À quoi sert l’automatisation financière ? 4 exemples concrets pour booster votre croissance

L’efficacité est souvent citée en avantage numéro un de l’automatisation financière. S’il est vrai que vous faire économiser du temps et de l’argent n’est pas rien, il y a bien d’autres choses que l’automatisation peut faire pour votre entreprise.

Quand vous automatisez les processus financiers répétitifs qui prennent du temps, vous pouvez travailler de manière plus agile et plus flexible et obtenir une meilleure idée de votre santé financière dans son ensemble.

Mieux, l’automatisation vous donne accès aux outils dont vous avez besoin pour décider de l’utilisation des ressources de manière informée et accélérer votre croissance.
Voici, en 4 exemples, comment l’automatisation peut aider votre entreprise à se développer.

Exemple 1 : Gérer les notes de frais à grande échelle

La gestion des notes de frais est un processus laborieux et énergivore. Et quand l’entreprise se développe, les choses deviennent de plus en plus difficiles.

15 minutes – c’est le temps que prend en moyenne le traitement d’une note de frais. Rien d’insurmontable pour une petite structure de 5 à 10 personnes. Mais pour une entreprise de 450 salariés qui doit en traiter 135 par mois ? L’argent peut vite commencer à s’évaporer.

Quand la solution crée des problèmes.

Si vous n’avez pas ou peu de contrôle, vos dépenses vont augmenter. Vos employés pourraient même commencer à se faire rembourser des achats qu’ils ne devraient pas se faire rembourser.  Mais durcir les règles n’est pas la solution.

Imaginez, par exemple, que vos commerciaux doivent remplir un formulaire en triple exemplaires chaque fois qu’ils mettent de l’essence dans la voiture pour rendre visite à un client. Vous allez créer de la frustration et rendre leur job plus compliqué – sans compter le travail en plus pour votre équipe financière. Une solution équilibrée ? Automatiser.

Vous pouvez limiter les dépenses à certains types d’achats, certains montants et modifier les règles en fonction des individus. Et comme les règles sont intégrées au système, vous n’avez pas besoin de veiller au grain.

Autre point important, l’automatisation s’adapte à votre taille. Peu importe que vous soyez une entreprise de 5 ou de 500 personnes. Le système bloquera automatiquement les transactions qui sortent du cadre ou le dépassement d’un budget.

Exemple 2 : Abonnements, marketing et dépenses « à la carte »

Comme les notes de frais, la gestion des abonnements, des dépenses marketing et d’autres dépenses facultatives devient de plus en plus compliquée à mesure que l’entreprise grandit.

Comme ce sont souvent de petites sommes (moins de 10 000 €), vous n’allez pas entamer une procédure formelle de procurement. Mais laisser les équipes gérer leur budget toutes seules n’est pas sans risque.

En l’occurrence, les différents services d’une entreprise se coordonnent rarement d’eux-mêmes pour gérer leurs abonnements. Résultat ? Pour des effectifs de 50 à 200 personnes, une entreprise va souvent compter entre 2 et 4 abonnements en double et de 1 à 3 « orphelins », c’est-à-dire des abonnements qui n’ont pas de responsable attitré.

Il est aussi difficile de savoir où passe parfois le budget d’une équipe et d’évaluer l’usage qui en est fait, surtout quand tout le monde paie avec la même carte de crédit partagée.

Utiliser un outil qui repère et enregistre automatiquement chaque transaction vous offre une solution. Vous pouvez voir en temps réel comment chaque équipe utilise son argent.

Vous pouvez identifier les dépenses inutiles et intervenir. Si vous avez des abonnements en double, par exemple – ou si plusieurs équipes ont recours au même fournisseur –, vous pouvez négocier un tarif unique pour votre entreprise.

Mieux, vous pouvez constater l’impact de vos décisions en temps réel. Quelles dépenses contribuent vraiment à la croissance ? Et quelles sont celles qui mettent vos ressources sous tension ?

Exemple 3 : Quand l’analyse des dépenses devient facile

L’analyse des dépenses, c’est passer vos dépenses au microscope pour voir comment mieux faire travailler votre argent. Et c’est essentiel à la croissance. Malheureusement, les équipes financières la relèguent souvent au second plan de leurs préoccupations.

Si partir de votre système comptable est une bonne idée, le problème de l’analyse des dépenses, c’est que vous devrez aussi regarder vos notes de frais, les relevés de vos cartes de crédit, les feuilles de calcul et tout autre moyen utilisé pour collecter vos données financières. Ce n’est qu’à ce prix que vous pourrez évaluer la santé financière de votre entreprise.

