Gestiona y realiza el seguimiento de los gastos de bolsillo

Gestiona los gastos que los empleados han pagado de su bolsillo junto con los gastos de tu tarjeta Soldo. Todo en una plataforma centralizada. Establece unas políticas de gasto claras, divide las transacciones entre los empleados y crea informes que indiquen a qué empleados hay que reembolsarles los gastos y el importe.

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Todo lo que necesitas para gestionar los gastos de principio a fin
Gestiona los gastos de los empleados en una plataforma centralizada
Olvídate de los informes manuales y los sistemas múltiples. Gestiona y lleva el seguimiento del gasto de los empleados en un único lugar.
Visualiza todos los gastos de los empleados
Gestiona los gastos individuales y de equipo desde Soldo para obtener una visión completa y una previsión más exacta.
Reduce el trabajo administrativo y manual
Revisa y valida los gastos personales de forma sencilla y directa desde la plataforma de Soldo.
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Funciones que marcan la diferencia

Gestiona y realiza el seguimiento de los gastos de bolsillo

En ocasiones, los empleados tienen que realizar compras de empresa con dinero en efectivo o con su propia tarjeta, incluso puede ocurrir que hayan olvidado su tarjeta Soldo. Con Soldo es sencillo añadir estos gastos pagados de su bolsillo a la plataforma, para poder gestionarlos junto con los pagos realizados con la tarjeta Soldo. Se acabaron las reclamaciones manuales para los empleados y la administración tediosa para los equipos de finanzas.

 

Divide las transacciones entre varios empleados de forma sencilla

A menudo, los empleados necesitan realizar gastos en nombre de otros. Por ejemplo, cuando una persona utiliza su tarjeta para pagar una comida de negocios compartida. Soldo te permite dividir una única transacción en varias transacciones y atribuir el importe correcto al empleado adecuado.

Generar informes de reembolso

Gestionar los gastos de bolsillo implica realizar reembolsos. Solo tienes que generar un informe automatizado para ver a qué empleados hay que realizarles un reembolso. El informe también incluirá el importe de cualquier transacción que no esté incluido en la política de gastos de tu empresa.

Miles de empresas confían en la plataforma de gestión de gastos líder en Europa

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Estos precios no incluyen IVA. Soldo Software Ltd gestiona la plataforma de software de Soldo. Soldo Financial Services Ireland DAC proporciona la cuenta de negocios y los servicios de pago de dinero electrónico, que están sujetos a tarifas adicionales por conceptos como la emisión de tarjetas y las retiradas de efectivo, entre otros. Consulta aquí todas las tarifas por servicios financieros y aquí los límites habituales.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión de gastos?

La gestión de gastos, en este caso, hace referencia al seguimiento y control de los gastos de los empleados.

¿Qué se puede hacer con las funciones de gestión de gastos de Soldo?

Con nuestras nuevas funciones, podrás hacer lo siguiente:

  • Revisar, supervisar y aprobar todos los gastos de la empresa, incluso las compras personales.
  • Etiquetar automáticamente los gastos con categorías personalizadas y clasificar las transacciones como gastos personales o de empresa.
  • Establecer los límites de la política de gastos, creando un perfil de política de gastos que refleje la política de la empresa para resaltar y comunicar todas las transacciones que no se ajusten a las normas de la empresa.
  • Dividir una transacción en varias para asignar los importes correctos a los empleados pertinentes.
  • Generar un informe de reembolsos donde se detallan los fondos que hay que reembolsar a los empleados y los importes que hayan superado los límites de la política de gastos.
  • Descargar un documento oficial en PDF donde se pueden añadir las firmas de la persona que realizó el gasto y la persona que lo aprueba.
¿Cómo puedo revisar, supervisar y aprobar los gastos de la empresa?

Consulta la sección «¿Cómo puedo configurar la función de validación de gastos? » .

¿Cómo añado gastos personales?

Para añadir un gasto personal:

  • Dirígete a la sección «Usuarios» en la plataforma.
  • Haz clic en «Transacciones» y, después, en «Añadir transacción» en la esquina superior derecha.
  • Rellena los datos de la transacción (valor, fecha, hora, comercio) y la información solicitada. Después, añade el recibo del gasto y confírmalo.
  • Ya podrás ver el gasto personal en la lista de las transacciones.
¿Cómo creo categorías de gastos?

