A cuánto se paga el kilometraje

Vamos a desglosar todo tipo de dudas entorno a la pregunta del precio del kilometraje en viajes de empresa. Continúa leyendo si quieres conocer cuánto debe pagarte tu empresa por cada kilómetro recorrido en un viaje laboral y mucho más sobre un tema tan interesante.

Entonces, ¿cuánto se paga por kilómetro?

Una de las preguntas más recurrentes entre los trabajadores que se desplazan en su vehículo por motivos profesionales es «¿A cuánto se paga el kilometraje en España?». En muchos casos, los empleados e incluso los empresarios no tienen muy claro cuál es el precio establecido o qué puede incluirse en este gasto. Además de que no haya una estipulación clara que establezca la ley en cuanto a la cantidad que debe percibir el trabajador. Vamos a ponerte al día de cómo está la situación en el 2022.

Definición de precio por kilometraje

Definir bien la tasa de kilometraje es fundamental para las empresas que cuentan con trabajadores que se desplazan en su propio vehículo para fines de su trabajo. El precio que se fija es una compensación por todos los gastos relacionados con este desplazamiento, empezando por el combustible, pero también entran en juego otros factores como el desgaste del propio vehículo.

En primer lugar, la empresa debe establecer una política de gastos en las que queden bien definidos los gastos que se consideran reembolsables a los trabajadores y la forma en la que eso se puede llevar a cabo. No obstante, hay dos referentes para establecer el precio por kilometraje: el convenio colectivo de cada empresa y lo que establece la Agencia Tributaria.

Desgranamos el concepto

El precio por kilometraje, aparte del gasto de gasolina, cubre el desgaste y consumo del vehículo del trabajador.

En este concepto entrarían a formar parte diferentes categorías:

  • El combustible que representa cerca de 60% de la compensación
  • El desgaste de neumáticos o aceite y todo lo relacionado con la mecánica del vehículo que en caso de avería haya que sustituir
  • El seguro del coche: el kilometraje debe cubrir una parte proporcional del seguro del vehículo del empleado, teniendo en cuenta las implicaciones legales en caso de que se produzca un accidente durante el desplazamiento laboral
  • Los impuestos: el de la matriculación del vehículo y el de circulación

No obstante, hay algunos gastos que no pueden incluirse dentro del precio por kilometraje:

  • Las multas que reciba el conductor durante el desplazamiento por trabajo
  • Los peajes por los que tenga que pasar y asumir el pago

Sin embargo, los peajes sí pueden incluirse en una nota de gastos, pero no concebido como gasto por kilometraje, al igual que pasa con los gastos de aparcamiento. Esto dependerá de la política de gastos de la empresa, donde debe quedar bien reflejado.

Cómo calcular el precio por kilometraje

Realmente contamos con que no hay una regulación estricta sobre los gastos de gasolina en España. Como ya hemos comentado anteriormente, esto dependerá de cada empresa y de su política de gastos.

Pero hay que matizar una cosa. No es que no haya ninguna regulación en España. La Agencia Estatal de Administración Tributaria de España, en su apartado de asignaciones para gastos de locomoción, considera que el pago por kilómetro recorrido debe ser de 0,19 € para el año 2022. Estos 0,19 € estarán libres de impuestos y no tendrán que tributar.

Es allí donde la empresa decide si quiere pagarle por ejemplo 0,30 € al trabajador por kilómetro recorrido y litro de combustible gastado, ya que 0,11 euros tendrán que tributar como retribución para el empleado en el IRPF. Por eso, podemos encontrar empresas que pagan hasta 0,95 € y otras que se ajustan al 0,19 € marcado por la Administración.

Únicamente en las provincias de Guipúzcoa y Navarra es donde el límite del gravamen por kilometraje se ha regulado a 0,29 € /km y 0,32 €/km respectivamente.