Ces données sont le plus souvent éparpillées et vos équipes doivent lutter pour les rassembler. Puis ils faut les organiser, leur donner forme pour pouvoir les lire et en tirer des conclusions.

Neuf fois sur dix, quand on veut mettre en forme des données brutes pour analyse, il va falloir passer par des étapes de réconciliation et de saisie manuelles.

Les systèmes comptables ne sont généralement pas connectés aux comptes de cartes de crédit en ligne. Les données sur Excel doivent suivre un certain format pour être transférées vers les systèmes comptables. Et encore, il vaut mieux vérifier à la main que rien n’a bougé en cours de route.

Tout cela ne fait pas les affaires de l’analyse des données.

• Le processus est lent et fastidieux.
• Les erreurs y sont nombreuses – 88 % des feuilles sur Excel  en comptent au moins une.
• Elle ne sert qu’à constater les dégâts.

Vous aurez déjà perdu beaucoup d’argent quand vous aurez terminé et identifié les problèmes.

Avec l’automatisation financière, vous vous épargnez tout ce travail de fond. Le système capture, enregistre et classe automatiquement les transactions au fur et à mesure. Vous pouvez donc passer directement aux conclusions, pour voir ce que les chiffres disent de votre santé financière.

Avantage non négligeable, vous n’aurez plus qu’une seule source fiable de données. Et comme tout est enregistré en temps réel, vous pouvez suivre le rythme des dépenses dans toute l’entreprise, repérer les tendances et travailler avec les autres équipes pour leur apprendre à mieux dépenser, plutôt que de réaliser ce qu’il se passe à la fin du trimestre ou pire, à la fin de l’année fiscale.

Exemple 4 : Des budgets adaptables et précis

Les prévisions budgétaires et de chiffre d’affaires sont la pierre angulaire du succès pour les entreprises. Elles sont un garde-fou contre les dépenses excessives, permettent de faire face aux imprévus et de financer la croissance. Mais comme elles se basent essentiellement sur les résultats précédents, elles sont souvent imprécises, voire même assez éloignées de la réalité.

Et cela va évidemment impacter la croissance.

Une équipe qui se voit attribuer une certaine somme périodiquement va se sentir obligée de la dépenser, ne serait-ce que pour justifier d’obtenir la même chose la fois d’après. Et c’est autant de moyens en moins qui auraient pu être assignés à l’amélioration du produit, à la conquète de nouveaux marchés ou à d’autres projets à haute valeur ajoutée.

Le manque de visibilité réduit aussi la capacité à s’adapter, par exemple en réaffectant des ressources pour répondre à un changement de situation.

Les événements des deux dernières années en ont démontré l’importance sans contestation possible. Cela signifie que les prévisions doivent être revues régulièrement, comme le soulignait Paul Sheriff, CFO de NewDay, dans un épisode du CFO Playbook  :

« Les jours des budgets annuels qui servaient à mesurer la performance sont derrière nous. Désormais, vous devriez réitérer vos prévisions financières sur une base mensuelle. »

Si importante que soit la révision régulière des budgets et des prévisions, celle-ci n’est possible que si vous avez accès à des données précises en temps réel. Et c’est là qu’entre en jeu l’automatisation.

L’accès aux données financières constamment réactualisées et le suivi des dépenses en temps réel vont vous permettre de créer des budgets au plus près des besoins au lieu de faire de l’à-peu-près.

Autre point crucial, vous verrez d’un seul coup le niveau du budget de chacun et pourrez rééquilibrer les choses en cas de besoin. Par exemple, si les fonds dédiés au développement de produit commencent à s’amenuiser, vous pourrez compenser par un transfert du budget marketing qui n’a, lui, quasiment pas été touché, et ainsi continuer à travailler.

L’automatisation financière apporte de l’efficacité, mais surtout une meilleure manière de travailler.

Selon nos calculs, les entreprises européennes pourraient faire 350 milliards d’euros d’économies en automatisant le contrôle des dépenses. Ce n’est pas rien, mais les avantages à tirer de l’automatisation sont loin de se limiter à cet aspect.
Comme le dit Nick Rose, le CFO d’Enable, dans notre podcast The CFO Playbook :

« Si vous voulez grandir, vous devez être capables de décider rapidement, et l’automatisation, conclut-il, permet à la direction financière d’approfondir ses analyses pour formuler de meilleures recommandations et gagner en crédibilité. »