Verpflegungsmehraufwand und Spesen im Ausland

Die aktuellen Spesensätze 2022 und ihre steuerliche Behandlung

Während in den vergangenen zwei Jahren pandemiebedingt viele Auslandsreisen abgesagt wurden, stehen für 2022 wieder vermehrt Geschäftsreisen ins inner- und außereuropäische Ausland an. Insofern lohnt es sich, die aktuellen Bestimmungen und Sätze für Spesen im Ausland zu kennen, um eine korrekte Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Wie Sie darüber hinaus Ihr Spesenmanagement vereinfachen und digitalisieren können, erfahren Sie am Ende dieses Artikels.

Was Sie über Spesen im Ausland wissen sollten

Spesen – auch Verpflegungsmehraufwand genannt – sind eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers, um die Arbeitnehmer bei Reisen ins In- oder Ausland zu entlasten. Wie der Name Verpflegungsmehraufwand schon sagt, geht es darum, den Mehraufwand für Speisen und Getränke unterwegs auszugleichen.

Was genau versteht man unter Spesen?

Spesen sind also keine Entschädigung für die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung auf Dienstreise, sondern vielmehr eine Art Zuschuss für den entstandenen Mehraufwand auf Seiten des Arbeitnehmers.

Am einfachsten lässt sich dies an einem konkreten Beispiel nachvollziehen: Während man beim Einkauf im Supermarkt um die Ecke meist recht kostengünstig davon kommt, sind die Ausgaben für Mahlzeiten unterwegs in der Regel deutlich teurer. Ein Snack am Flughafen, ein Abendessen im Restaurant, ein Getränk in der Hotelbar – selbst, wenn Sie keine hohen Ansprüche an Ihre Verpflegung unterwegs stellen, werden Sie schon für einen gewöhnlichen Imbiss oft hohe Summen los.

Wie hoch sind die Spesensätze im Inland?

Um Geschäftsreisende für die zusätzlichen Kosten auf Dienstreise zu entschädigen, hat das Bundesministerium der Finanzen sogenannte Spesensätze festgelegt, bis zu deren Höhe Arbeitgeber ihre Angestellten steuerfrei entlasten dürfen.

Die Höhe der Spesen orientiert sich dabei an den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Zielland. Für Deutschland liegen die Spesensätze bei 14 Euro für eine Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden sowie bei 28 Euro für mehr als 24 Stunden Abwesenheit.

Man unterscheidet also zwischen einer eintägigen und einer mehrtägigen Dienstreise. Für eine eintägige Dienstreise  oder die An- und Abreisetage einer mehrtägigen Dienstreise gilt der sogenannte „kleine“ Spesensatz von 14 Euro. Für jeden vollen Tag der Abwesenheit kommen weitere 28 Euro hinzu.

Wie hoch sind die Spesensätze im Ausland?

Für eine Dienstreise ins Ausland werden je nach Reiseziel eigene Spesensätze definiert. Besonders niedrig sind die Spesensätze aktuell für Reisen in die Türkei. Eine ganztägige Abwesenheit wird hier außerhalb von Istanbul und Izmir mit nur 17 Euro entschädigt, für den An- und Abreisetag erhält man sogar nur jeweils 12 Euro.

Besonders hohe Sätze für das Tagegeld auf Dienstreisen im Ausland werden für Reisen nach Hongkong gezahlt. Die Verpflegungspauschale für eine ganztägige Abwesenheit liegt hier bei 74 Euro, der kleine Spesensatz immerhin noch bei 49 Euro. Daran sieht man, wie hoch die Diskrepanz für Spesen im Ausland zwischen den einzelnen Ländern ist. Insofern ist es in jedem Fall empfehlenswert, sich vor der Geschäftsreise über die für das jeweilige Reiseland geltenden Spesensätze zu informieren, um nicht im Nachhinein unangenehm überrascht zu werden.

Spesensätze für Dienstreisen in die USA:

Die Vereinigten Staaten von Amerika zählen zu einem der typischsten Reiseziele deutscher Geschäftsreisender. Doch Vorsicht, nicht für ganz USA gelten die gleichen Spesensätze. Für viele Bundesstaaten wurden separate Verpflegungspauschalen definiert, die sich zwar nicht grundlegend, aber doch signifikant unterscheiden. Dienstreisen nach San Francisco werden mit 34 Euro für den An- und Abreisetag sowie 51 Euro für jeden vollen Arbeitstag vor Ort entschädigt. Für Dienstreisen nach Miami liegen die Spesensätze immerhin schon bei 43 Euro (An- und Abreisetage) bzw. 64 Euro für jeden Tag vor Ort.