Si eres superadministrador o administrador, sigue estos pasos para crear categorías de gastos:

  • Dirígete a la sección «Configurar» en la plataforma.
  • Haz clic en «Clasificación contable» y, luego en «Categoría de gasto» en lo alto de la página.
  • Haz clic en la lista para ver todas las categorías que ya has configurado.
  • Si nunca has añadido una categoría de gasto o quieres añadir más, haz clic en «Crear lista» en la esquina superior derecha.
  • Rellena la «Información general», incluido el código, el IVA y el nombre de la categoría. Haz clic en «Siguiente».
  • En «Normas», puedes establecer normas basadas en MCC para asignar automáticamente la categoría de gastos a determinadas transacciones. Haz clic en «Siguiente».
  • En la página «Revisar», dedica un momento a comprobar que todo esté correcto.
  • Haz clic en «Confirmar». ¡Y ya está! Tus categorías de gastos ya están listas para etiquetar y categorizar las transacciones automáticamente.
¿Cómo defino un perfil de política de gastos?

Si eres superadministrador o administrador, sigue estos pasos para definir un perfil de política de gastos:

  • Dirígete a la sección «Configurar».
  • Haz clic en «Políticas de gastos» y, después, en «Crear una política de gastos» en mitad de la página.
  • Rellena la información general, como el título y la descripción del perfil de política de gastos. Después, añade la política de gastos de la empresa y haz clic en «Siguiente».
  • En la página «Asignación», puedes empezar a configurar un importe de gasto máximo para cada categoría. Haz clic en «Siguiente».
  • Haz clic en «Añadir usuario» y elige los usuarios que quieres añadir y a los que quieres asignar límites del perfil de política. Haz clic en «Siguiente».
  • En la página «Revisar», dedica un momento a comprobar que todo esté correcto.
  • Haz clic en «Confirmar». ¡Y ya está! Tu perfil de política de gastos ya está listo para detectar, resaltar y notificar automáticamente todas las transacciones que no se ajusten a la política.
¿Cómo divido una única transacción?

Para dividir una sola transacción:

  • Dirígete a la sección «Usuarios».
  • Haz clic en «Transacciones» y, después, en la transacción que quieres dividir.
  • Toda la información de dicha transacción aparecerá en el lado derecho.
  • Baja hasta que aparezca «Dividir transacción» y empieza a crear una línea para cada usuario al que quieras atribuir parte del gasto.
  • Rellena los nombres de los usuarios y los importes que deseas asignar a cada empleado. Haz clic en «Guardar».
  • Ahora, en los detalles de la transacción, verás cómo se ha dividido esta, con los nombres y datos correspondientes.

Recuerda que la información dividida solo podrá verse en los detalles de la transacción y en los informes relacionados. Los empleados a los que se les hayan asignado importes no podrán ver su parte en su lista de transacciones.

¿Qué informes de gastos están disponibles?

Los administradores y los contables pueden descargar documentos en formato PDF, listos para añadir las firmas de las personas que han realizado los gastos y las personas que los aprueban. Una vez aprobados los gastos, se puede crear un informe para cada usuario. También puedes usar el informe de la plataforma de contabilidad para ver el estado de cada gasto. Los archivos de los informes se pueden descargar en diferentes formatos en la sección «Informes».

¿Las funciones de gestión de gastos están disponibles en todos los mercados?

Sí, estas funciones están disponibles en todos los mercados en los que trabajamos.

¿Quién puede usar estas funciones?

Cualquier empleado de la empresa que tenga acceso a la cuenta de Soldo puede utilizar las funciones de gestión de gastos con diferentes responsabilidades, según su perfil:


Superadministrador/administrador: Configurar la función «Revisión de gastos», conceder permisos para ver y aprobar gastos, dar a otras personas acceso para aprobar/rechazar o solicitar información sobre las transacciones, modificar los gastos de los empleados, establecer perfiles de política de gastos, añadir gastos personales, establecer categorías de gastos, dividir transacciones, descargar informes en diferentes formatos y solicitudes de reembolso de gastos en PDF.
Contable: Ver sus propios gastos y los de los empleados y añadirles datos, añadir sus gastos personales, categorizar sus gastos, dividir sus transacciones, descargar informes en diferentes formatos y solicitudes de reembolso de gastos en PDF.
Gestor: Ver sus propios gastos y los de empleados concretos, añadir datos a sus transacciones, aprobar/rechazar o solicitar información sobre las transacciones de determinados empleados, añadir sus gastos personales, categorizar sus gastos, dividir sus transacciones.
Empleado: Ver sus transacciones y añadirles datos, añadir sus gastos personales, categorizar sus gastos, dividir sus transacciones.

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