Verpflegungsmehraufwand und Reisekostenpauschalen 2022

Alles Wissenswerte für Geschäftsreisen

Wer dienstlich verreist, hat unterwegs meist höhere Ausgaben für Speisen und Getränke als zu Hause. Dieser sogenannte Verpflegungsmehraufwand kann seitens des Arbeitgebers steuerfrei erstattet werden. Hierfür legt das Bundesministerium der Finanzen alljährlich Spesensätze fest, bis zu deren maximaler Höhe eine steuerfreie Erstattung möglich ist.

Was bedeutet Verpflegungsmehraufwand?

Wie der Name schon sagt, stellt der Verpflegungsmehraufwand eine Entschädigung für die auf Reisen entstandenen Mehrkosten für Speisen und Getränke dar. Es ist also keine Rückzahlung der tatsächlich entstandenen Kosten seitens des Arbeitgebers, sondern lediglich ein Kostenausgleich.

Dabei wird davon ausgegangen, dass die Ausgaben für Essen und Trinken unterwegs in der Regel höher sind als im gewöhnlichen Alltag zu Hause. Ein Getränk im Zugcafé und ein Abendessen im Restaurant ist eben deutlich teurer als der Einkauf im heimischen Supermarkt. Damit diese Mehrkosten nicht von den Arbeitnehmern alleine getragen werden müssen, können Arbeitgeber hierfür eine steuerfreie Reisekosten- und Verpflegungspauschale zahlen und den Arbeitnehmer damit entlasten. Die Zahlung des Verpflegungsmehraufwands (wie auch der Spesen) ist freiwillig, gehört in den meisten Unternehmen jedoch zum Standard.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2022?

Für Geschäftsreisen im Inland liegen die Spesensätze im Jahr 2022 unverändert bei 28 Euro für mehr als 24 Stunden Abwesenheit, also jeden vollen Tag auf Dienstreise, sowie bei 14 Euro für eine Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden. Die im Bundesreisekostengesetz zum 1. Januar 2021 festgesetzten Beiträge gelten somit auch für 2022 weiter fort und wurden pandemiebedingt nicht neu festgesetzt.

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten separate Spesenpauschalen (siehe Spesen im Ausland), die sich an den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Zielland orientieren. Für einen ganztägigen dienstlichen Aufenthalt in Bulgarien werden Sie als Arbeitnehmer beispielsweise nur mit 22 Euro entschädigt, während der Spesensatz für eine ganztägige Dienstreise nach Tokio oder Genf bei 66 Euro, der geltende Pauschbetrag in der Dominikanischen Republik sogar bei 70 Euro liegt.

Die exakte Berechnung der Spesenauszahlung

Was zunächst ganz simpel klingt, ist in der Praxis nicht immer so einfach – spätestens, wenn es an die Auszahlung der tatsächlichen Spesenhöhe geht. Grundsätzlich wird für eine eintägige Dienstreise bzw. für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise jeweils der sogenannte “kleine” Spesensatz ausgezahlt, der in Deutschland bei 14 Euro liegt. Für jeden vollen Tag der Abwesenheit kommen weitere 28 Euro hinzu.

Wenn der Arbeitgeber unterwegs bereits die Kosten für bestimmte Mahlzeiten übernommen hat, werden die Spesensätze jeweils um einen pauschalen Betrag gekürzt. Für ein Frühstück liegt der Abzug bei 5,60 Euro, für ein Mittag- oder Abendessen bei jeweils 11,20 Euro.

Kalkulation des Verpflegungsmehraufwands an einem konkreten Beispiel

Frau Kröger wird auf eine dreitägige Dienstreise nach München geschickt, ihre regelmäßige Arbeitsstätte befindet sich in Berlin. Für den An- und Abreisetag sowie die zwei vollen Arbeitstage der dienstlich veranlassten Auswärtstätigkeit stehen ihr zunächst 2×14 Euro + 2×28 Euro = 104 Euro Verpflegungsmehraufwand zu. Da Frau Kröger an zwei Morgenden im Hotel gefrühstückt hat und zudem an einem Abend von ihrem Vorgesetzten zum Geschäftsessen eingeladen wurde, werden von der Pauschale 2×5,60 Euro + 1×11,20 Euro = 22,40 Euro abgezogen. Die übrigen 104 Euro – 22,40 Euro = 81,60 Euro zahlt ihr Arbeitgeber mit der Reisekostenabrechnung an Frau Kröger aus.

Sind die Unternehmen zur Spesenzahlung verpflichtet?

Grundsätzlich besteht kein gesetzlicher Anspruch auf den Ausgleich des Verpflegungsmehraufwandes durch den Arbeitgeber. Die meisten Unternehmen zahlen das Tagegeld auf Dienstreisen an Ihre Mitarbeiter jedoch bereitwillig, denn diese sind sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer steuerfrei – sofern sie den vom Bundesfinanzministerium festgesetzten Rahmen nicht überschreiten.

Sollte Ihr Arbeitgeber keine Spesen zahlen, können die entstandenen Mehrkosten auf Dienstreisen im Rahmen der Werbungskosten mit der Steuererklärung geltend gemacht werden. Auch hierbei gilt: Es kann nicht der tatsächliche Aufwand, sondern lediglich der durch die Auswärtstätigkeit entstandene Mehraufwand einkommensteuermindernd abgesetzt werden.

Die Angabe in der Einkommensteuererklärung ist nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber den entstandenen Mehraufwand nicht bereits über pauschale Spesensätze abgedeckt hat. Es kann daher sein, dass das zuständige Finanzamt eine Bestätigung Ihres Arbeitgebers hierüber verlangt.

Wie erstellen Sie eine korrekte Reisekostenabrechnung?

Für eine vollständige Reisekostenabrechnung mit Berücksichtigung des Verpflegungsmehraufwand sind nicht nur die Tage der Abwesenheit und die sich daraus ergebenden Spesenpauschalen relevant, sondern auch sämtliche andere Kosten, die im Zusammenhang mit der Geschäftsreise entstanden sind. Dazu zählen beispielsweise die Anfahrt mit Bus, Bahn oder Flugzeug, eine Kilometerpauschale für die Fahrt mit dem eigenen Pkw, Übernachtungskosten und weitere Ausgaben wie Mautgebühren, Parktickets oder Taxifahrten. Für sämtliche oben genannten Kostenpunkte ist ein Beleg in Form einer Hotelrechnung, einer Bahnfahrkarte oder einer sonstigen Quittung erforderlich.

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