En el año 2020, la media del precio por kilómetro ha sido de 0,20 € por y en el 2021 la de 0,19 €. Hay que destacar que es el precio más bajo desde el año 2014, por lo que, sin duda, la crisis sanitaria y posteriormente la del petróleo, están dejando graves consecuencias y afectan de modo importante a esta parte de las empresas. En el año 2019, antes de la crisis sanitaria, se pagó una media de 0,28€, con lo que vemos que la tendencia es descendiente.

A la hora de establecer el cálculo, también entran en juego varios factores como:

  • El sector de la actividad
  • La jerarquía del empleado dentro de la empresa
  • Los años de antigüedad o las políticas de viaje de cada compañía

Gestionar el precio por kilometraje en contabilidad

El procedimiento más habitual que siguen las empresas y los trabajadores para la reclamación de los gastos de kilometraje debe quedar perfectamente estipulado en la política de gastos de viaje de la empresa.

Gestionar y controlar de manera eficiente estos gastos permite, además de beneficiarse de ventajas fiscales y financieras, maximizar los beneficios y ahorrar tiempo y costes.

Hay dos puntos importantes que se deben tener en cuenta en la contabilidad: establecer un presupuesto disponible solo para viajes y delimitar qué costes se cubrirán con él. Es decir, se debe crear una política de empresa que ayude a calcular los gastos por kilometraje en el caso de los viajes de negocios que estén relacionados directamente con la actividad profesional de la empresa. Así se fija un límite específico para todos los empleados, y se evitan los malentendidos más tarde en el presupuesto general de la empresa.

Por otro lado, una de las ventajas que suponen los gastos de gasolina para las empresas es la posibilidad de solicitar la deducción del IVA de estos gastos, que actualmente está fijado en un 21%. Desde el 2012 es posible deducir la totalidad del IVA de los pagos relacionados con el combustible, siempre que se demuestre que estos gastos se hicieron por motivos relacionados con la empresa y su actividad profesional.

Aliado ideal para pagar el gasto de kilometraje

Las empresas deben estudiar bien el precio por kilometraje que van a ofrecer a sus empleados, ya que puede ser un punto de atracción de nuevo talento y de retención de los empleados que ya llevan tiempo en la empresa. Para ello, también es conveniente estipular la forma más cómoda de cubrir este tipo de gastos.

Soldo te ofrece un método muy cómodo y súper fácil de asignar este presupuesto concreto y controlar los gastos relacionados con el kilometraje desde la plataforma integral, tanto en su versión de escritorio, como en la aplicación de móvil.

Con tarjetas prepago de Soldo, puedes asignar los fondos que quieras a cada uno de los empleados, y además visualizar las transacciones en tiempo real.

Por qué utilizar tarjetas Soldo para el gasto de kilometraje

Estas son varias de las ventajas de utilizar nuestras tarjetas prepago de empresa:

Contabilidad y facturación simplificadas

La aplicación integrada de Soldo, al comprar tarjetas prepago, permite a las empresas exportar los datos del consumo del combustible. Cuando un empleado realiza una compra, los datos exactos de las transacciones se transfieren de forma automática y en tiempo real. Por otro lado, la integración con programas de contabilidad y facturación propios de la empresa evita el papeleo y un tiempo excesivo de administración.

Mejor administración del consumo y estimación del gasto

Las tarjetas modernas como las de Soldo ofrecen un panel de control completo para verificar y controlar el gasto exacto de cada empleado. La información como las estaciones de servicio donde ha repostado, los litros consumidos o cada compra que ha realizado (que no guarde necesariamente relación con el combustible del vehículo) ayudará a la empresa a ajustar el presupuesto necesario y a hacer una mejor estimación del gasto.

Ahorro de gasto en gasolina y kilometraje

El coste del combustible puede ser menor si la empresa personaliza las tarjetas con reglas y límites específicos para cada conductor, equipo o flota. De esta manera, se puede lograr un consumo adecuado únicamente haciendo uso de la tarjeta para los kilómetros que sean estrictamente necesarios.

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