Spesensätze für Dienstreisen nach China:

Auch bei Dienstreisen in die Volksrepublik China hängt es stark davon ab, in welche Region die Geschäftsreise einen führt. Ein dienstlicher Aufenthalt in Shanghai wird mit 58 Euro für jeden vollen Tag der Abwesenheit und mit 39 Euro für den An- und Abreisetag entschädigt. Für eine Geschäftsreise nach Peking liegen die Spesensätze jedoch nur bei 20 Euro für An- und Abreise bzw. 30 Euro für jeden weiteren Tag der beruflichen Auswärtstätigkeit vor Ort.

Spesensätze für Dienstreisen nach Großbritannien:

Innerhalb Europas zählt das Vereinigte Königreich zu einem der beliebtesten Reiseziele deutscher Geschäftsreisender. Wer aus beruflichen Gründen nach London reist, wird mit 41 Euro (An- und Abreise) sowie 62 Euro (vor Ort) entschädigt, während für Reisen ins übrige Land der kleine Spesensatz von 30 Euro und der große Spesensatz von 45 Euro gilt.

Spesensätze für Dienstreisen nach Europa:

Innerhalb der Europäischen Union zählen zu den Spitzenreitern der Reiseziele deutscher Geschäftsreisender neben Österreich auch Frankreich und Spanien. Die vom Bundesfinanzministerium festgelegten Sätze für Spesen im Ausland für diese Reiseländer können der folgenden Tabelle entnommen werden:

Kleiner SpesensatzGroßer Spesensatz
Abwesenheit zwischen 8 und 24 Std/ pro TagAbwesenheit von mehr als 24 Std./ pro Tag
Österreich2740
FrankreichParis und Departments 92, 93, 943958
Lyon3653
Marseille3146
Straßburg3451
übriges Land2944
SpanienMadrid2740
Barcelona2334
Palma de Mallorca2435
Kanarische Inseln2740
übriges Land2334

 

Wie die Tabelle zeigt, gibt es auch innerhalb eines Landes zum Teil nicht ganz unerhebliche Unterschiede bei der Höhe des Verpflegungsmehraufwands im Zuge einer dienstliche veranlassten Auswärtstätigkeit. In Paris beispielsweise liegen die Spesensätze mit 58 Euro für eine ganztägige Abwesenheit deutlich über denen des übrigen Landes von 44 Euro.

Es lohnt sich also, sich auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums über die aktuell geltenden Spesensätze zu informieren. Grundsätzlich werden jeweils im Dezember die für das Folgejahr gültigen Spesen für Auslandsreisen definiert. Im Jahr 2022 gab es pandemiebedingt keine Anpassungen, so dass die Spesenpauschalen von 2021 auch in diesem Jahr weiterhin ihre Gültigkeit behalten.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Spesen im Ausland zu zahlen?

Es besteht grundsätzlich kein gesetzlicher Anspruch auf den Spesenausgleich für Geschäftsreisen ins In- und Ausland. Viele Arbeitgeber zahlen die Spesenpauschalen jedoch bereitwillig, da diese sowohl für die Unternehmen als auch ihre Mitarbeiter steuerfrei sind – sofern die vom Bundesfinanzministerium definierten Obergrenzen nicht überschritten werden.

Sollte der Arbeitgeber keine Spesen im Ausland zahlen, können die entstandenen Mehrkosten auf Dienstreisen im Rahmen der Werbungskosten mit der Steuererklärung geltend gemacht werden. Auch hierbei gilt: Es kann nicht der tatsächliche Aufwand, sondern lediglich der durch die Auswärtstätigkeit entstandene Mehraufwand einkommensteuermindernd abgesetzt werden.

Die Angabe in der Einkommensteuererklärung ist nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber den entstandenen Mehraufwand nicht bereits über eine Spesenzahlung abgedeckt hat. Es kann daher sein, dass das zuständige Finanzamt eine Bestätigung des Arbeitgebers über die Nicht-Zahlung von Spesen für Auslandsdienstreisen verlangt.

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