Tankquittungen erstatten lassen – so geht’s richtig!

Alle Infos zur Abrechnung von Kilometerpauschalen, Dienstwagen und Tankbelegen

Steigende Benzinpreise, zahlreiche Dienstreisen: Spätestens an der Zapfsäule merken Sie, dass das richtig ins Geld gehen kann. Doch welche Möglichkeiten haben Sie, die Tankquittungen vom Arbeitgeber erstatten zu lassen? Können Sie auch als Arbeitnehmer Tankkosten von der Steuer absetzen? Diese Fragen beantworten wir im folgenden Ratgeber.

Tankquittungen richtig absetzen – gewusst wie!

Grundsätzlich haben Sie folgende drei Möglichkeiten, um die Tankkosten erstattet zu bekommen:

  1. Sie können die Tankkosten unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzen und als Werbungskosten geltend machen. Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können Sie darüber hinaus die in den Tankkosten enthaltene Mehrwertsteuer von 19% geltend machen.
  2. Wenn Sie auf Dienstreise unterwegs sind, können Sie sich die Tankkosten vom Arbeitgeber erstatten lassen. Wie und in welcher Höhe das möglich ist, hängt zum einen von Ihrem Arbeitgeber selbst, zum anderen aber auch vom Fahrzeug (Privat- oder Dienstwagen) ab, mit dem Sie unterwegs sind.
  3. Darüber hinaus hat Ihr Arbeitgeber die Möglichkeit, Ihnen die Tankkosten bereits im Vorfeld auszulegen oder Ihnen einen steuerfreien Gehaltsbonus in Form eines Tankgutscheins zukommen zu lassen.

Bei allen drei Optionen sind rechtliche Rahmenbedingungen bzw. Vereinbarungen mit Ihrem Arbeitgeber zu berücksichtigen, die im Folgenden noch einmal detailliert erläutert werden.

Können Tankrechnungen von der Steuer abgesetzt werden?

Grundsätzlich können Sie als Arbeitnehmer Ihre Tankkosten von der Steuer absetzen, wenn diese in einem beruflichen Zusammenhang stehen. Das gilt sowohl für Dienstreisen als auch für die tägliche Fahrt zur Arbeitsstätte.

Kilometerpauschale, Pendlerpauschale oder tatsächliche Dienstfahrten-Abrechnung

Die gefahrenen Kilometer können entweder als Pauschale oder nach tatsächlich zurückgelegter Strecke abgesetzt werden. Konkret gibt es folgende Möglichkeiten:

Kilometerpauschale: Für die auf Ihrer Dienstreise mit dem eigenen Pkw zurückgelegten Kilometer können Sie eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer geltend machen. Diese werden als Werbungskosten im Rahmen Ihrer jährlichen Steuererklärung angesetzt. Ein tatsächlicher Nachweis mittels Tankquittungen ist hierfür nicht erforderlich.

Pendlerpauschale: Auch für den täglichen Weg zur Arbeit können im Rahmen der sogenannten Pendlerpauschale die mit dem Auto zurückgelegten Kilometer steuerlich geltend gemacht werden. Dafür zählt pro Arbeitstag die einfache Fahrt (also entweder Hin- oder Rückfahrt). Die Pendlerpauschale liegt seit dem 01.01.2021 bei 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und bei 35 Cent ab dem 21. Kilometer.

Wenn beispielsweise die Entfernung zu Ihrem Arbeitsplatz bei 100 Kilometern liegt, können Sie 20*0,3 +80*0,35 = 34 Euro pro Arbeitstag an Werbungskosten geltend machen. Bis zu einer maximalen Höhe von 4.500 Euro pro Kalenderjahr sind auch für die Pendlerpauschale keine Nachweise in Form von entsprechenden Belegen oder Tankquittungen erforderlich.

Tatsächliche Dienstfahrten-Abrechnung: Wenn Sie regelmäßig und sehr häufig beruflich mit Ihrem Privatfahrzeug unterwegs sind, lohnt sich gegebenenfalls eine tatsächliche Aufstellung Ihrer Fahrtkosten. Diese ist allerdings etwas aufwendiger und muss korrekt belegt werden. Zunächst müssen Sie die tatsächlich gefahrenen Kilometer per Fahrtenbuch nachhalten und genau aufschlüsseln. Daraus berechnen Sie die Gesamtkosten Ihrer gefahrenen Kilometer und können diese von der Steuer absetzen. Sämtliche entstandenen Kosten müssen allerdings zusätzlich mittels Tankquittungen belegt werden.

Erstattung der Mehrwertsteuer

Selbstständige und Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können sich die auf der Tankquittung ausgewiesene Mehrwertsteuer erstatten lassen. Dadurch wird jede Tankrechnung automatisch um 19% günstiger.

Wichtig ist dabei: Dies gilt nur innerhalb Deutschlands. Wenn Sie im Ausland tanken, können Sie sich die auf den Tankquittungen ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer erstatten lassen. Wenn Sie also vorhaben, im EU-Ausland von günstigeren Spritpreisen zu profitieren, sollten Sie lieber zweimal hinschauen. Der fehlende Vorsteuerabzug kann den zunächst augenscheinlichen Preisvorteil schnell wieder zunichte machen.

Rechtliche Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug

Laut der deutschen Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) können Kleinstbetragsrechnungen bis zu einem maximalen Wert von 250 Euro relativ formlos eingereicht werden. Dies trifft wohl auf die meisten Tankquittungen zu, denn auch mit steigenden Spritpreisen ist ein gewöhnlicher Pkw mit 250 Euro locker vollgetankt.

