¿Qué son las cuentas de gastos?

La guía definitiva para entender qué son las cuentas de gastos de empresas y cómo gestionar mejor tu contabilidad en el día a día.

Cuentas de gastos de empresas

Las cuentas anuales de una empresa deben reflejar perfectamente los gastos realizados a lo largo del ejercicio presupuestario. Es fundamental conocer cuáles son las cuentas de gastos que aparecen en la contabilidad, no solo para un mejor control de los recursos económicos de la organización, sino para permanecer al día de todas las obligaciones fiscales.

¿Qué son las cuentas de gastos?

Las cuentas de gastos son aquellas cuentas contables que se asignan a las operaciones específicas de una empresa con el objetivo de llevar un registro de todos los gastos derivados en el ejercicio de su actividad. Dicho en otras palabras, estas cuentas permiten llevar un control de gastos empresariales con asignaciones específicas para cada tipo de gasto, dando como resultado una mejor organización y comprensión de estos.

Un claro ejemplo está en la cuenta (600) Compra de mercaderías. Si una empresa mayorista compra mercancías que posteriormente venderá a minoristas, este desembolso debe quedar reflejado en dicha cuenta de gasto en los libros contables. De esta manera, y mediante la correcta utilización de dicha contabilidad, la compañía podrá realizar un mejor presupuesto de gastos, así como confeccionar balances de fin de año que no contengan irregularidades.

¿Qué tipos de gastos hay en las cuentas de gastos?

Dependiendo de su naturaleza y otras características, los gastos pueden clasificarse en los siguientes tipos:

  • Gastos fijos. Como su propio nombre indica, los gastos fijos son aquellos que no varían de mes a mes y son independientes de los beneficios de la empresa. Un ejemplo de gasto fijo es el alquiler de maquinaria que la empresa deberá abonar mensualmente, aunque haya visto sus beneficios reducidos.
  • Gastos variables. Los gastos de empresa variables varían su valor dependiendo del volumen de actividad de la empresa. Aquí podemos incluir el gasto de materia prima o el gasto de electricidad, que se verá incrementado por una mayor producción y, por tanto, tendrá mayores necesidades de materiales y de energía.
  • Gastos directos. Los gastos directos son aquellos que la empresa asume de forma directa, como puede ser el pago realizado a proveedores.
  • Gastos indirectos. Los gastos indirectos guardan relación con los gastos derivados del proceso productivo en general, por ejemplo, sueldos y seguros.
  • Gastos a corto plazo. Aquellos gastos asociados con la liquidez de la organización se consideran gastos a corto plazo. Se trata, al fin y al cabo, de la capacidad de un bien de ser convertido en dinero.
  • Gastos a largo plazo. Los gastos a largo plazo están relacionados con la solvencia de una compañía. La diferencia entre los activos y pasivos está asociada a las cuentas contables y puede reflejar la salud financiera de una organización más allá del actual ejercicio contable.
  • Gastos con flujo. Estos gastos hacen referencia a aquellos realizados por parte de la empresa, es decir, un desembolso de sus propios fondos.
  • Gastos sin flujo. Considerados aquellos gastos que no provienen de un desembolso directo por parte de la empresa, como podrían ser los gastos de amortizaciones y los gastos de provisión.

Esta es una lista de gastos recurrentes, pero si te interesa saber más sobre los gastos de constitución de una empresa, haz click aquí.

¿Dónde se añaden los gastos de una empresa en las cuentas de gastos?

Las cuentas de gastos contables aparecen reflejadas en el Grupo 6 – Compras y gastos (siempre que se trate de una pequeña o mediana empresa). Los subgrupos dentro del grupo 6 dividen los gastos de la empresa dependiendo de su particularidad:

