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Gestiona las Solicitudes de Gastos ad hoc en Toda Tu Empresa

2 agosto 2022   |   13 lectura de minutos

Presentamos las Tarjetas Virtuales Temporales, una forma aún más flexible de cubrir los gastos

Nuestra nueva función de Gasto Preaprobado reemplaza la de Compras, para que puedas crear tarjetas virtuales temporales que cubran más de una transacción. Obtén una mayor flexibilidad, visibilidad y control sobre más gastos. Te explicamos cómo y por qué las tarjetas virtuales temporales beneficiarán a tu equipo y a tu empresa.

A medida que nos enfrentamos a la continua incertidumbre económica, es vital que las empresas puedan actuar con rapidez y flexibilidad para mantener los proyectos en movimiento y a los equipos trabajando de manera efectiva. Perder el tiempo esperando aprobaciones para comprar equipamiento, software o suscripciones ya no es una opción.

Por este motivo, hemos actualizado nuestras tarjetas virtuales de un solo uso, para proporcionar a las empresas más control sobre sus gastos. Nuestras tarjetas virtuales temporales prepago permiten a los trabajadores, proyectos o equipos realizar compras durante 7 días después de su activación, hasta un límite de gasto preaprobado. El límite de compra puede establecerse entre 1 y 10 transacciones o las tarjetas se pueden emitir sin límite de transacción. Esto desbloquea pagos flexibles a corto plazo relacionados con gastos como viajes de negocios, cursos o formación. También hemos conseguido que el proceso de aprobación sea más rápido y fácil de usar y de personalizar.

Gestionar los gastos de los empleados puede ser un desafío

Las aprobaciones y los reembolsos implican horas de administración

Todos los empleados, proyectos y departamentos necesitan gastar, pero no resulta práctico entregar a cada uno de ellos una tarjeta de empresa. Esto puede provocar que los equipos pierdan tiempo clasificando las reclamaciones de gastos después de pagarlos de su bolsillo, cuando tienen tareas más importantes en las que centrarse. Esperar las aprobaciones, incluso para cantidades muy pequeñas, puede llevar a que el personal realice su trabajo sin el equipo o el software necesarios. Los proyectos se paran y el trabajo se paraliza.

Compartir tarjetas incrementa los riesgos

Para evitar largos procesos de aprobación, el personal suele verse obligado a pedir tarjetas prestadas, para hacer compras ad hoc de último minuto. Esto crea riesgos de seguridad innecesarios que se escapan al control rápidamente. Los detalles de la tarjeta pueden caer fácilmente en las manos equivocadas, tanto dentro como fuera de tu empresa. Al aumentar los pagos en línea, el fraude de la tarjeta no física se está convirtiendo en una seria amenaza. Y es que los estafadores intentan realizar transacciones usando los detalles de la tarjeta, en lugar de presentando una tarjeta física propiamente.

El uso compartido de tarjetas bloquea la visibilidad total del gasto

El hecho de que los empleados compartan tarjetas, impide que los equipos de finanzas sepan exactamente quién ha gastado qué y por qué. Esto les dificulta asignar presupuestos, pronosticar el gasto futuro y reducir las compras duplicadas o ineficientes. La creación de informes granulares que desglosan el gasto por tipo de compra, comerciante o individuo ayuda a las empresas a controlar su gasto.

Una nueva solución para el gasto ad hoc: tarjetas virtuales temporales

Las tarjetas virtuales temporales forman parte de la nueva función Soldo Pre-approved Spend (Gasto Preaprobado Soldo), que te permite gestionar todas las solicitudes de gastos ocasionales en tiempo real.
Ahora, al usar tu proceso de solicitud y aprobación en Soldo, puedes crear una tarjeta virtual de prepago en segundos, con un presupuesto establecido. Cada tarjeta caduca 7 días después de la fecha de activación y los emisores pueden establecer un límite de transacción (entre 1 y 10, o sin límite). Cuando creas una tarjeta, Soldo genera un nuevo número de tarjeta. que se destruye cuando esta caduca. Estos datos de la tarjeta se almacenan de forma segura en un único lugar, al que solo tienen acceso el emisor y el receptor, por lo que no existe riesgo de que caigan en las manos equivocadas.

¿Por qué usar una tarjeta virtual temporal?

Mayor flexibilidad

Nuestra nueva función de Gasto Preaprobado reemplaza nuestra herramienta de compras. Con Compras, puedes crear un número de tarjeta único para una sola transacción. Sin embargo, con el Gasto Preaprobado, tú decides el gasto y número de transacciones (entre 1 y 10, o sin límite) que un individuo o equipo puede realizar, al mismo tiempo que les permites pagar con mayor flexibilidad. Las tarjetas virtuales temporales son ideales para los empleados que necesitan realizar algunas compras durante 7 días. Por ejemplo, cubrir gastos ad hoc durante viajes de negocios, cursos de formación o eventos.

Aumentar la eficiencia

Las tarjetas virtuales temporales minimizan tiempo y esfuerzo a la hora de realizar, seguir y aprobar solicitudes de gasto. El flujo de trabajo de aprobaciones dedicado permite a los equipos solicitar y gestionar pagos únicos y múltiples. Todo se realiza en un solo sistema, sin necesidad de utilizar formularios de gastos en papel, correos electrónicos de ida y vuelta o compartir tarjetas corporativas. Además, las solicitudes se dirigen a la persona adecuada en el momento adecuado, para que los empleados no pierdan el tiempo esperando la aprobación del gasto.

Empodera a tus empleados

En lugar de limitar el gasto a ciertos empleados, las tarjetas virtuales temporales permiten que cualquier persona realice gastos sin aumentar el riesgo de fraude, el gasto excesivo o el uso indebido de las tarjetas de empresa. Mientras que los empleados, equipos y proyectos tienen autorización para realizar las compras necesarias para mantener tu negocio en movimiento, los equipos de finanzas pueden llevar el control de lo que se gasta. Y todo se hace en tiempo real, a través de la aplicación de gastos de los empleados y del panel de control.

Protege tu negocio

Strong Customer Authentication (SCA) impide que cualquier persona, excepto el solicitante, utilice los detalles temporales de la tarjeta virtual, y la tarjeta se destruye una vez finalizada la transacción.

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