Für Rechnungen oberhalb dieses Geldbetrags ist eine ausgewiesene Rechnung erforderlich, die folgende Informationen enthält:

die Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer der Tankstelle
die Rechnungsnummer
Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also Ihre (Firmen-) Daten
Früher, als die maximale Höhe für Kleinstbetragsrechnungen noch bei 100 Euro lag, war dieser Prozess sowohl für den Dienstreisenden als auch für den Tankwart recht umständlich und zeitintensiv. Gängige Praxis war es, öfter für kleinere Summen zu tanken und bei einem Betrag unter 100 Euro die Zapfsäule zuzudrehen. Inzwischen sollte dies aber überholt sein, so dass Sie sich mit einer gewöhnlichen Tankquittung, wie sie an jeder Tankstelle ausgehändigt wird, ganz unkompliziert die ausgewiesene Mehrwertsteuer erstatten lassen können.

Erstattung der Tankkosten durch den Arbeitgeber

Inwieweit Sie Tankquittungen von Ihrem Arbeitgeber erstatten lassen können, hängt stark davon ab, ob Sie mit dem eigenen Pkw oder mit einem Firmenwagen unterwegs sind:

Eigenes Fahrzeug: Grundsätzlich können die Ausgaben auf einer Dienstreise als Fahrtkosten abgesetzt werden. Ebenso wie beim Verpflegungsmehraufwand und sonstigen Spesen ist der Arbeitgeber jedoch nicht verpflichtet, diese zu erstatten. Wenngleich die meisten Arbeitgeber in der Praxis hierzu bereit sein sollten. Sollte Ihr Arbeitgeber die Kosten tatsächlich nicht übernehmen, können Sie diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen (s.o.).

Firmenwagen: Einfacher haben Sie es mit der Erstattung der Tankkosten durch den Arbeitgeber hingegen, wenn Sie mit einem Firmenwagen unterwegs sind. Hier müssen Sie lediglich die Tankquittungen aufbewahren, an die Buchhaltung weitergeben und sich die Kosten erstatten lassen. Noch einfacher wird dieser Prozess, wenn Sie für das Bezahlen der Tankquittung nicht in Vorleistung gehen, sondern diese mit den Prepaidkarten von Soldo abwickeln. Soldo-Cards können von Ihrem Arbeitgeber bereits im Vorfeld mit Guthaben aufgeladen und die entsprechenden Ausgaben direkt über das Firmenkonto verbucht werden. Das ist sowohl für Sie als auch für Ihren Arbeitgeber eine praktische Erleichterung der Reisekostenabrechnung.

Tankgutscheine oder Prepaidkarten für Vorauszahlungen nutzen

Um ihre Arbeitnehmer bei den Fahrtkosten zu entlasten, haben Unternehmen die Möglichkeit, einen Tankgutschein auszustellen und somit die Tankkosten bereits vorab auszulegen. Eine solche Bonuszahlung ist pro Mitarbeiter und Monat bis zu einer Höhe von 44 Euro von den Steuern und Sozialabgaben befreit.

Eine pfiffige Alternative, um diesen sogenannten steuerfreien Sachbezug auszuzahlen, sind Prepaidkarten. Sie können von den Angestellten flexibler eingesetzt werden als Tankgutscheine und sind daher ein beliebtes Mittel, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Als Firma können Sie einen Dauerauftrag einrichten und die Prepaidkarten jeden Monat automatisch mit einem gewissen Geldbetrag aufladen. Das ist deutlich einfacher als die monatliche Ausstellung von Tankgutscheinen.

Besonders praktisch sind Prepaidkarten dann, wenn Sie – wie im Falle von Soldo – an ein automatisiertes Abrechnungstool geknüpft sind. Ihre Mitarbeiter können bequem auf Dienstreise mit der Prepaidkarte zahlen und sämtliche Transaktionen können dabei von Firmenseite in Echtzeit nachverfolgt werden. Die getätigten Ausgaben werden dank des intelligenten Soldo-Tools zur Ausgabenverwaltung direkt auf die entsprechenden Firmenkonten verbucht. Das spart Ihnen und Ihrer Buchhaltung viel Zeit und Aufwand, die Sie stattdessen für ein leckeres Geschäftsessen oder ein motivierendes Mitarbeiterevent nutzen können.

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Tankquittungen mit Soldo digitalisieren

Soldo hilft Ihnen, dabei die Buchhaltung zu automatisieren. Mit Soldo können Sie die Verwaltung von Tankquittungen vereinfachen und administrative Prozesse schneller und transparenter zu gestalten.

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Häufig gestellte Fragen

Wie wird eine Tankquittung korrekt ausgestellt?

Im Sinne der Kleinstbetragsregelung können Rechnungen bis zu einer Höhe von 250 Euro relativ formlos eingereicht werden. Sie müssen lediglich Namen und Anschrift der Tankstelle, das Ausstellungsdatum, die gekauften Produkte und den entsprechenden Kostenbetrag enthalten. Gewöhnliche Tankquittungen sollten diese Voraussetzungen allemal erfüllen.

Kann ich auch ausländische Tankquittungen erstatten lassen?

Grundsätzlich macht es keinen Unterschied, ob die Tankquittung im In- oder Ausland ausgestellt wurde. Sie können die Erstattung der Tankkosten durch Ihren Arbeitgeber ganz normal durchführen. Eine Vorsteuererstattung ist bei ausländischen Tankquittungen jedoch nicht möglich.