Cómo contabilizar los gastos no deducibles y cuáles son

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Gastos no deducibles en la empresa

Pocas cosas son más importantes para una empresa o autónomo que estar al corriente de la normativa fiscal y contable, así como de realizar una correcta contabilización del gasto en su actividad económica. Para la Agencia Tributaria, existen los denominados gastos deducibles y los gastos no deducibles. A pesar de su diferencia, ambos gastos deberán contabilizarse de forma obligatoria.

No obstante, un gasto no deducible no se incluye en la determinación de la base imponible del ejercicio actual para el pago del impuesto sobre sociedades. La diferencia entre el resultado contable antes de impuestos y el resultado fiscal puede generar diferencias que necesiten la realización de ajustes extracontables.

En este artículo, queremos ayudarte a despejar las dudas más comunes respecto a los gastos no deducibles y ofrecerte cualquier otra información que pueda serte de utilidad para conocer sus criterios de contabilización.

¿Qué es un gasto no deducible?

A diferencia de los gastos deducibles, los gastos no deducibles son todos aquellos que no están relacionados directamente con la actividad económica de la empresa. Por este motivo, no pueden incluirse en el cálculo del impuesto a pagar. En otras palabras, mientras que un gasto deducible permite un ahorro a efectos fiscales, un gasto no deducible no lo hace, ya que no puede restar el ingreso total generado por la empresa generando una base imponible menor.

Conocer la diferencia entre gastos deducibles y gastos no deducibles es esencial para la actividad profesional del empresario o del autónomo, ya que evita clasificar ciertas partidas en el apartado erróneo con el objetivo de pagar menos impuestos directos. A su vez, la empresa podría ser objetivo de menos ajustes fiscales o sanciones por parte de Hacienda.

¿Cuáles son los gastos no deducibles existentes?

Existe una multitud de gastos contables no deducibles que están recogidos en el artículo 14 de la Ley del Impuesto de Sociedades. Podemos resumirlos en la siguiente lista:

Retribución de fondos propios

En la retribución a los administradores, al tener un carácter gratuito, se sobreentiende que responde a una liberalidad y que, en consecuencia, no es fiscalmente deducible para determinar la base imponible del impuesto sobre sociedades. Puede computarse como gasto deducible si el cargo de administrador figura como retribuido en los estatutos de la sociedad.

Los gastos derivados de la contabilización del impuesto sobre sociedades

El pago del impuesto de sociedades se registrará como un gasto contabilizado en las cuentas del subgrupo 63. Cuentas contables como la 6300 Impuesto corriente, o la 6301 Impuesto diferido no serán deducibles.

Multas y sanciones

Todas aquellas multas y sanciones penales y administrativas, incluyendo el recargo de apremio y el recargo por la presentación de las declaraciones o liquidaciones fuera de plazo no contarán como gastos deducibles. La excepción aparece en forma de intereses de demora, debido a que no tienen carácter de sanción, sino de indemnización. Estos intereses pueden ser:

  • Intereses de demora
  • Intereses por aplazamiento
  • Intereses por fraccionamiento
  • Intereses derivados por actos de inspección
  • Pérdidas de juego

Según el artículo 33.5 de la Ley 35/2006, las pérdidas del juego en el ejercicio actual no pueden computarse como pérdidas patrimoniales. Sin embargo, el contribuyente puede compensar las pérdidas hasta el importe de las ganancias obtenidas mediante la incorporación del saldo resultante en la liquidación del impuesto correspondiente y que no deriven de la transmisión de elementos patrimoniales.

Donativos y regalos

Los donativos y liberalidades no se computarán como gastos deducibles, pero sí pueden serlo los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores, los que con arreglo a usos y costumbre se efectúen con respecto al personal de la empresa, los realizados para promocionar la venta de bienes y prestación de servicios, y los correlacionados con ingresos.

Dotación a fondos internos de pensiones

Los gastos por provisiones y los fondos internos para la cobertura de contingencias idénticas o análogas a las que son objeto del texto refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones no serán gastos deducibles. Por otro lado, sí pueden computar como gastos deducibles únicamente en el período impositivo en el que se abonen las prestaciones.