  • 60. Compras
  • 61. Variación de existencias
    Aquí aparecen los gastos referidos a las existencias y movimientos de mercancías de la empresa a lo largo del año contable.
  • 62. Servicios exteriores
    Los gastos relacionados con los servicios de origen externo que se prestan a la empresa, por ejemplo, la contratación de un equipo de programadores para la creación de una nueva página web, o la factura de la luz y el agua.
  • 63. Tributos
    Gastos referidos al pago de impuestos y tributos, devoluciones, ajustes de IVA y la contabilización del impuesto sobre beneficios.
  • 64. Gastos de personal
    Todos aquellos gastos relativos a nóminas, sueldos y sus correspondientes cotizaciones a la Seguridad Social.
  • 65. Otros gastos de gestión
    Aquí se registran otros gastos de gestión corriente, como las pérdidas soportadas.
  • 66. Gastos financieros
    En este subgrupo, se registran los gastos financieros de una empresa, como los intereses de obligaciones y bonos, los intereses de deudas o las operaciones de factoring.
  • 67. Pérdidas procedentes de activos no corrientes y gastos excepcionales
    Todas las pérdidas relacionadas con el inmovilizado de una empresa y también aquellos gastos excepcionales que no se deriven del curso corriente de la actividad empresarial.
  • 68. Dotaciones para amortizaciones
    Gastos de amortizaciones de los bienes de inmovilizado con el objetivo de reflejar la depreciación de estos debido a su uso u obsolescencia.
  • 69. Pérdidas por deterioro y otras dotaciones
    El deterioro se resume en las pérdidas reversibles que afectan a los elementos patrimoniales de la empresa, como la pérdida por deterioro de existencias. Este subgrupo también refleja la dotación a la provisión por operaciones comerciales.

Cómo registrar gastos en los asientos contables

Todos los gastos realizados por la empresa deben ser reflejados mediante asientos contables que se dividen en un debe y en un haber. La mejor manera de saber cómo reflejar dichos gastos en la contabilidad es consultando directamente el Plan General de Contabilidad, aunque, en muchas ocasiones, sus explicaciones teóricas pueden resultar algo complicadas a primera vista.

Un asiento contable debe cuadrarse siempre, es decir, todos los movimientos registrados en él tienen que sumar la misma cantidad en las columnas del debe y del haber. Esto es de suma importancia ya que, al cierre del ejercicio, la totalidad de las cuentas de la empresa deben cuadrar para poder presentarlas. Si esto no ocurre, el contable pasará horas y horas con un importante dolor de cabeza mediante regularizaciones.

Un ejemplo de un asiento contable típico es el siguiente:

DebeHaber
(600) Compra de mercaderías – 1.000 €  /td> a (400) Proveedores – 1.121 €
IVA soportado – 121 €a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c… – 1.121 €
Proveedores – 1.121 €

Este asiento refleja una compra de mercancía realizada a proveedores, cuyo desembolso se realiza mediante la cuenta bancaria de la empresa. Queda reflejada la base imponible con la cuenta 600, el pago del IVA con la cuenta 472 y el total que se le paga al proveedor mediante banco con las cuentas 400572 respectivamente.

Un mejor control de gastos

Como hemos visto en este artículo, es esencial que todos los asientos contables cuadren hasta el último céntimo a final de año. Por ello, y gracias a la digitalización, disponemos de herramientas que nos ayudarán a registrar todos los gastos empresariales de forma mucho más eficiente que en el tradicional papel o en aplicaciones más antiguas, evitando errores y desajustes en el proceso.

En Soldo, ofrecemos una completa solución en forma de plataforma web y tarjetas prepago con la que podrás llevar un mejor control de los gastos de tu empresa, gracias a la información en tiempo real, la categorización automática, las facturas en la nube y la automatización de las tareas más tediosas. Si lo deseas, echa un vistazo a los diferentes planes en este enlace y dinos cómo podemos ser de ayuda. ¡Gracias por la lectura!

¿Dónde se añaden los gastos en la contabilidad de una empresa?

Los gastos de una empresa se contabilizan en el Grupo 6 – Compras y gastos. Contiene 10 subgrupos dependiendo de la particularidad o naturaleza del gasto. Dentro cada subgrupo, existe un asiento específico para el gasto en cuestión. Por ejemplo, el gasto de electricidad se contabiliza en el asiento (628) Suministros que es parte del subgrupo 62. Servicios exteriores.

¿Qué diferencia hay entre los gastos directos y los gastos indirectos?

Los gastos directos de una empresa son todos aquellos que la empresa realiza de forma directa, mientras que un gasto indirecto son aquellos desembolsos derivados del proceso productivo de la empresa. Un ejemplo de gasto directo es la compra de mercancías a un proveedor, y un gasto indirecto podría ser los sueldos pagados a los empleados.

¿Qué debe hacer una empresa en el cierre contable?

La empresa deberá determinar el resultado contable y patrimonial mediante la revisión de los asientos, el cuadre de caja, el inventario de existencias, la amortización del inmovilizado, la reclasificación de deuda, las provisiones por insolvencia, los ajustes de periodificación, las provisiones para riesgos y gastos y la valoración de activos financieros.

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