pas seulement parce que la technologie est en constante évolution. Au fur et à mesure que l’entreprise grandit, vos priorités vont immanquablement changer. Une bonne approche du passage à l’automatisation doit donc intégrer cela. Vous pourrez ainsi garder votre focus sur l’essentiel et donner à votre équipe financière de nouvelles opportunités d’apporter sa pierre à l’édifice.