Un método más avanzado que la hoja de gastos común

Automatiza todo el registro de la información de gastos y la generación de hojas de gastos mediante un software.

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Probablemente has impulsado tu negocio porque te apasiona. Lo que seguramente no te apasione tanto son los informes de gastos u hojas de gastos. Si ya lo haces sin mucha dificultad, genial, es posible que ya tengas procesos de gastos eficientes. Sin embargo, para muchas empresas el informe de gastos es un mal necesario. El proceso puede crear muchas dificultades: resúmenes de tarjetas de crédito retrasados, registros inexactos, recibos desorganizados. Es como un campo de minas.

En este artículo, repasaremos todo lo que necesitas saber sobre el proceso en cuanto a las hojas de gastos y buscaremos las mejores formas de administrar los gastos.

¿Por qué es importante el informe de gastos?

Los informes de gastos de tu empresa deben ser precisos para que las finanzas del negocio sean legales. Sencillamente, tu cuenta bancaria debe coincidir con tus cuentas de gastos. El gasto fraudulento es uno de los mayores problemas cuando se trata de informes de gastos, y es por eso que se debe hacer bien.

No solo esto, sino que los informes de gastos también pueden beneficiar tu negocio. Por ejemplo, muchos gastos incurridos por los empleados en viajes de negocios están exentos de impuestos, pero debes mantener registros precisos para demostrar el propósito de estos gastos al departamento financiero y saber si son gastos deducibles. Vamos a ver cuál es la metodología para llevar los informes de gastos.

Qué es una hoja de gastos

Una hoja de gastos, también llamada nota de gastos o plantilla excel de gastos e ingresos, es un documento en papel o digital que usan los trabajadores de una empresa para notificar sobre los gastos cometidos, tales como compras, pago de gasolina, dietas, pagos online, suscripciones etc. En esta hoja los empleados anotan toda la información relevante de cada gasto y luego solicitan el reembolso.

Contenido de una hoja de gastos

Para evitar errores o malentendidos es importante que definas bien el modelo de hoja de gasto que quieres que tus empleados utilicen para crear sus informes.

Normalmente, el departamento de finanzas es el que se encarga de definir el formato, la metodología, la información y las reglas necesarias para poder gestionar y justificar adecuadamente los gastos financieros.

Existen unos campos básicos que toda hoja de gastos debería contener. Luego cada empresa puede establecer una serie de campos adicionales con el objetivo de obtener una mayor información y mejorar la gestión, como pueden ser la asignación de categorías o presupuestos específicos vinculados a cada gasto.

Los campos básicos que obtiene cada hoja de gasto suelen ser:

  • Nombre del proveedor
  • El concepto del gasto
  • El importe complete
  • La fecha

La gestión adecuada de una hoja de gastos

El proceso por el que pasa una hoja de gastos se puede dividir en tres fases:

  • Redacción de la hoja de gastos

El trabajador deberá encargarse de este paso e incluirá la información necesaria para justificar dicho movimiento y poder acceder a su reembolso. Toda información adicional y pertinente es recomendable para demostrar la veracidad de dicho gasto (factura, ticket, etc).

  • Estudio y validación de la hoja

En esta etapa, la hoja pasa a manos de los expertos en contabilidad, siendo normalmente un auditor externo o interno. Así, el profesional en este campo valida la hoja de gastos tras verificar su veracidad y cumplimiento de los requisitos legales para dicho documento.

  • Incorporación al sistema contable de la empresa

Por último, los responsables del departamento se encargan de incluir los datos en el sistema contable de la empresa, lo que permite proceder al reembolso de la hoja de gastos.

Automatiza tus hojas de gastos y toda la información relevante

¿Y si existe una manera mucho más sencilla de gestionar los gastos?

Las hojas de gasto, las múltiples rondas de aprobaciones y el ingreso manual de datos pueden haber tenido sentido en los modelos de negocio tradicionales, pero con la modernización de las empresas nace también la necesidad de modernizar estos procesos.

El modelo tradicional es laborioso, requiere mucho tiempo y es frustrante para todos los involucrados: el empleado que reclama los gastos, el gerente que tiene que aprobar el informe y el equipo de finanzas que tiene que conciliar todo.

