Guía de gastos deducibles para autónomos

Sigue leyendo para conocer todos los gastos que puedes deducirte en tu actividad como autónomo en función a tu situación y tu actividad.

¿Qué gastos puedo deducirme como autónomo?

Conocer todos los gastos deducibles para autónomos en el IRPF y en el IVA puede hacer que tu actividad económica respire un poco mejor. El cálculo puede ser algo complicado, ya que entran en juego no solo los gastos deducibles de la propia actividad profesional —tal y como marca la Agencia Tributaria— sino también aquellos gastos relacionados o gastos derivados de la misma, que no siempre conocemos.

Además, hay que tener en cuenta que los gastos deducibles también pueden aparecer en forma de IVA, y no solo como IRPF, dependiendo de la naturaleza del gasto. Por lo tanto, desde Soldo hemos confeccionado una guía para conocer cuáles son los gastos deducibles para autónomos en 2021. Tener a mano esta información puede ahorrarte mucho dinero en impuestos que en realidad no deberías abonar; o, al contrario, evitar multas o inspecciones de Hacienda por gastos que no son deducibles.

¿Qué es un gasto deducible para autónomos?

Un gasto deducible de IRPF —o de IVA— para autónomos es aquel que la Agencia Tributaria permite desgravar fiscalmente. Esto quiere decir que Hacienda te hará pagar impuestos solo sobre la cantidad que hayas ingresado menos la suma de esos gastos deducibles para los autónomos.

Otra definición sería aquellos gastos que los profesionales independientes realizan para desarrollar su actividad y que Hacienda permite añadir en la contabilidad de las declaraciones de IVA o de la renta.

¿Cuáles son los requisitos de los gastos deducibles para autónomos?

Para que un gasto sea deducible a efectos de la Agencia Tributaria, debe cumplir una serie de requisitos:

  1. Deben estar vinculados a la actividad profesional y ser realizados por el autónomo. En lenguaje de Hacienda, un gasto deducible debe tener el requisito de estar afecto a la actividad económica. Además, si un gasto también afecta a la parte privada o doméstica, solo se podrá deducir el porcentaje de gasto correspondiente referido a la actividad.
  2. Los gastos de un autónomo deben estar justificados convenientemente presentado la factura del gasto en particular. En algunos casos, también se aceptan facturas simplificadas o recibos donde aparezcan los datos fiscales.
  3. Deben estar registrados de forma contable en los propios libros del autónomo. Por este motivo, siempre es buena idea mantener cierto orden con un programa de facturación o contabilidad que nos ayude a estar al día de nuestras obligaciones, independientemente del tipo de gasto —sea deducible o no. Si quieres tener una idea de cómo poner orden respecto a las finanzas de tus empleados, sigue con nosotros hasta el final del artículo.

¿Qué tipos de gastos deducibles como autónomos son los más habituales?

Existe una serie de gastos deducibles para autónomos en el IRPF y en el IVA que se presentan como los más habituales. Las vemos a continuación:

Teléfono e internet

El teléfono móvil y la conexión a internet de tu local comercial u oficina son gastos deducibles muy habituales para los trabajadores autónomos. No obstante, si trabajas desde casa, deberías disponer de líneas exclusivas para usarlas únicamente con la actividad laboral con el objetivo de poder desgravarte fiscalmente. Si tienes factura, también podrás deducir el IVA.

Gastos de suministro

Por supuesto, también la luz, el agua y la calefacción también son gastos deducibles para el autónomo en concepto de IRPF y en IVA. Si trabajas desde casa, Hacienda solo te permitirá deducir un 30 % del gasto de suministros. Las correspondientes facturas deberán estar a tu nombre y Hacienda deberá conocer el domicilio de dichos suministros.

Gastos de alquiler

Una gran cantidad de profesionales independientes en España cuentan con una tienda, almacén, punto de venta, oficina o cualquier otro local directamente relacionado con la actividad del autónomo. Similar a lo que ocurre con el consumo de teléfono y los gastos por suministros, si trabajas desde casa, solo podrás deducir el porcentaje del alquiler que utilizas exclusivamente para dicha actividad.

IBI, tasas de basura y gastos de comunidad

También son gastos deducibles el IBI, las tasas de basura y los gastos de comunidad para la persona que los paga efectivamente. El porcentaje que podrás facturar como autónomo en el caso de ser una vivienda solo será aquel correspondiente al espacio dedicado a la actividad desarrollada.