Gastos con entidades o personas residentes en paraísos fiscales

Si tu empresa tiene negocios en algún territorio considerado como paraíso fiscal, los gastos de servicios ocasionados en ese país —incluso teniendo relación con tu actividad profesional— no van a poder computar como gastos deducibles. Si el contribuyente prueba que los gastos devengados responden a una operación o transacción efectivamente realizada, podrá incluirlo como gastos deducibles.

Gastos financieros derivados de deudas con entidades del grupo

Los gastos financieros devengados en el período impositivo que deriven de deudas con entidades del grupo (con los criterios que establece el artículo 42 del Código de Comercio), no serán gastos deducibles. La excepción es que el contribuyente pueda acreditar que existen motivos económicos válidos para la realización de las operaciones del artículo, como la reestructuración de un grupo, consecuencia directa de una adquisición a terceros, o en los supuestos en los que se produce una auténtica gestión de las entidades participadas adquiridas desde territorio español.

¿Cómo se contabilizan los gastos no deducibles?

Todos los gastos de la empresa —gastos bancarios, gastos de viajes, gastos de personal, gastos de alquiler, gastos de asesoría y gastos por suministros, entre otros— deben ser anotados siguiendo la normativa contable vigente, independientemente de si se tratan de gastos deducibles o gastos no deducibles. Para evitar cualquier ajuste extracontable o rectificaciones inesperadas, el gasto contable deberá estar registrado en sus correspondientes cuentas hasta cierre del ejercicio.

Los siguientes ejemplos ayudarán a ilustrar el gasto contabilizado no deducible de una empresa.

Ejemplo 1

El gerente de una empresa se dedica al transporte de mercancías. Durante un viaje de negocios en uno de los camiones de la empresa, se encuentra con un excompañero de su anterior puesto de trabajo y le invita a comer junto con sus dos empleados con los que viaja.

En este caso, la factura entregada no debe incluirse en la cuenta de resultado de la empresa, ya que la comida en sí no es el motivo del viaje, ni está relacionado con la actividad empresarial propiamente dicha.

Ejemplo 2

Una sociedad presenta los siguientes gastos del ejercicio:

  • Resultado antes de impuestos: 100.000 €
  • Pasivos por impuestos en ejercicios anteriores y bases negativas: 10.000 €
  • Retenciones a cuenta del impuesto: 7.000 €
  • Pagos a cuenta del impuesto durante el ejercicio actual (mayo, septiembre y diciembre): 4.000 €
  • Bonificación a la cuota: 6.000 €
  • Tipo de impuesto por sociedades: 25 %
  • Donativos: 3.000 €
  • Sanción de la DGT: 500 €

El cálculo se haría así:

Resultado contable100.000
+ / – Diferencias permanentes3.000 + 500 = 3500
Resultado contable con ajuste103.500
+ / – Diferencias temporales0
Resultado fiscal103.500
– Bases negativas10.000
Base imponible93.500
Cuota íntegra23.375 (25 % s/ 93.500)
– Deducciones y bonificaciones6.000
Cuota líquida17.375
– Retenciones y pagos a cuenta11.000 (7.000 + 4.000)
Cuota diferencial6.375

En este ejemplo, el asiento contable quedaría de esta manera:

DebeHaber
(6300) Impuesto corriente17.375
(473) H. P. retenciones y pagos a cuenta11.000
(4752) H. P. acreedora por impuesto sobre sociedades6.375

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el impuesto sobre sociedades?

El impuesto de sociedades es un impuesto con carácter directo y naturaleza personal que grava la renta de las sociedades y demás entidades jurídicas. En otras palabras, es el dinero que las empresas pagan a la Agencia Tributaria por los beneficios obtenidos por su actividad económica a lo largo de un ejercicio fiscal.

¿Es necesario contabilizar los gastos no deducibles?

Sí. Cualquier salida de dinero de las cuentas de una empresa debe ser anotada oportunamente, sin distinción de si se trata de un gasto deducible o no deducible. Aunque los gastos no deducibles no tienen una cuenta propia según los criterios contables, se pueden abrir subcuentas para una mejor identificación de cada tipo de gasto realizado por la empresa.

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