Afortunadamente, esto ya no es necesario. Una plataforma de gestión de gastos automatizada como Soldo puede:

  • Agilizar el proceso
  • Eliminar la necesidad de múltiples aprobaciones
  • Reducir el riesgo de errores

Estos serían los pasos a seguir:

Paso 1: El empleado hace una compra

En lugar de desembolsar el dinero ellos mismos, los empleados pueden usar tarjetas prepagas para gastos comerciales con un límite de gasto preaprobado. Puede asignar tantas tarjetas como necesite y se pueden emitir a individuos, equipos, departamentos o incluso vehículos.

El software de gestión de gastos de Soldo le permite crear ciertas restricciones, incluidas asignaciones mensuales y categorías de gastos permitidas, para que los empleados no puedan comprar artículos que su política de gastos no cubre.

Esto significa que los gerentes no tienen que revisar y aprobar los informes de gastos. Y no hay necesidad de verificar las transacciones línea por línea para asegurarse de que cumplan con las normas.

Y debido a que los empleados realizan pagos con dinero de la empresa, no hay necesidad de reembolsos. Aún mejor, el dinero de esta empresa es completamente seguro, ya que será una cantidad dictada por la gerencia y no hay conexión directa con la cuenta bancaria de empresas.

Paso 2: Toma una foto del recibo

No más cajas llenas de recibos arrugados ni horas luchando con Excel. Una vez que el empleado paga, inicia la aplicación, toma una foto del recibo y la vincula a la transacción. Trabajo hecho.

Paso 3: Reconciliación simple

Los administradores pueden iniciar sesión en el panel de la aplicación y ver los gastos de empresa de un vistazo. Esto incluye la tarjeta de gasto más alta, las categorías de gasto más prolíficas y las transacciones en tiempo real.

Soldo ofrece una visión integral de las finanzas de su empresa que no solo aumenta la visibilidad, sino que también le brinda la información para tomar decisiones de gasto confiables y basadas en datos.

Soldo se integra con software de contabilidad como Xero y QuickBooks, por lo que puede importar datos automáticamente al software de contabilidad sin el trabajo de importar estados de cuenta manualmente.

Procesamiento de gastos sin problemas con Soldo

Crear informes de gastos es una de la necesidad de cualquier negocio, pero no tiene por qué ser frustrante o una carga.

El uso de una plataforma de administración de gastos y gastos automatizados puede reducirlo a tan solo tres pasos sencillos.

Soldo puede otorgar a los empleados una mayor libertad al tiempo que brinda mayor control y visibilidad a los gerentes. Nuestro sistema está diseñado pensando en las empresas, por lo que hemos simplificado al máximo cada paso del proceso de gestión de gastos.

Sin necesidad de una verificación de crédito, puedes registrarte en Soldo en un abrir y cerrar de ojos, y podrías estar listo y funcionando el mismo día.

Di adiós al procesamiento manual de gastos, pon el proceso en piloto automático y usa tu nueva libertad para trabajar en el crecimiento de tu negocio.

“Somos una empresa solidaria y siempre nos cuidamos unos a otros. Con Soldo, sé que mis conductores siempre cuentan con los fondos que necesitan y lo mejor es que no tengo que invertir mucho tiempo a final de mes. Además, ya no me olvido de nada al presentar el modelo del IVA.”

Karen Green
Gestora de operaciones en Titans Group

“Soldo nos ha permitido olvidarnos de nuestro antiguo sistema de tarjetas de crédito de empresa, dejar de usar efectivo para los pequeños gastos y reducir la cantidad de solicitudes de reembolso que tramitamos. Al sustituir todos los procesos manuales e individuales por un único sistema, tenemos menos tareas administrativas.”

Lee Jaques
Gestor de proyectos financieros en Bruntwood

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¿Cómo puede ayudarte Soldo en la gestión de las hojas de gasto?

Con Soldo puedes olvidarte de tener que llevar la gestión manual de las hojas de gastos porque nuestra plataforma registra todos los datos de cada gasto automáticamente y luego puedes exportar los mismos a tu programa de contabilidad favorito.

¿Con qué programas de contabilidad se integra Soldo?

Con Soldo puedes transmitir datos a Xero, QuickBooks, Sage y NetSuite y exportar CSV a cualquier plataforma.