Cuota de autónomos

La cuota de autónomos que se paga a la Seguridad Social de manera mensual también supone un gasto deducible para autónomos, y puede suponer una parte importante a desgravar en tu declaración. La cuota puede ser uno de los gastos asociados al negocio más importantes en los primeros meses de la actividad, e incluso después de años de vigencia de la actividad.

Viajes, desplazamientos y combustible

Los gastos de viajes son deducibles en IRPF y en IVA y pueden incluir ejemplos como los siguientes:

  1. Transporte público (autobús, metro, tranvía, etc.)
  2. Servicio de taxis
  3. Servicios de transporte privados
  4. Coche
  5. Avión

Para poder justificar estos gastos será preciso conservar los tickets o facturas. En el caso de desplazamientos por motivos laborales con el vehículo propio, también habrá que calcular el gasto de gasolina de cada viaje y justificarlo debidamente. Los gastos derivados de la compra de un vehículo cuando se usa de forma exclusiva para la actividad profesional también son deducibles en IVA e IRPF.

En el caso de que tu vehículo se use en dos ámbitos diferentes, es decir, en tu vida personal y en tu vida profesional, podrás deducir el 50 % del IVA de los gastos relacionados con el vehículo, como el combustible, los peajes, el aparcamiento y las reparaciones de este. Una vez más, presentar factura del gasto será imprescindible.

Dietas

Las dietas son aquellos gastos en forma de consumiciones en restaurantes, bares o estaciones de servicio que se generan con los viajes del negocio del autónomo, en reuniones con socios, en comidas con clientes, etcétera. Aunque un ticket o factura simplificada pueden ser suficientes, también puedes solicitar una factura completa.

Si estás en territorio español, el concepto de dietas no debe superar los 26,67 € al día. Si te encuentras en el extranjero, esta cantidad asciende a 48,08 € diarios. Si duermes fuera de casa, estas cantidades ascienden a 54,34 € al día en territorio nacional, y 91,35 € al día en el extranjero.

Seguros

Los seguros adquiridos para el desempeño de tu actividad se consideran gastos deducibles en IRPF. Aquí podrían entrar los siguientes, entre otros:

  1. Seguro de responsabilidad civil
  2. Seguro de médico privado
  3. Seguro de vida
  4. Seguros sociales
  5. Consumo de explotación

Es posible que la compra de materiales y materias primas sea algo esencial para tu actividad. Esto es lo que se conoce como consumos de explotación, y son deducibles en IRPF y también en IVA si dispones de factura.

Amortizaciones

Las amortizaciones conforman el importe del deterioro o la depreciación del valor del inmovilizado material o intangible directamente relacionado con tu negocio. En estimación directa normal, el cálculo puede ser algo más complejo.

Gastos de empleados

Los gastos del personal incluyen los sueldos y salarios, retribuciones en especie, premios, gastos de formación, los seguros de accidentes del personal, las cotizaciones a la seguridad social a cargo del autónomo o empresa, las indemnizaciones, las pagas extraordinarias y las retribuciones flexibles.

Prestación de servicios por profesionales independientes

Los pagos que un autónomo pueda hacer a profesionales independientes también se consideran gastos deducibles, como pueden ser los servicios prestados por administradores, contables, programadores, abogados o auditores.

Reparaciones y conservación

Son todos aquellos gastos de mantenimiento, reparación, compra de repuestos y adaptación asociados con la actividad profesional del autónomo. Si se trata de una ampliación o mejora, se consideran inversiones amortizables a varios años, así que no entrarían dentro de esta categoría.

Arrendamientos y cánones

Consisten en todos aquellos gastos que entran dentro de la categoría de alquileres, cánones, cuotas de leasing o asistencia técnica.

Gastos financieros

Dentro de los gastos financieros encontramos comisiones bancarias, los intereses generadores por préstamos o créditos y los gastos de una cuenta bancaria y de tarjetas, entre otros. También entran en este apartado los gastos de mantenimiento de herramientas como las tarjetas de gasolina, por ejemplo.

IVA soportado

Cuando el autónomo no se desgrava el IVA a través de las declaraciones trimestrales y cuando no tenga derecho a deducirse las cuotas soportadas, como puede ocurrir en el caso de actividades exentas de IVA o en regímenes especiales, será un gasto deducible.

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